Het college wil actief inzetten op de vereenvoudiging van de administratie door een maximale digitalisering ervan.
Eén van de acties in dit verband is het elimineren van de fysieke handtekening op de documenten zoals uittreksels en afschriften die aan de burgers worden afgeleverd.
Voor zover omwille van juridische overwegingen een document toch moet voorzien worden van een handtekening van de burgermeester of de bevoegde schepen, wil het college de fysieke handtekening vervangen door een ingescande.
Documenten met een ingescande handtekening van de burgemeester, bestemd voor instellingen of overheden in het buitenland, die aan de federale overheidsdienst buitenlandse zaken werden voorgelegd voor legalisatie van de handtekening werden door de betrokken dienst echter niet aanvaard.
De werkwijze met een ingescande handtekening van de burgemeester of de bevoegde schepen is niet alleen efficiënter, maar bovendien ook klantgerichter omdat het document onmiddellijk aan de burger kan afgeleverd worden in plaats dat hij zich na enkele dagen opnieuw moet aanbieden om het ondertekende document af te halen.
De originele handtekeningen van het voltallige college zijn gedeponeerd bij de federale overheidsdienst buitenlandse zaken volgens de opgelegde procedure.
De authenticiteit van de ingescande handtekeningen op de voor legalisatie voorgelegde documenten kan door eenvoudige visuele vergelijking met de gedeponeerde handtekeningen geverifieerd en gevalideerd worden.
Het is opportuun om aan de minister van buitenlandse zaken te verzoeken zijn standpunt in verband met het niet-aanvaarden van de ingescande handtekening te herzien.
Het college keurt de collegiale brief aan de minister van buitenlandse zaken goed.