De kosten voor de receptie worden geraamd op 112,50 EUR (4,50 EUR x 25 personen):
Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).
Via bestelbon 4005024115 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005024116 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
In het kader van een inleefreis, georganiseerd door Broederlijk Delen, ontvangt de Federatie van Merksemse Parochies van 26 februari tot 8 maart 2013 een Oegandese gast, meer bepaald een partner van één van de vele projecten die Broederlijk Delen in het Zuiden steunt. Broederlijk Delen doet daarvoor jaarlijks beroep op ‘gastgemeenschappen’. Dit jaar valt de eer te beurt aan de Merksemse federatie. Om hun gast te verwelkomen en duidelijk te maken dat zijn bezoek aan ons land een belangrijk aspect is in de Noord-Zuid relaties en samenwerking wordt gevraagd om hem te ontvangen in het stadhuis op woensdag 27 februari 2013 om 14.00 uur.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Voor de aankoop van receptiewijnen werd gebruik gemaakt van bestek 2011/767, goedgekeurd door het college van 7 oktober 2011 (jaarnummer 14231)
Voor de aankoop van fruitsap werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, artikel 17 §2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR, exclusief btw.
Het college keurt goed dat een delegatie van Broederlijk Delen ontvangen wordt in het stadhuis op woensdag 27 februari 2013 om 14.00 uur.
Het college beslist de schepen voor haven, industrie en werk, en de adviseur externe relaties bij het kabinet van de burgemeester af te vaardigen.