2013_CBS_04441 - Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden - Nieuwe werking opvolging en collegiale brieven - Goedkeuring

In 2012 werd een studieopdracht naar de optimale organisatie van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden uitgevoerd. Naar aanleiding hiervan wordt er een nieuwe werking voor de opvolging van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden voorgesteld.

Er wordt voorgesteld om de opvolging te organiseren op ambtelijk en bestuurlijk niveau via inspectie financiën met als doel:

• de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden dichter te betrekken bij de beleidsdoelstellingen door het meegeven van een duidelijke opdracht vanuit de stad aan de mandatarissen in de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
• een actievere rol te kunnen spelen binnen de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

De nieuwe werking is gebaseerd op volgende principes:

• kenniscentralisatie;
• proactieve opvolging op basis van agenda's en vergaderdocumenten van de bestuursorganen van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
• opvolging op de uitvoering van de afgesloten overeenkomsten op basis van prestatie-indicatoren.

 Er wordt gewerkt met een stuurgroep en een werkgroep per cluster:

• afval:Hooge Maey, Isvag, Ibogem, Igean
• energie: Imea, Iveg
• water, riolering: AWW
• kabel: Integan
• financiering: Finea, Fineg
• ad hoc clusters

Stuurgroep
De stuurgroep bestaat per cluster uit de schepen voor intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, de vakschepen van de betreffende cluster en de (onder)voorzitter of een ander lid van de raad van bestuur van het intergemeentelijke samenwerkingsverband.

De stuurgroep heeft tot doel:

• actieve opvolging van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
• realiseren van beleidsdoelstellingen via de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
• duidelijke opdracht meegeven aan de mandatarissen.

De taak van de stuurgroep omvat opvolging op de uitvoering van de afgesloten overeenkomsten aan de hand van prestatie-indicatoren, het voorbereiden van een standpuntbepaling en (thema)commissies. De stuurgroep wordt drie maal per jaar bijeengeroepen en ad hoc naar aanleiding van specifieke onderwerpen.

De stuurgroep wordt ondersteund door de werkgroep en inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

Werkgroep
De werkgroep bestaat per cluster uit de betreffende bedrijfsdirecteur, vakspecialisten binnen de administratie, de leden van inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en optioneel een kabinetsmedewerker van de schepen voor intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

De werkgroep heeft tot doel:

• kenniscentralisatie;
• informatie-uitwisseling tussen vakspecialisten en inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
• actieve opvolging van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

De taak van de vakspecialisten binnen deze werkgroep bestaat erin de dienstverleningsovereenkomsten af te sluiten (indien relevant), de uitvoering van de afgesloten overeenkomsten op basis van prestatie-indicatoren op te volgen en operationeel advies te geven aan de stuurgroep.

De werkgroep wordt tweemaandelijks bijeengeroepen. Er wordt ook een periodieke terugkoppeling aan stadssecretaris, financieel beheerder en strategisch coördinator voorzien.

Inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
Inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden bestaat uit de directeur inspectie financiën en twee experten.

De taak van inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden bestaat uit:

• coördinatie van de overlegmomenten tussen stuur- en werkgroep;
• knipperlichtfunctie naar stuur- en werkgroep;
• financieel-economisch advies;
• rapportering en adviesverlening aan stuurgroep (in nauwe samenwerking met de werkgroep)

 De nieuwe werking kan enkel slagen indien aan volgende voorwaarden voldaan wordt:

• de mandatarissen kennen de werking van inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
• de mandatarissen kennen het standpunt van de stad en geven dit te kennen op de vergaderingen van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
• de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden bezorgen de agenda's en vergaderdocumenten van hun bestuursorganen ook aan inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en dit op hezelfde moment als aan de bestuurders;
• de juiste vakspecialisten worden aangesteld voor de verschillende clusters.

De eerstvolgende belangrijke stappen voor de implementatie van deze nieuwe werkwijze zijn:

• samenstellen werkgroep;
• samenstellen stuurgroep;
• afspraken met de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden omtrent het bezorgen van de agenda's en vergaderdocumenten van hun bestuursorganen;
• opstellen van dienstverleningsovereenkomsten met prestatie-indicatoren (indien relevant).  

Vooraleer de nieuwe werking van start kan gaan, wordt deze werking voorgelegd aan het college en goedkeuring gevraagd. Daarnaast wordt er een collegiale brief gestuurd aan de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met de vraag om de agenda's en vergaderdocumenten van hun bestuursorganen ook steeds aan inspectie financiën/opvolging intergemeentelijke samenwerkingsverbanden te bezorgen en dit op hezelfde moment als aan de bestuurders.

Het decreet van 6 juli 2001 betreffende de intergemeentelijke samenwerking.