Conform de samenwerkingsovereenkomst tussen AG VESPA en de stad van 16 december 2012 zoals geactualiseerd door de gemeenteraad van 28 maart 2011 komt de concessievergoeding toe aan AG VESPA.
In de historische loodsen van de Red Star Line rederij aan de Montevideostraat opent op 28 september 2013 het Red Star Line Museum zijn deuren.
Twee van deze loodsen huisvesten de permanente museale opstelling. Een derde loods (verder “de Loods” genoemd), met een oppervlakte van 550 m² heeft verschillende functies. Ze omvat een trappenhal, een mezzanine, een museumshop, een ticketbalie, een wachtruimte en een multifunctionele ruimte. Deze loods is start- en eindpunt van een museumbezoek, ze biedt toegang tot de Red Star Line- toren die vrij toegankelijk is.
De dienst musea en erfgoed van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd is op zoek naar een concessiehouder die achteraan in deze multifunctionele ruimte tijdens de openingsuren van het museum een tijdelijke bar inricht en uitbaat.
De exploitatie van de bar moet beantwoorden aan volgende uitgangspunten.
De bar moet bijdragen aan de uitstraling en publieke functie van het museum, passen in de transitsfeer van de Loods en tegelijk vlot inpasbaar zijn in de (multi)functionele context waarin de Loods zal beheerd worden. De bar moet net zoals het museum laagdrempelig zijn en de gastvrije uitstraling van het museum respecteren.
De Loods is in de eerste plaats de onthaal- en transitruimte van het Red Star Line museum. De concessiehouder krijgt een beperkte ruimte toegewezen in de Loods waarvan het hoofddoel niet de barexploitatie is. De concessiehouder moet zich inschrijven in dit concept, door enerzijds een originele meerwaarde te bieden aan de museumbezoeker en door zich anderzijds in te passen in het dagelijks museumbeheer.
Bij het ontwerp van het Red Star Line museum werd aan een deel van de loods bewust geen duidelijke functie toegeschreven. Het is steeds het doel geweest om deze naar behoefte in te vullen. Zo zal er in oktober 2014, een jaar na de opening van het museum, een eerste tijdelijke tentoonstelling worden opgesteld. Omdat het op dit ogenblik nog niet duidelijk is of deze tentoonstelling verzoenbaar is met een museumbar en om de aanwezigheid en aard van de bar te kunnen evalueren, kiest het bedrijf cultuur, sport en jeugd/ musea en erfgoed voor een tijdelijke concessie die eventueel kan worden verlengd.
De concessiehouder biedt een gevarieerd aanbod aan democratische prijzen.
De concessie blijft in principe beperkt tot de openingsuren van de Loods. De Loods opent een half uur vóór de opening van het museum en sluit een uur na sluitingstijd van de tentoonstelling. De Loods is van dinsdag tot en met vrijdag open van 9.30 uur tot 18 uur en tijdens weekends van 9.30 uur tot 19 uur. De concessiehouder garandeert de opening van de bar tijdens deze uren. Indien deze uren zouden wijzigen, blijft het principe gelden dat de bar open is wanneer de Loods open is.
De concessiehouder staat zelf in voor het ontwerp en de inrichting van het barmeubel en voor de aankoop van los meubilair. De dienst musea en erfgoed geeft aan deze piste de voorkeur boven de ontwikkeling en realisatie van een barmeubel in opdracht van de stad Antwerpen. Deze piste vertegenwoordigt zowel een financiële als een tijdsbesparing. Bij evaluatie van de concessie in juni 2014, kan ook het losstaande meubel worden geëvalueerd en eventueel verwijderd.
Ter kennisneming van het college liggen de biedingvoorwaarden en de concessievoorwaarden van de oproep voor de uitbating van een tijdelijke bar in het Red Starline Museum voor. De bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd/ musea en erfgoed verwacht van de concessiehouder een grote flexibiliteit op het vlak van openingsuren, inrichting en catering. Deze verwachting vindt haar neerslag in de voorwaarden die ter kennisneming voorliggen.
Artikel 9 en artikel 56 van de samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen de stad Antwerpen en AG VESPA en volmacht verleend aan AG VESPA voor het stellen van rechtshandelingen in verband met het beheer van onroerende goederen van de stad.
