2013_CBS_05640 - Fondsen. Stedenfonds - Administratieve controle Vlaamse overheid financiële verrichtingen in kader van beleidsovereenkomst 2011 - Kennisneming

Na controle van het bestedingsjaar 2011 wordt er in totaal een bedrag van 44.184,10 euro teruggevorderd door de Vlaamse overheid, agentschap binnenlands bestuur.

De stad dient dit bedrag terug te storten aan de Vlaamse overheid, BZ binnenlands bestuur, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel, op rekeningsnummer BE79 3751 1109 9233 met vermelding 021/1300/54917. De terugbetaling wordt geboekt als een negatieve ontvangst (op budgetpositie 7406).

De betrokken uitbetalingsorganisaties moeten de respectievelijke bedragen terugstorten aan de stad, met uitzondering van het bedrag van 7.500,00 euro waarvoor een toestemming werd gegeven aan Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen vzw (onderdeel van het teruggevorderde bedrag van 17.143,24 euro).
De uitbetalingsorganisaties zullen op hun beurt de bedragen terug ontvangen van de projectuitvoerders. AG VESPA zal de betrokken projectuitvoerders contacteren met de vraag tot terugbetaling. Het gaat om volgende bedragen en organisaties, voor een totaal van 36.684,10 euro:

De terugstortingen door de uitbetalingsorganisaties aan de stad gebeuren op dezelfde budgetadressen als de terugbetaling aan de Vlaamse overheid.

Op 12 oktober 2007 (jaarnummer 13211) keurde het college de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.

Op 12 november 2007 (jaarnummer 2294) keurde de gemeenteraad de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.

Het stadsbestuur ontving op 5 maart 2013 een brief van de Vlaamse overheid, agentschap voor binnenlands bestuur, met de bevindingen voor het jaar 2011 naar aanleiding van de jaarlijkse administratieve controle door de Vlaamse overheid van de financiële verrichtingen in het kader van de beleidsovereenkomst stedenfonds.

Op 29 maart 2013 heeft AG VESPA in een antwoord aan het agentschap voor binnenlands bestuur een aantal verduidelijkingen bezorgd en vragen bij de opmerkingen geformuleerd.

Op 10 april 2013 heeft het agentschap binnenlands bestuur een brief aan het stadsbestuur bezorgd, op basis waarvan de definitieve conclusies en terugvorderingen voor 2011 kunnen vastgesteld worden.

Op 7 januari 2013 heeft de Vlaamse overheid, agentschap binnenlands bestuur, bij AG VESPA de jaarlijkse administratieve controle uitgevoerd van de financiële verrichtingen in het kader van de beleidsovereenkomst stedenfonds 2011. De dossiers van een aantal geselecteerde projecten werden ter plaatse bij AG VESPA gecontroleerd. Op 14 januari 2013 werd een plaatsbezoek uitgebracht bij het OCMW. Verder werden diverse projectuitvoerders ter plaatse gecontroleerd op verschillende data in januari en februari 2013. Via e-mail werden bijkomende inlichtingen verschaft naar aanleiding van de controles. De conclusies van deze administratieve controles werden opgenomen in het verslag ‘Stedenbeleid verslag financiële controle’ van 4 maart 2013, dat aan het stadsbestuur werd overgemaakt.

Conclusies met betrekking tot het OCMW-deel

Voor het OCMW beperken de opmerkingen zich tot de bestedingsoverzichten die bezorgd werden. De gegevens die aanvankelijk door het OCMW bezorgd werden, bleken bij de controle niet te kloppen en dienden aangepast te worden. Uit de controle van de afrekeningen van het Zorgbedrijf, blijkt dat er nog een aanzienlijk bedrag (ongeveer 40.000.000,00 euro) dient verantwoord te worden door het Zorgbedrijf aan investeringsuitgaven. Voor het overige werden er geen opmerkingen gemaakt.

Conclusies met betrekking tot het stedelijk aandeel

De Vlaamse administratie schrapt in haar brief van 5 maart 2013 een aantal kosten binnen het stedelijk aandeel 2011, voor een totaalbedrag van 44.184,10 euro.

Bij een aantal projectuitvoerders worden opmerkingen gemaakt over het inbrengen van kosten voor opleidingen en studiedagen. Deze zouden volgens het controleverslag betrekking hebben op de interne organisatie en worden volledig of gedeeltelijk geschrapt. Bij volgende projectuitvoerders geeft dit aanleiding tot het verwerpen van ingediende kosten:

• CISO vzw (WON.070 coördinatie huisvesting): -2.319,33 euro (80%) - studiedag;
• Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw (SAM.092 actief burgerschap): -2.726,75 euro (80%) - personeelstweedaagse;
• Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw (SAM.092 actief burgerschap): -322,38 euro (50%) - vorming;
• Baobab vzw (LER.030 swat): -1.017,50 euro (50%) - vorming;
• APGA vzw (SAM.039 regie armoede- open huis): -886,87 euro (100%) - vorming;
• Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen vzw (WER.057 opleidingsinfrastructuur en technotrailer): -1.087,69 euro (100%) - buitenlands seminarie.

Hoewel minimaal een aantal van deze kosten wel aanvaard kunnen worden volgens AG VESPA, blijkt uit deze en eerdere controles dat de Vlaamse administratie steeds strenger wordt in haar beoordeling van de gemaakte kosten, ondanks het ontbreken van concrete richtlijnen. AG VESPA zal dan ook haar eigen financiële richtlijnen en controle aanpassen (verstrengen) zodat dergelijke schrappingen door de Vlaamse administratie vanaf de afrekening voor 2013 vermeden worden.  

In de financiële richtlijnen van AG VESPA is opgenomen dat reis- en representatiekosten van de projectmedewerkers als algemene regel gedragen worden vanuit de eigen middelen. Enkel in zoverre representatie- en reisonkosten duidelijk gerelateerd kunnen worden aan het bereiken van de doelstellingen van het project, kunnen deze wel ingebracht worden, mits motivatie. In dit verband werden door de Vlaamse administratie volgende kosten geschrapt:

• De Schoolbrug vzw (LER.021 schoolopbouwwerk): -366,30 euro (100%) - personeelsetentje;
• Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen vzw (WER.057 technotrailer): -500,00 euro (100%) - facultatieve extra's voor personeel.

Een derde categorie van negatieve correcties door de Vlaamse administratie heeft te maken met het al dan niet afschrijven van investeringen:

• Baobab vzw (LER.030 swat): -7.438,22 euro (67%) - geen afschrijving bij aankoop van meerdere laptops;
• Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen vzw (WER.057 kenniscentrum industrie): -17.143,24 euro (75%) - kantoorinrichting zonder afschrijving;
• Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen vzw (WER.057 opleidingsinfrastructuur): -2.922,22 euro (67%) - aankoop ICT-materiaal zonder afschrijving;
• Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen vzw (WER.057 kenniscentrum): -7.453,60 euro (70%) - ontwikkeling website en huisstijl zonder afschrijving en geen aantoonbare concurrentie voor een deel van de kosten.

Bij een aantal projecten worden investeringen in kantoormateriaal (ICT-materiaal) die volledig, zonder afschrijving, werden ingebracht, gedeeltelijk verworpen. De richtlijnen die AG VESPA momenteel hanteert, bepalen dat investeringen moeten afgeschreven worden vanaf 1.500,00 euro (inclusief btw), per investeringsgoed. Meerdere pc’s op één factuur kunnen op die manier toch in zijn geheel aanvaard worden, indien ze afzonderlijk gebruikt worden en de individuele kostprijs lager is dan 1.500,00 euro. Gelet op het afwijkende standpunt van de Vlaamse controleadministratie, zullen de richtlijnen aangepast worden. 

De correctie van -17.143,24 euro bij Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen vzw (RTC vzw) heeft betrekkening op opstart- en ontwikkelingskosten voor de creatie van een nieuw kenniscentrum. In overleg met de stedelijk regisseur werk binnen de stad (WNE vzw) werd door AG VESPA voorafgaandelijk toestemming verleend om de opstartkosten en andere ontwikkelingskosten in te brengen in 2012 zonder afschrijvingen voor een bedrag van 10.000,00 euro. De gemaakte kosten waren noodzakelijk voor de uitvoering van het project binnen de afgesproken doelstellingen. De Vlaamse controleadministratie werd hiervan bij de controle op de hoogte gesteld. In het verleden werden gelijkaardige uitzonderingen toegestaan, maar nu aanvaardt de Vlaamse controleadministratie deze gemotiveerde uitzondering niet. Uiteindelijk werd er door RTC vzw een hoger bedrag ingediend dan de 10.000,00 euro die werd toegestaan: 22.857,65 euro, waarvan in 2012 slechts 25% aanvaard werd. 7.500,00 euro van de correctie van 17.143,24 euro is dus toegestaan en kan niet bij RTC vzw teruggevorderd worden (de overige 9.643,24 euro zal wel teruggevorderd worden).

De Vlaamse correcties worden toegepast op het toegekende subsidiebedrag en niet op het totale verantwoorde bedrag aan kosten (dat vaak hoger ligt). Dit is voor de projectuitvoerders een ongunstige berekening aangezien er op zich in een aantal van bovenstaande gevallen wel voldoende kosten bewezen worden, maar hiermee geen rekening gehouden wordt door de Vlaamse administratie.

AG VESPA zal de financiële richtlijnen aanpassen en de projectuitvoerders binnen het stedenfonds hiervan op de hoogte brengen zodat hier door hen rekening mee kan gehouden worden bij het afrekenen en verantwoorden van kosten.

De stad Antwerpen zal het bedrag van 44.184,10 euro terugstorten aan de Vlaamse overheid. 36.684,10 euro daarvan zal teruggevorderd worden van de respectievelijke projectuitvoerders.