Het college nam in zitting van 12 oktober 2012, (jaarnummer 10570), kennis van de aanvraag van Sylvester Productions (in opdracht van de Provincie Antwerpen), Dijkstraat 44, 3150 Wespelaar, om de Dag van Europa te organiseren in het Park Spoor Noord op 8 mei 2013.
In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de bedrijfseenheid marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
Het programma bestaat uit:
De opbouw start op 7 mei 2013. De afbraak is voorzien op 9 en 10 mei 2013.
Dit evenement is gratis en voor iedereen toegankelijk. De organisatie wil met dit evenement een breed publiek aanspreken en betrekken bij de projecten van de provincie Antwerpen.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,1 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
1 de muziekactiviteiten worden toegestaan op 8 mei 2013 van 12.00 uur tot 24.00 uur;
2 het geproduceerde maximaal geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het geproduceerde maximaal geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de organisator of door een door hem aangestelde persoon;
3 het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid;
4 op initiatief en op kosten van de organisator wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
• de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
• de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
• de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
• de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
• de meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid. Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de organisator een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
5 het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de organisator of door een door hem aangestelde persoon;
6 het maximaal geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de gevels van de dichtstbijzijnde woningen (gemeten 3 meter voor de huisgevels), mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 95 dB(C);
7 de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samen leven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen, telefoonnummer 03/338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03/690 09 60 - fax 03/690 09 90);
8 de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen steeds strengere normen opgelegd worden;
9 het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande standaard richtlijnen bij evenementen.
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement. ( van opbouw tot het definitief verlaten van het park)
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter ziet hier ook op toe en treft hier de nodige maatregels voor.
Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht.
Bij extreme natte weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot.
Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
De organisatie dient immer te voorzien in een inzet van stewards voor het vlot en veilig verloop van het evenement ‘Dag Van Europa’ met een inzet van 1 steward per 300 deelnemers.
De organisatie maakt tijdig voor het evenement een lijst over met vermelding van het aantal ingezette stewards.
Het college keurt de effectieve organisatie goed van de Dag van Europa, zoals hierboven beschreven, op 8 mei 2013 in Park Spoor Noord. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | het gevraagde materiaal te leveren en op te stellen volgens orderbevestiging B300111 |