2013_CBS_04503 - Gemeenschappelijk financieel platform (GFP) - bestelbons - Normale bestellingen op exploitatiebudget voor een bedrag van 5.500,00 EUR tot en met 22.000,00 EUR zonder btw per bestelbon. Lijst bestelbons. - Bekrachtiging

Op 21 augustus 1997 (jaarnummer 11150) gaf het college aan de centrale aankoopdienst toelating om bestellingen tussen 200.000 BEF tot 800.000 BEF op de gewone dienst en bestellingen op de buitengewone dienst onder 200.000 BEF gebundeld per wekelijkse lijst door het college te laten goedkeuren.
Op 19 december 2008 (jaarnummer 17254) besloot het college om te starten met een samenwerking tussen stad en OCMW op het vlak van aankoop.
Op 26 januari 2011 (jaarnummer 28) keurde het managementteam goed dat de collegebesluiten met lijsten met normale bestellingen of raambestellingen op het exploitatiebudget groter dan 5.500,00 EUR en kleiner dan 22.000,00 EUR en op het investeringsbudget kleiner dan 5.500,00 EUR, met uitzondering van correctiebestellingen, voortaan door de bestellende bedrijfseenheden en diensten worden opgemaakt en ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.
De bedrijven en diensten van de stad zijn sturend voor het volledige proces van de opvolging en goedkeuring van de bestellingen via de contracten. Indien een bestelling via een gekend contract in GFP aanleiding geeft tot het aanmaken van een collegebesluit ter goedkeuring, zal dit ook door het bestellende bedrijf of de bestellende dienst dienen te gebeuren. Enkel wanneer een bestek moet opgemaakt worden, komt de gemeenschappelijke aankoopcentrale tussen.

Dit punt werd op vraag van de bedrijfsdirecteur van stads- en buurtonderhoud door het college afgevoerd in de zitting van 29 maart 2013 (jaarnr. 3220)

De stad is verantwoordelijk om grafmonumenten die haar eigendom zijn in stand te houden. Artikel 26 §1 van het decreet van 16 januari 2004 betreffende de begraafplaatsen en de lijkbezorging stelt dat wanneer aan een grafconcessie een einde wordt gesteld, of geen aanvraag tot overbrenging is ingediend, of wanneer een niet-geconcedeerde begraving wordt beëindigd, de niet weggenomen graftekens en de eventueel nog bestaande ondergrondse bouwwerken eigendom worden van de gemeente. Per grafmonument wordt bepaald of het zinvol is het grafmonument als funerair erfgoed te behouden op basis van adviezen verstrekt vanuit verscheidene expertisedomeinen: funerair erfgoedbeheer, lokale geschiedkunde, begraafplaatsenbeheer en bouwfysica. 

Om de onderhoudskosten van dit erfgoed te drukken kan sinds 2008 (GR 12 oktober 2008 jaarnr.nr 1871) funerair erfgoed in bruikleen of peterschap worden geven. Een contract voor bruikleen loopt minstens 25 jaar, de duurtijd voor een contract voor peterschap wordt vastgelegd in overeenstemming tussen de stad en de aanvrager. Hoe meer bruikleen en peterschap van grafmonumenten ingang vindt, hoe lager de totale onderhoudskost voor de stad Antwerpen.

Het systeem kent echter een beperkt succes. De stad Antwerpen is momenteel eigenaar van een 5000-tal grafmonumenten, slechts 80 daarvan zijn in bruikleen of peterschap gegeven. De bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud, afdeling begraafplaatsen, wou daarom laten onderzoeken bij welke doelgroepen op een respectvolle manier, het bruikleen en peterschap van grafmonumenten gepromoot zou kunnen worden.

Op 15 juli 2011 gunde het college perceel 5 van het bestek GAC/2010/0063 – Veldwerk marktonderzoek 2001 – 2014 aan de firma Synovate nv, Grote Steenweg 110, 2600 Berchem, OND0456823775. Per 29 oktober 2012 is de naam van deze firma gewijzigd in Ipsos nv. Het adres, ondernemings- en btw-nummer zijn niet gewijzigd. De naamsverandering werd in het Belgisch staatsblad gepubliceerd op 14 februari 2013.

De opdracht werd opgestart in september 2012 maar door administratieve misverstanden tussen de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud, afdeling begraafplaatsen en de bedrijfseenheid marketing en communicatie werd de bestelbon binnen SAP pas opgesteld op 10 december 2012. In goed vertrouwen had nv Synovate/Ipsos ondertussen de opdracht uitgevoerd en de resultaten hiervan eind december in een eindrapport overgemaakt. De inzichten en resultaten die het marktonderzoek opleverden worden vertaald naar een nieuwe communicatiestijl en dienstcultuur waar de focus op uitvoering van bestellingen en producten bij de begraafplaatsen wordt vervangen door pro-actieve dienstverlening waarin zorg voor naasten centraal staat (naburgering).

In maart 2013 bleek uit een controle door de financiële cel van de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud dat de bestelbon nog aan het college ter goedkeuring moest worden voorgelegd. Er is door firma nv Ipsos nog geen factuur opgemaakt voor de geleverde prestaties omdat ze hiervoor de bestelbon met de nodige gegevens en referenties nodig heeft.

Artikel 57 §3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten.