2013_CBS_05650 - Sportevenementen 2013 - Antwerp Triatlon. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet in de gevraagde toelage in verhouding met het aantal deelnemers.

Op zondag 23 juni 2013 organiseert evenementenbureau Golazo samen met triatlonclub Atriac de tweede editie van de Antwerp Triatlon. Het betreft een samensmelting van de eerder gekende IronMan Triatlon en de Antwerp Triatlon die vorig jaar voor de eerste keer plaatsvond. Deelnemers kunnen kiezen voor een kwart of een achtste triatlon. Voor een kwart triatlon zullen de deelnemers 1km zwemmen, 40km fietsen en 10km lopen. De deelnemers die kiezen voor de achtste triatlon doen de helft van bovenvermelde afstanden.

De Antwerp Triatlon is één van de grotere sportevenementen van de bovenlokale evenementenkalender van 2013. De organisatie verwacht in totaal 1.500 deelnemers.

De wedstrijd start om 10.00 uur met de zwemproef in het Galgenweel. Na het zwemmen rijden de deelnemers met de fiets door de Waaslandtunnel om vervolgens op rechteroever aan te komen en vandaar naar het havengebied te rijden. Daar wordt afhankelijk van de afstand een lus gemaakt om dan terug naar de binnenstad te rijden. De fietswissel vindt plaats op de busparking aan het Zuiderterras en de deelnemers lopen dan tenslotte door de Antwerpse binnenstad om uiteindelijk op de Grote Markt te arriveren.

In samenwerking met de vzw Antwerpen Sportstad, de politie, De Lijn, de haven en brandweer werd een parcours uitgewerkt dat sterk gelijkt op dit van de IronMan Triatlon met een beperktere impact aangezien de Antwerp Triatlon kortere afstanden betreft.
De Antwerp Triatlon kwam ook aan bod op het tweewekelijks AGEV-veiligheidsoverleg van dinsdag 28 mei 2013.

Voor dit evenement vraagt Golazo het volgende aan de stad Antwerpen:

• gebruik van de Beatrijslaan (tussen start Galgenweel en Galgenweellaan) van donderdag 20 juni 2013 8.00 uur tot en met zondag 23 juni 2013 24.00 uur;
• gebruik van de busparking en de Grote Markt van vrijdag 21 juni 2013 8.00 uur tot en met zondag 23 juni 2013 24.00 uur;
• gebruik van de verschillende zalen van het stadhuis voor de vip-ontvangst en persruimte;
• inzet van de lokale politie voor afsluiten van straten, begeleiding van deelnemers, bemanning van kruispunten, maken van de nodige mobiliteitsafspraken, briefen van de seingevers;
• afsluiting van de Waaslandtunnel op zondag 23 juni 2013 tussen 10.00 uur en 14.00 uur (inclusief afzuiging). Hulp- en veiligheidsdiensten krijgen doorgang onder politiebegeleiding;
• de afsluiting Beatrijslaan is afgesproken met gemeente Zwijndrecht;
• inzet van de lokale politie voor afsluiten van straten, begeleiding van deelnemers, bemanning van kruispunten, maken van de nodige mobiliteitsafspraken, briefen van de seingevers;
• de toelating voor het plaatsen van wegwijzers en geen toelating te geven voor het uitbreiden van de terrassen rond het parcours;
• gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van patrimoniumonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening, de op- en afbouw van de technische aansluitingen op de verschillende sites en het ter beschikking stellen van een technieker op de Grote Markt op zondag 23 juni 2013 van 8.30 uur tot 19.30 uur;
• reinigen van het parcours, de verschillende organisatiesites en de bevoorradingsposten voor aanvang van het evenement en na afloop. Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• gratis gebruik van kleedkamers en douches van sporthal Kiel op zondag 23 juni 2013 van 12.00 uur tot 18.00 uur;
• toelating voor het plaatsen van een podium, tribune, aankomstportiek en tapijt voor de lopers op de Grote Markt van vrijdag 21 juni 2013 8.00 uur tot en met maandag 24 juni 2013 18.00 uur;
• toelating voor het plaatsen van een aantal shuttlebussen op de Groenplaats op zondag 23 juni 2013 tussen 10.00 uur en 23.00 uur;
• politieke afvaardiging voor het vip-arrangement in het stadhuis en de huldigingsceremonie;
• inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• toelage van 15,00 EUR per deelnemer met een minimum van 22.500,00 EUR en een maximum van 30.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• bewonersinformatie voor de bewoners langs het fiets- en loopparcours.

Er werd een afzonderlijk communicatieplan opgesteld inzake mobiliteit waarbij gestreefd wordt naar zo weinig mogelijk hinder voor hulpdiensten, openbaar vervoer en bewoners.

Advies Brandweer kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies van de brandweer er is wordt het overgemaakt aan de organisator.

De Antwerp Triatlon is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 18 juni, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.