Op 14 december 2012 diende de bvba Antwerpen Proeft, Van Schoonbekestraat te 2000 Antwerpen, een aanvraag in voor de organisatie van Antwerpen Proeft van 9 tot en met 12 mei 2013 op het terrein aan de Waagnatie, Rijnkaai te Antwerpen.
Antwerpen Proeft is een culinair festival dat dit jaar voor de 7de maal wordt georganiseerd. Sinds 2007 werd Antwerpen Proeft georganiseerd in samenwerking met het Bollekesfeest. Vanaf dit jaar zullen Antwerpen Proeft en het Bollekesfeest andere wegen uitgaan. De gevoeligheid van de datum (15 augustus is als Antwerpse moederdag traditioneel een hoogdag voor de Antwerpse restaurantsector) bij de deelnemende restaurants en de conceptuele evolutie uit het steeds groter worden van het evenement hebben ertoe geleid dat Antwerpen Proeft er dit jaar voor heeft gekozen om uit te wijken naar een andere datum en locatie.
Dit jaar zijn ruim 30 toprestaurants vertegenwoordigd, samen goed voor 6 Michelinsterren. Naast restaurants sieren de beste cateraars, een cocktailbar, een wijnbar en een chocoladespecialist het evenement.
Het evenement is dagelijks open tussen 14.00 uur en 24.00 uur, op zondag sluit het evenement om 22.00 uur.
Gezien het apart organiseren van het evenement een aanzienlijke meerkost met zich meebrengt voor de organisator, wordt er dit jaar ook een laagdrempelige toegangsprijs van 5,00 euro gevraagd.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Antwerpen Proeft wordt dit jaar voor de eerste keer losgekoppeld van het Bollekesfeest georganiseerd, wat een meerwaarde biedt voor de stad Antwerpen. Daarom wordt er voor deze overgangseditie gekozen voor vrijstelling van retributie en logistieke ondersteuning van het evenement met doorfacturering van de kosten. Omwille van de aanzienlijke return die Antwerpen Proeft hiervoor aanbiedt, adviseert het college aan AG Vespa om de gevraagde retributie niet aan te rekenen.
De stad Antwerpen krijgt in ruil voor de ondersteuning een uitgebreide return.
De organisator schat de waarde van deze return op 69.306,55 euro:
Mediapartners zijn:
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7, 5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Gunstig mits standaardvoorwaarden.
1. VERGOEDING
De vergoeding voor het gebruik van het terrein bedraagt 15.090,00 euro (excl. BTW). De betaling van de vergoeding dient te gebeuren binnen de 30 dagen na verzending van de factuur. De facturen kunnen giraal betaald worden op de bankrekening van AG VESPA nr. 091-0127069-28.
2. WAARBORG
De gebruiker stelt een waarborg van 2.100,00 euro. Deze waarborg dient ten laatste 14 kalenderdagen voor het evenement gestort te worden, volgens de bepalingen vermeld in de toelatingsbrief. Wanneer de organisator, ook na een aanmaning van AG VESPA, nalaat om de waarborg tijdig te storten, wordt de burgemeester of het college voorgesteld om maatregelen te nemen, eventueel zelfs de toestemming in te trekken of het evenement te verbieden. Indien het openbaar domein niet wordt achtergelaten in de oorspronkelijke toestand, zullen de kosten voor het herstellen integraal doorgerekend worden aan de aanvrager of verrekend worden met de waarborg.
3. OPKUIS
De gebruiker staat zelf in voor de dagelijkse reiniging van het evenemententerrein en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na het evenement. Na afloop van het evenement zal het stadsbedrijf stads-en buurtonderhoud het terrein controleren op de staat van properheid. Bij het niet naleven van deze voorwaarde, worden de kosten voor de opkuis aan de gebruiker aangerekend.
4. INRICHTING TERREIN
De gebruiker staat uitsluitend op eigen risico en kosten, in voor de uitvoering van de werken voor zijn activiteiten: het instellen van het signalisatiebord aan de ingang van het terrein, het vrijmaken van het terrein, beveiliging, bewaking, afsluiting, constructies, …. Hij moet toelating krijgen van de verkeerspolitie en van de scheepvaartpolitie om de kade of de openbare weg af te sluiten.
AG VESPA noch de stad Antwerpen dragen enige verantwoordelijkheid inzake inrichting en vrijmaking van deze terreinen. Zo zijn noch AG VESPA, noch de stad Antwerpen verplicht om eventueel fout geparkeerde wagens weg te takelen, noch voorafgaand aan het gebruik, noch tijdens of bij de beëindiging van het gebruik. Dit behoort tot de uitsluitende verantwoordelijkheid van de gebruiker en gebeurt op zijn kosten.
