2013_CBS_02427 - Bestek GAC/2012/1485 - Raamcontract voor ziektecontrole. Gunning. - Goedkeuring

Nr.

Naam

Adres

Ondernemingsnummer

Bedrag basisopdracht (excl opties)

1

Mensura Absenteïsme vzw

Zaterdagplein 1, 1000 Brussel

BE 0409.671.085

€ 770.268,60 excl. BTW

2

Medische Controle Securex vzw

Brouwerijstraat 1, 9031 Drongen

BE 0462.622.922

€ 753.637,00 excl. BTW

3

Medconsult VZW

Koningsstraat 196, 1000 Brussel

BE 0444.997.990

€ 689.825,00 excl. BTW

Nr.

Naam

Motivering

Score

Titel: Prijs
Totaal van 40 punten

1

Mensura Absenteïsme vzw

38,08

3

Medconsult VZW

37,59

2

Medische Controle Securex vzw

33,87

Gunningscriterium nr. 1: Prijs voor de basisopdrachten
Beoordeling op 35 punten
Score offerte = (totaalprijs basisopdrachten laagste offerte / totaalprijs basisopdrachten offerte) * gewicht van het subcriterium prijs voor basisopdracht

1

Mensura Absenteïsme vzw

(606.372,90 euro / 606.372,90 euro) * 35 = 35

35

3

Medconsult VZW

(606.372,90 euro / 629.755,00 euro) * 35 = 33,7

33,7

2

Medische Controle Securex vzw

(606.372,90 euro / 688.865,00 euro) * 35 = 30,81

30,81

Gunningscriterium nr. 2: Prijs voor opties
Beoordeling op 5 punten
Beoordeling vindt plaats op basis van de regel van drie; Deze regel wordt toegepast op iedere optie. Per optie is maximaal1 punt te behalen. De uiteindelijke score is het totaal van de punten voor de vijf opties.

3

Medconsult VZW

0,94 + 1 + 0,40 + 0,55 + 1 = 3,89

3,89

1

Mensura Absenteïsme vzw

0,95 + 0 + 0,16 + 1 + 0,98 = 3,08

3,08

2

Medische Controle Securex vzw

1 + 0 + 1 + 0,12 + 0,94 = 3,06

3,06

Titel: Kwaliteit van de dienstverlening
Totaal van 30 punten

1

Mensura Absenteïsme vzw

24

2

Medische Controle Securex vzw

23

3

Medconsult VZW

19

Gunningscriterium nr. 3: Kwaliteit van de rapporteringen, inclusief oorzakenanalyse en beleidsadviezen
Beoordeling op 15 punten
In uw offerte beschrijft u de statistische gegevens die u ter beschikking kan stellen. De minimumeisen voor de rapporten staan beschreven in de technische eisen (deel III). Voor de beoordeling van de kwaliteit van oorzakenanalyse en beleidsadvisering geeft u een uiteenzetting over: a. de wijze waarop u advies uitbrengt over het bijsturen en verfijnen van beleid om de afwezigheden wegens ziekte terug te dringen; b. de methode die u gebruikt om tot een oorzakenanalyse te komen. De beoordeling wordt verantwoord in het gunningsverslag.

2

Medische Controle Securex vzw

Securex werkt momenteel met ICD codering 10 voor de oorzakenanalyse. Het is volgens hen echter geen probleem om de oorzakenanalyse aan te leveren met ICD codering 9.
De operationele rapporten voldoen aan het gevraagde. Securex biedt als enige een volledige historiek per werknemer aan.
Beleidsadvisering is een absolute troef bij Securex. Zij hebben een duidelijke visie, denken actief vooruit en doen dan ook innovatieve voorstellen.

12

1

Mensura Absenteïsme vzw

De oorzakenanalyse zoals omschreven is voldoende. De mogelijkheid om over te stappen naar ICD codering 10 is mogelijk indien de opdrachtgever dit wenst.
Het beleidsadvies zoals omschreven in de offerte en toegelicht tijdens de onderhandelingen is voldoende maar weinig vernieuwend.
De operationele rapportering voldoet aan het gevraagde.

