De kosten voor de receptie worden geraamd op 585,00 EUR (4,50 EUR x 130 personen):
Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).
Via bestelbon 4005024115 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005024116 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
De kosten van het drukwerk zijn vervat in de dagelijkse werking van het grafisch centrum.
De kosten voor het optreden van de Antwerpse stadstrommelaars worden geraamd op 446,00 EUR. Deze worden uitbetaald door de vzw Promotie stad Antwerpen.
Voor de organisatie en de uitbetaling van de deelnemende schuttersgilden werd een toelage van 5.800,00 EUR voor vzw Den Crans voorzien in de begroting op de budgetplaats 5182500000.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De Antwerpse Gildenfeesten kaderen in de aloude traditie van de Antwerpse Kermisweek. Al de voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd. De schietstanden worden gecentraliseerd tussen de historische gevels op de Grote Markt, met het stadhuis als achtergrond. Dit geeft het evenement de nodige uitstraling en zo heeft het publiek een duidelijk overzicht van de wedstrijden.
Vanaf 14.00 uur starten de schietwedstrijden op de Grote Markt tussen de verschillende schuttersgilden, allemaal in traditionele klederdracht. Voor de wedstrijden vindt er een kerkdienst plaats in de Sint-Andrieskerk. De verschillende deelnemers gaan daarna in een kleine optocht naar de Grote Markt.
De organisatoren vragen het stadsbestuur om:
‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ staat zelf in voor de uitbetaling van de deelnemende groepen en voor de verschillende kosten die gemaakt worden in functie van de organisatie en die betaald dienen te worden aan externe, niet-stadsgerelateerde organisaties.
‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ bezorgt voor de uitbetaling een gedetailleerde factuur en de bewijsstukken voor de gemaakte uitgaven aan de stad Antwerpen ten laatste op 25 december 2013. De afrekening met betrekking tot de editie in 2012 werd door de stad ontvangen.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. Alle voorgaande edities werden steeds gunstig geëvalueerd.
De ontvangst kadert in de strategische doelstelling SDMC02: “door zich te profileren als een sterk merk streeft de stad naar een maximale positieve beeldvorming over Antwerpen als de meest aantrekkelijke leefomgeving voor wie er woont, werkt of op bezoek komt”, en meer bepaald de daaronder nagestreefde doelstelling ND08 ‘evaluatie, verbetering en verdere uitbouw van het relatiemanagement van de stad’. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 19 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het stedelijk reglement op de toelagen vastlegt.
Voor de aankoop van receptiewijnen werd gebruik gemaakt van bestek 2011/767, goedgekeurd door het
college van 7 oktober 2011 (jaarnummer 14231).
Voor de aankoop van fruitsap werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, artikel 17 §2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR, exclusief btw.
op basis van de orderbevestiging B205685 WN Gildenfeesten verzonden op 20/12/2012.
Er mogen geen verankeringen in de verharding aangebracht worden. Tevens dienen putranden, straatkolken en afsluitkranen van de nutsmaatschappijen op elk moment bereikbaar te zijn. Een afzonderlijke plaatsbeschrijving dient gemaakt te worden van het in te nemen openbaar domein. Hiervoor dient u een beëdigd landmeter aan te stellen of contact op te nemen met onze diensten.
De zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven. De ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden en vermijd installaties (kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13. Geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11.Gelieve rekening te houden bij het plaatsen van standen, podia of tenten op de Grote Markt met de zichtbaarheid van het infokantoor vanop de Grote Markt.
De organisator vertegenwoordigd door Mevr.Viviane Goossens dient voldoende maatregelen te nemen om verdwaalde pijlen op te vangen.
Het college keurt de effectieve organisatie van de Antwerpse Gildenfeesten, zoals hierboven beschreven, op 28 juli 2013 op de Grote Markt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt de prijsuitreiking van de Gildenfeesten in het stadhuis op zondag 28 juli 2013 om 18.00 uur goed en beslist de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel af te vaardigen.
Het college keurt de uitbetaling van een toelage van 5.800,00 EUR goed aan de vzw ' Den Crans van Aloude Schuttergilden' voor de organisatie van de Antwerpse Schuttersfeesten en de vergoeding van de deelnemende schuttersgilden aan dit tornooi.
Het college keurt de medewerking van de Antwerpse stadstrommelaars aan de Antwerpse Gildenfeesten goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF |
voor het leveren en plaatsen van de materialen volgens bestelbon B205685 WN Gildenfeesten verzonden op 20/12/2012; |
| SB/GV |
het ter beschikking stellen van twee tractoren met chauffeur om de reus en de reuzin te vervoeren van en naar de Grote Markt. |
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
uitbetaling toelage vzw 'Den Crans van Aloude Schuttersgilden van Antwerpen', |
5.800,00 EUR | budgetplaats:5182500000 budgetpositie:649 functiegebied:SDMC020501A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma:510260119 budgetperiode:1300 |
4505021490 |