2013_CBS_03095 - Sportevenementen 2013 - Wielrennen. Scheldeprijs 2013. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Schotense Wielerclub, Hermelijnlaan 21, 2900 Schoten, vraagt aan het college de toelating om op woensdag 3 april 2013 de wielerwedstrijd Scheldeprijs te laten starten op de Hanzestedenplaats, voor het MAS.

De Scheldeprijs vertrok de voorbije jaren steevast op de Grote Markt maar door de werken in de binnenstad was het praktisch niet mogelijk om dit voor de editie 2012 opnieuw te doen. Omdat de organisatoren de verhuis naar het Eilandje positief evalueerden op vele vlakken, willen ze ook voor de editie 2013 op dezelfde locatie van start gaan.

De Scheldeprijs is een internationale klassieker die volgens de reglementen van de Union Cycliste Internationale (UCI) en de Koninklijke Belgische Wielerbond (KBWB) betwist wordt buiten categorie. Sinds drie jaar maakt de wedstrijd deel uit van de Flanders Classics waar ook de Ronde van Vlaanderen toe behoort.

Dit betekent dat de wedstrijd een maximale buitenlandse belangstelling geniet en op de internationale wielerkalender hoog staat aangeschreven. Deze jaarlijks weerkerende wedstrijd is dit jaar aan zijn 101^ste editie toe.  

De officiële start van de wedstrijd is voorzien om 12.15 uur. Daarvoor verschijnen alle renners op het startpodium en kunnen de wielerliefhebbers in het rennerspark de verschillende wielerploegen gaan bekijken.

De organisatie vraagt de toelating om de Godefriduskaai te mogen gebruiken voor de creatie van een rennersdorp waar de verschillende autobussen en volgwagens van de wielerploegen kunnen parkeren.

De organisatie vraagt eveneens om gebruik te mogen maken van een ruimte in het MAS voor de organisatie van de briefing voor de officials.

De vzw Schotense Wielerclub verzoekt tevens om toelating om op woensdag 3 april 2013:

• de officieuze start van de 101ste klassieke wielerwedstrijd voor beroepsrenners 'Scheldeprijs' te organiseren op de Hanzestedenplaats te Antwerpen en hiervoor gebruik te maken van de site rond het MAS, de Godefriduskaai, de Hanzestedenplaats, de Sint-Laureiskaai, de Nassaustraat en de Oostendekaai;
• vervolgens doortocht van deze wielerklassieker te laten plaatsvinden op stadsgrondgebied naar Schoten, waar op de markt de officiële start wordt georganiseerd;
• een beperkte bewegwijzering te bevestigen aan verlichtingspalen langsheen het traject;
• op de startsite een podium, publiciteitsbogen– en wagen, een aantal tenten op te stellen, een geluidsinstallatie te gebruiken en verlichting aan te brengen door middel van spots;
• te mogen beschikken op de startsite over een stroomaansluiting en vlaggenmasten met vlag en nadarbarelen;
• te mogen beschikken over feesttenten en feestmaterieel;
• inzet van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling/ midden/ afdeling wegen1 voor het tijdelijk verwijderen van een aantal obstakels (voor veiligheid renners en parcours);
• politieondersteuning en begeleiding van de wielerkaravaan naar Schoten;
• het parkeervrij maken van de Rijnkaai, kant Bonapartedok voor het parkeren van een contingent autobussen;
• het parkeervrij maken van de Sint-Laureiskaai en de Nassaustraat voor de wagens van de koerscommissarissen en de andere voertuigen die in de karavaan moeten meerijden;
• bekendmaken van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen;
• een bewonersbrief voorzien voor de bewoners rond de startzone;
• een financiële ondersteuning van de vzw Antwerpen Sportstad. Deze toelage wordt opgenomen in een apart collegebesluit, specifiek voor de wielertoelagen;
• reinigen van het parcours en de organisatiesites;
• gratis voorzien van feestcontainers en planten;
• een trofee voor de winnaar aangeboden door de stad Antwerpen;
• een afvaardiging van de burgemeester voor het geven van de officieuze start aan het MAS, een afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel voor een interview op het podium aan het MAS en een afvaardiging van de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel om in Schoten na afloop van de wedstrijd een trofee te overhandigen.

Op dinsdag 19 februari 2013 vond een veiligheidsoverleg plaats waarop dit dossier besproken werd.

De Scheldeprijs is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement.
Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 12 april 2013, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

De nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.