11

3

Medconsult VZW

De offerte bevat weinig informatie rond de oorzakenanalyse. Momenteel werkt Medconsult met een andere codering maar het zou mogelijk zijn om ICD codering 9 toe te passen.
Het beleidsadvies is onvoldoende omschreven in de offerte. Tijdens de onderhandelingen hebben wij enkel een Franstalig voorbeeld van een rapport te zien gekregen. Ook de relatie tussen hun partner Partena en welke rol zij hierin zouden opnemen is onvoldoende duidelijk.
De operationele rapporten voldoen aan het gevraagde met uitzondering van het rapport rond de controleaanvraag. In het standaardrapport is het niet mogelijk om te zien of de controle aangevraagd is door de leidinggevende of op basis van de Bradfordfactor.

8

Gunningscriterium nr. 4: Reactietijd en flexibiliteit aanvraag/interventie
Beoordeling op 5 punten
U geeft op binnen welke tijdspanne u een medische controle uitvoert en hoe snel u de informatie betreffende de controle ter beschikking stelt van de opdrachtgever. U beschrijft in welke mate er flexibel omgesprongen kan worden bij extra of last minute aanvragen tot controle van de opdrachtgever. De beoordeling wordt verantwoord in het gunningsverslag.

1

Mensura Absenteïsme vzw

Mensura stelt zich zeer flexibel op voor zowel de controleaanvraag als de terugkoppeling van controleresultaten.
Aanvragen tot 14u30 worden dezelfde dag behandeld en zij verbinden zich ertoe om 85% van de aanvragen tot 17u30 dezelfde dag nog uit te voeren. Mensura biedt bijkomend een tracking systeem aan zodat gezien kan worden in welke status een controleaanvraag zich bevindt.
Resultaten worden de dag volgend op het controlebezoek voor 11u terug gekoppeld. Bij verkortingen wordt de organisatie hier onmiddellijk telefonisch van op de hoogte gebracht en dit wordt bevestigd per mail.

5

3

Medconsult VZW

Medconsult verbindt zich ertoe om alle controleaanvragen tot 12u dezelfde dag uit te voeren. In specifieke gevallen kan een controle op het kabinet van de controlearts georganiseerd worden en dit voor controleaanvragen tot 15u.
Medconsult brengt de werkgever binnen de 24u op de hoogte van het resultaat van het controlebezoek.
Bij een verkorting brengt Medconsult de organisatie onmiddellijk telefonisch op de hoogte.
Medconsult biedt geen trackingsysteem aan.

4

2

Medische Controle Securex vzw

Securex is minder flexibel betreffende de controleaanvraag. Zij bieden de garantie dat controleaanvragen voor 12u de dag zelf uitgevoerd worden.
Evenwel trachten zij om latere aanvragen nog de dag zelf te laten uitvoeren, maar hier kunnen zij geen garanties aan verbinden.
De terugkoppeling van de resultaten gebeuren zo snel mogelijk en zoals afgestemd met de organisatie.
Securex heeft geen trackingsysteem.

3

Gunningscriterium nr. 5: Klantrelatie en ondersteuning/algemene dienstverlening
Beoordeling op 5 punten
In uw offerte neemt u een omschrijving op van: • De wijze waarop u de controles uitvoert, van moment van aanvraag tot rapportering, inclusief stappenplan; • de juridische ondersteuning; • het eigen administratief centrum; mogelijkheden inzake administratieve ondersteuning, aanspreekpunt; • welke periodieke overlegmomenten u met de opdrachtgever voorziet; • de mogelijke inspraak van de opdrachtgevers inzake evaluatie van de controleartsen; • welke mogelijkheden u biedt tot rechtstreekse contacten/voorstellingen van het verzuimbeleid aan de controleartsen; • welke mogelijkheden u biedt om huisstijlen van de verschillende opdrachtgevers te respecteren. Ook voegt u een kopie van de gedragscode toe. De beoordeling wordt verantwoord in het gunningsverslag.