Het college neemt kennis van de onderstaande concessievoorwaarden en biedingsvoorwaarden voor de uitbating van een tijdelijke bar in het Red Starline museum.
CONCESSIEVOORWAARDEN
Voorwerp
Een gedeelte van de multifunctionele hal (verder “de Loods” genoemd) van het Red Star Line Museum (verder “het Museum” genoemd) met een oppervlakte van ongeveer 140 m² op het gelijkvloers van het gebouw gelegen aan de Montevideostraat 3, 2000 Antwerpen, gekend op het kadaster onder Antwerpen, 7 de afdeling, sectie G, perceel nummers 129 Y2, H3 en B3, aangeduid op een plan dat als bijlage aan de overeenkomst wordt gehecht.
Bestemming
De concessiehouder krijgt het goed in concessie voor het uitbaten van een tijdelijke bar conform het concept zoals beschreven in zijn bieding.
De uitbating van de bar gebeurt, minstens, tijdens de openingsuren van de Loods. Op weekdagen, behalve maandag is de Loods open van 9.30 uur tot 18.00 uur, in het weekend van 9.30 uur tot 19.00 uur. Indien deze openingsuren zouden wijzigen, blijft het principe gelden dat de bar open is wanneer de Loods open is.
De concessiehouder start de exploitatie van de bar op 14 september 2013 (tijdens de weekends) en dinsdag 1 oktober (van dinsdag tot en met zondag).
Deze voorwaarde is een essentiële voorwaarde zonder dewelke AG VESPA deze concessie niet zou hebben aangegaan.
AG VESPA behoudt zich het recht voor wanneer het goed gedurende een periode van een week niet wordt uitgebaat, de concessie met onmiddellijke ingang te beëindigen en een nieuwe concessiehouder aan te duiden die tot het einde van de periode van tijdelijke uitbating gebruik maakt van het barmeubel en het losstaand meubilair.
De concessiehouder kondigt de prijzen op een in het oog springende en ondubbelzinnige wijze aan.
Het is de concessiehouder niet toegelaten toegangsgeld te vragen voor de bar.
Naam - communicatie
De concessiehouder legt de naam waaronder hij de bar zal uitbaten en eventuele latere wijzigingen daaraan ter goedkeuring voor aan het museum.
Alle bargerelateerde communicatie vermeldt het Red Star Line museumlogo en is in principe onderworpen aan de huisstijl van de stad Antwerpen. De concessiehouder legt deze communicatie ter goedkeuring voor aan het museum.
Verhuur aan derden - catering
Het museum behoudt zich het recht voor om buiten de openingsuren de volledige Loods al dan niet commercieel te verhuren aan derde partijen.
De catering bij al dan niet commerciële verhuur van de Loods aan derde partijen maakt geen deel uit van deze concessie
De concessiehouder kan steeds worden gevraagd voor de catering van evenementen georganiseerd door het museum of derden.
In het verhuurreglement wordt gestipuleerd dat externe cateraars in principe pas na sluiting de ruimte mogen betreden, dit is na 18.00 uur op weekdagen en na 19.00 uur tijdens het weekend. Het museum kan tot het einde van de eerste toewijzingsperiode gemiddeld 1 maandelijkse afwijking op deze regel maken waarbij een externe partij vanaf 16.00 uur de ruimte mag inrichten.
Op dagen dat de ruimte door derden of het museum wordt gebruikt moet het losstaand meubilair op korte termijn worden gestockeerd en het vaste meubilair moet worden afgesloten, tenzij het door derden gebruikt kan worden.
Het museum kan tot op het einde van de eerste periode van de overeenkomst 10 maal ook tijdens de openingsuren de Loods gebruiken voor evenementen. In dat geval kan de concessiehouder worden gevraagd om wel de bar te openen maar het losstaand meubilair niet op te stellen.
De modaliteiten worden vastgelegd in een huishoudelijk reglement dat door beide partijen wordt ondertekend.
Termijn
De concessie voor de tijdelijke uitbating loopt van 14 september 2013 tot en met 1 juli 2014.
De stipte aanvang van de concessie is een essentiële voorwaarde zonder dewelke AG VESPA deze concessie niet zou hebben aangegaan.
De concessie kan na gunstige evaluatie worden verlengd voor een termijn van drie jaar onder voorwaarden die dan worden vastgesteld en voor zover de barfunctie verenigbaar is met de grote tijdelijke tentoonstelling die het museum dan plant.