5. BEREIKBAARHEID ANDERE BEDRIJVEN/WATERKERINGSMUUR
De bereikbaarheid van en de toegang tot de andere bedrijven mag niet worden gehinderd; zo moet de toegang tot de Waagnatie steeds verzekerd blijven. Andere manifestaties op het terrein mogen niet worden gehinderd.
De poorten van de waterkeringmuur moeten steeds bereikbaar zijn om het eventueel openen en/of sluiten toe te laten.
6. NAUTISCHE ACTIVITEITEN
De gebruiker moet ervoor zorgen dat een strook van 10 meter evenwijdig aan de kaairand, (5-meter aan een dokrand) altijd en ongehinderd toegankelijk is voor dringende nautische activiteiten.
7. MUSEUM AAN DE STROOM(MAS) – MUSEUMKRANEN
De oude walkranen van het MAS op SK 28 mogen niet worden betreden, omdat ze in een gevaarlijke staat verkeren; tijdens de restauratiewerken zal er een werfzone aangelegd worden rondom de kranen.
8. SCHADEVERGOEDING
De gebruiker houdt rekening met het feit dat de manifestatie wordt georganiseerd in een zone waar overstromingsgevaar bestaat; hij kan geen enkele schadevergoeding eisen bij eventuele overstroming. AG VESPA kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet kunnen doorgaan van het evenement, noch geheel, noch gedeeltelijk. AG VESPA neemt geen enkele verantwoordelijkheid op zich wegens schade, verlies of diefstal.
9. VERZEKERING
De gebruiker treft op zijn kosten alle nodige voorzorgsmaatregelen tegen rampen, brand en milieuverontreiniging overeenkomstig de wettelijke bepalingen. De gebruiker is verplicht om hiertegen de nodige verzekeringen af te sluiten, waarin tevens een afstand van verhaal is voorzien tegenover AG VESPA. Elke schade, rechtstreeks of onrechtstreeks toegebracht aan AG VESPA zal door AG VESPA hersteld worden op kosten van de gebruiker. De gebruiker vrijwaart AG VESPA tegen elke vordering ingesteld door derden naar aanleiding van het te organiseren evenement.
10. AANSPRAKELIJKHEID
Het terrein wordt ter beschikking gesteld in de toestand waarin het zich bevindt op 5 mei 2013 en AG VESPA kan niet aansprakelijk worden gesteld voor om het even welke schade, zelfs niet indien ze te wijten is aan gebreken of onvoldoende onderhoud. Schade aan het terrein zal steeds verhaald worden op de gebruiker. In die optiek kan er voor de aanvang van het evenement een tegensprekelijke vaststelling worden geëist. Bij het ontbreken van dergelijke tegensprekelijke vaststelling gaat AG VESPA ervan uit dat het terrein vrij is van gebreken of schade.
11. BELASTINGEN
De belastingen en taksen van welke aard ook, gevestigd of te vestigen bij toepassing van de fiscale wetten, decreten, besluiten of reglementen op evenementen en de daar bijhorende activiteiten zijn voor rekening van de gebruiker.
12. ANDERE KOSTEN
De door AG VESPA aangerekende vergoeding heeft enkel betrekking op het gebruik van het terrein. Dit sluit niet dat andere instanties nog kosten kunnen aanrekenen voor hetzelfde evenement.
Gunstig mits standaardvoorwaarden en bijkomend volgende voorwaarde:
opstellingen zoals stellingen, trussen,... dienen gekeurd te zijn door een bevoegd persoon. Voor een tijdelijke inrichting/opstelling met meer dan een gelijkvloers niveau of met een samengestelde oppervlakte groter dan 150 m², moet de organisator een attest betreffende de stabiliteit kunnen voorleggen. Hierin moet onder andere worden vermeld tegen welke windsterkte de inrichting bestand is.
Gunstig mits standaardvoorwaarden.
Het college keurt de effectieve organisatie van Antwerpen Proeft, zoals hierboven beschreven, van 9 tot en met 12 mei 2013 op het terrein aan de Waagnatie goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | Om de gevraagde materialen en ondersteuning te bieden op basis van orderbevestiging B301853 en mits vergoeding vanwege de organisator. |
| AG Vespa | Om op basis van artikel 7,5 van het retributiereglement, geen retributie en waarborg aan te rekenen. |
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Aanrekening personeelsuren logistieke ondersteuning | 10.567,00 euro exclusief btw | budgetplaats:5193500000 budgetpositie:700 functiegebied:TDPO110101A00000 subsidie:SUB_NR fonds:Intern begrotingsprogramma:510260190 budgetperiode:1300 |
nvt |