2013_CBS_05727 - Buurtsecretariaten - Wijziging procedure aanvraag nieuw en hernieuwing lidmaatschap - Goedkeuring

De stad stelt acht buurtsecretariaten ter beschikking aan Antwerpse verenigingen en bewonersgroepen die zich inzetten voor de samenleving. Meer dan 200 verenigingen en bewonersgroepen maken gebruik van dit aanbod, dat ondermeer bestaat uit werkplekken met pc's, kopieerfaciliteiten en klein bureaumateriaal. Zij kunnen tijdens vaste permanentiemomenten langskomen of lidmaatschap aanvragen en met een toegangsbadge of sleutel zelfstandig gebruik maken van een buurtsecretariaat.

Op 14 november 2005 (jaarnummer 2721), bij de start van het eerste buurtsecretariaat, besliste de gemeenteraad om het lidmaatschap van verenigingen en bewonersgroepen tot de buurtsecretariaten jaarlijks te bekrachtigen met een contract per vereniging. In dit contract staan de wederzijdse verplichtingen van de gebruiker en de stad vermeld. Elk jaar wordt per vereniging een papieren contract voorzien, in twee exemplaren, die ondertekend worden door burgemeester, secretaris en de aanvrager. Momenteel gaat het over ruim 200 contracten in tweevoud.

Op 28 maart 2011 (jaarnummer 364) keurde de gemeenteraad een huishoudelijk reglement goed met daarin de wederzijdse verplichtingen van de gebruikers van de buurtsecretariaten en de stad Antwerpen in detail beschreven.

De dienst bestuurszaken /juridische dienst adviseerde in 2012, in het kader van de digitalisering van de briefwisseling en de werking van de stad, de procedure van lidmaatschap te vereenvoudigen. Het huishoudelijk reglement maakt immers een (papieren te ondertekenen) contract overbodig. Ook om de administratie te vereenvoudigen is een nieuwe procedure opportuun.

Oude procedure:

1. de nieuwe verenigingen en bewonersgroepen dienen een aanvraag voor nieuw lidmaatschap in met het aanvraagdocument. Zij tekenen het huishoudelijk reglement en verklaren het te zullen naleven. De jury geeft advies over de aanvragen. Bij positief advies wordt voorlopig gebruik toegestaan totdat stap 2 is uitgevoerd.
   De oude leden worden jaarlijks per mail bevraagd of ze het lidmaatschap willen vernieuwen. De jury geeft advies over de vernieuwing van de lidmaatschap;
2. jaarlijks worden de aanvragen nieuw en vernieuwd lidmaatschap opgelijst en samen met het advies van de jury voorgesteld aan het college. Het college neemt de beslissing tot goedkeuring of weigering van de aanvragen;
3. bij goedkeuring wordt per vereniging of bewonersgroep een contract in tweevoud opgemaakt en ondertekend door burgemeester, stadssecretaris en de gebruiker. Elke partij ontvangt een exemplaar.
   Bij weigering kan de gebruiker in beroep gaan en zijn argumentatie via de verantwoordelijke van de buurtsecretariaten overmaken aan het college.

Nieuwe procedure:

1. de nieuwe verenigingen en bewonersgroepen dienen een aanvraag voor nieuw lidmaatschap in via de nieuwe stedelijke digitale verenigingendatabank. Daarin is een verplicht veld voorzien waarin zij verklaren het huishoudelijk reglement te hebben gelezen en te zullen naleven. De jury geeft advies over de aanvragen. Bij positief advies wordt voorlopig gebruik toegestaan totdat stap 2 is uitgevoerd.
   De oude leden vragen jaarlijks de vernieuwing van het lidmaatschap aan eveneens via de nieuwe stedelijke digitale verenigingendatabank. De jury geeft advies over de aanvragen;
2. jaarlijks worden de aanvragen nieuw en vernieuwd lidmaatschap opgelijst en samen met het advies van de jury voorgesteld aan het college. Het college neemt de beslissing tot goedkeuring of weigering van de aanvragen;
3. de aanvrager ontvangt een e-mail met de beslissing van het college omtrent zijn aanvraag. De aanvrager bevestigt voor ontvangst. Bij weigering kan de gebruiker in beroep gaan en zijn argumentatie via de verantwoordelijke van de buurtsecretariaten overmaken aan het college.

Het voordeel van de nieuwe procedure is:

• het wegvallen van het papieren contract;
• het gebruik van een digitale databank voor het beheer van de gegevens van de verenigingen en bewonersgroepen, waarbij zij zelf ook een beperkte toegang krijgen om gegevens aan te passen, aanvragen in te dienen enz.