De concessiehouder en het museum evalueren de concessie tijdens de maand mei 2014 op basis van de volgende criteria:
Energieverbruik en technisch onderhoud
De concessiehouder betaalt voor het energieverbruik en voor het technisch onderhoud een forfaitair bedrag per vierkante meter concessieoppervlakte zoals vastgesteld in de beslissing van het managementteam van 23 maart 2011.
Volgende kosten en lasten zijn niet in dit bedrag begrepen:
Inrichtingswerken
De concessiehouder staat in voor de volledige inrichting van de exploitatieruimte, met name voor het ontwerp en voor de realisatie van een barmeubel en voor de aankoop van het los meubilair. De concessiehouder moet daarbij rekening houden met volgende uitgangspunten:
De concessiehouder legt de definitieve inrichtingstekeningen ter goedkeuring voor aan AG VESPA.
De concessiehouder start de opbouw van de inrichting vanaf 1 augustus 2013 en voltooit deze inrichting uiterlijk op 31 augustus 2013.
Het gebouw is een beschermd monument. Alle ingrepen aan de vloer en de wanden moeten omkeerbaar zijn. De vloer en de wanden moeten bij het einde van de concessie in hun oorspronkelijke staat worden hersteld.
Bijzondere voorwaarden
AG VESPA zal enkel toelating geven voor overdracht van de overeenkomst of voor onderverhuring wanneer de concessiehouder aantoont dat de overnemer of onderconcessiehouder voldoende garanties biedt voor een kwaliteitsvolle realisatie van de bestemming zoals omschreven in de overeenkomst.
De concessiehouder zal AG VESPA op de hoogte brengen bij substantiële wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur van de concessiehouder met invloed op de controle over het bedrijf.
Gebruikelijke voorwaarden
Voor het overige gelden gebruikelijke voorwaarden: opmaak plaatsbeschrijvende staat, indexatie vergoeding, belastingen en taksen ten laste van de concessiehouder, de concessiehouder stelt een waarborg gelijk aan drie maanden vergoeding
BIEDINGSVOORWAARDEN
De ingediende voorstellen worden beoordeeld op basis van het voorgestelde concept, de relevante ervaring en het financieel voorstel.
De jury wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd/musea en erfgoed/red starline en AG VESPA
De beoordeling van de biedingen gebeurt op basis van volgende criteria.
1 Financieel voorstel (15%)
De kandidaten doen een voorstel voor maandelijkse vergoeding die zij AG VESPA aanbieden. De minimumvergoeding bedraagt 1000 euro/maand, exclusief btw. Het voorstel mag voorzien in een progressieve opbouw van de vergoeding; de gemiddelde maandelijkse vergoeding moet steeds minimum 1000 euro per maand, exclusief btw bedragen.
De kandidaat geeft eveneens aan hoe hij de geplande investeringen zal financieren.
2 Relevante ervaring (15%)
De kandidaten tonen door middel van een portfolio aan in welke mate zij de juiste studie- en beroepskwalificaties hebben en/of bewezen relevante ervaring voor de exploitatie en de inrichting/realisatie van de pop-up bar.
3 Conceptvoorstel (70%)
De kandidaat bezorgt een voorstel met minstens volgende onderdelen
3.1 Een voorstel van inrichting
Het voorstel moet toelaten zowel het inhoudelijk en creatief concept als de invulling van de ruimte in te schatten. Dit inrichtingsvoorstel omvat ook een voorstel van opslag en afvalbeheer waarbij de zichtlijn van de bezoeker/consument niet wordt ‘vervuild’.
Bij het uitwerken van het voorstel houdt de kandidaat rekening met de uitgangspunten van de exploitatie en de technische beschrijving die als bijlage aan de informatiebundel wordt gehecht.
Het voorstel bevat minstens de volgende onderdelen:
3.2 Een operationeel exploitatievoorstel
Het voorstel bevat minstens de volgende onderdelen:
De toewijzing gebeurt op basis van de totaliteit van de criteria en elke kandidaat moet op elk van voorgaande criteria minstens de helft van de punten behalen.
De concessie wordt toegewezen aan de kandidaat die in het totaal het hoogste aantal punten behaalt.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| AG VESPA | De oproep organiseren en het resultaat ervan voorleggen aan het college. |