Op 12 april 2013 diende de vzw Ev Negdel, Lombardenstraat 30 te 2000 Antwerpen, een aanvraag in om het Naadam festival te organiseren in Park Spoor Noord op 6 juli 2013.
Het doel van de vzw Ev Negdel is de promotie van de Mongoolse cultuur in België. De vereniging doet inspanningen om de samenwerking tussen België en Mongolië te bevorderen op cultureel, artistiek en educatief vlak en om de integratie van hun leden en sympathisanten in de Belgische gemeenschap te bevorderen. Het Nadaam festival wordt ieder jaar op de nationale feestdag van Mongolië georganiseerd. Het is de derde keer dat dit evenement op deze locatie plaatsvindt. Op het programma staan allerlei traditionele Mongoolse activiteiten zoals worstelen en boogschieten en er worden Mongoolse specialiteiten zoals paardenmelkbier, gezouten thee, Buuz en andere gerechten aangeboden.
Het programma is als volgt:
12.00 uur: openingsceremonie;
14.00 uur: modeshow met traditionele Mongoolse klederdracht;
15.00 uur: dansoptreden;
15.30 uur: live muziek;
17.00 uur: traditionele worstelwedstrijd;
19.00 uur: prijsuitreiking en slot.
De organisator vraagt logistieke ondersteuning en het voorzien van elektriciteit op zaterdag 6 juli 2013. Dit is een uitzondering op het gebruiksreglement inzake feestmateriaal, waar het college zijn goedkeuring moet voor geven.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,2 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Gunstig mits standaardvoorwaarden
Gunstig mits standaardvoorwaarden
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement ( van opbouw tot het definitief verlaten van het park). De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park. De inrichter ziet hier ook op toe en treft hier de nodige maatregels voor.
Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht. De stad beveelt de organisator aan om bij langdurige periode van regen, rijplaten te gebruiken op de grasvelden om spoorvorming (schade) te voorkomen. Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het college keurt de effectieve organisatie van het Naadam festival, zoals hierboven beschreven, op 6 juli 2013 in Park Spoor Noord goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt goed dat een uitzondering wordt gemaakt op het gebruiksreglement van 26 april 2010 (jaarnummer 504) inzake het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | logistieke ondersteuning bieden volgens orderbevestiging B303115 |