1

Mensura Absenteïsme vzw

Mensura heeft een duidelijke visie wat ziektecontrole betreft. De selectiecriteria kunnen besproken worden tijdens de eventuele opstartvergadering.
De juridische dienstverlening staat uitgebreid en duidelijk beschreven in de offerte. De aangeboden ondersteuning voldoet aan de verwachtingen.
Mensura heeft een administratief centrum met een uitgebreide dienstverlening. Ze bieden een groen nummer aan en zijn voldoende bereikbaar.

Mensura voorziet in voldoende periodieke overlegmomenten en inspraak in de evaluatie van de controleartsen. Het is echter niet mogelijk om rechtstreeks het verzuimbeleid van de stad toe te lichten. De huisstijl kan toegepast worden.

5

2

Medische Controle Securex vzw

Securex heeft een duidelijke visie wat ziektecontrole betreft. De selectiecriteria kunnen besproken worden tijdens de eventuele opstartvergadering.
De juridische dienstverlening zoals omschreven in de offerte is eerder beperkt en gaat vooral over het verlenen van correct juridisch advies bij een controleaanvraag.
De administratieve dienst van Securex is bereikbaar via een groen nummer maar minder bereikbaar dan de andere kandidaten.

Securex biedt de opdrachtgever de mogelijkheid om het verzuimbeleid rechtstreeks mondeling en collectief toe te lichten aan de controleartsen.
Securex specifieert niet in welke mate de huisstijl toegepast kan worden noch in welke mate men in opvolgvergaderingen voorziet.

4

3

Medconsult VZW

Medconsult heeft een duidelijke visie wat ziektecontrole betreft. De selectiecriteria kunnen besproken worden tijdens de eventuele opstartvergadering.
Er is een zeer beperkte juridische dienstverlening zoals omschreven in de offerte.
De opdrachtgever krijgt de mogelijkheid om hun verzuimbeleid rechtstreeks aan de controleartsen toe te lichten.
Medconsult voorziet voldoende in opvolgvergaderingen.
Het toepassen van de huisstijl wordt niet gespecifieerd in de offerte.
Het administratief centrum staat beperkt omschreven in de offerte. Men is wel voldoende bereikbaar en wil voorzien in een mailadres voor de stad voor het attestbeheer.

4

Gunningscriterium nr. 6: Procedure voor klachtenbehandeling en kwaliteitsbewaking
Beoordeling op 5 punten
In uw offerte neemt u een gedetailleerde beschrijving op van de procedure voor klachtenbehandeling. Met klachten wordt bedoeld de klachten van medewerkers over controleartsen en de klachten van de opdrachtgevers over de dienstverlening van het controleorganisme. Daarnaast beschrijft u op welke wijze u in vulling geeft aan kwaliteitsbewaking. De beoordeling wordt verantwoord in het gunningsverslag.

2

Medische Controle Securex vzw

Securex vindt de behandeling van klachten belangrijk als kwaliteitstopic. De opdrachtgever krijgt binnen de week een antwoord op ingediende klachten. Bovendien is dit ook een instrument voor het coachen van hun artsen.
Als opdrachtgever krijgen we inspraak in de evaluatie van de controleartsen en krijgen we de mogelijkheid om de samenwerking met bepaalde artsen uit te sluiten. Dit voldoet aan de verwachtingen.

4

1

Mensura Absenteïsme vzw

Mensura verbindt zich ertoe om binnen de 15 werkdagen een klacht te beantwoorden. Bovendien willen zij ons toegang geven tot hun klachtentool zodat wij de status van lopende klachten kunnen opvolgen. Indien de termijn van 15 dagen niet gehaald wordt crediteren zij 65€.
De mogelijkheid om een controlearts uit te sluiten op vraag van de opdrachtgever is mogelijk.
Met de termijn van 15 dagen is Mensura de traagste.
De procedure staat gedetailleerd beschreven.
Mensura geeft op voldoende wijze invulling aan de kwaliteitsbewaking waarbij er voldoende ruimte is tot inspraak van de opdrachtgever.

3

3

Medconsult VZW

Medconsult streeft ervoor om ingediende klachten binnen de tien dagen te beantwoorden. In 85% van de gevallen slagen ze hier ook in. De opdrachtgever kan controleartsen uitsluiten.
De opdrachtgever krijgt geen inspraak in de evaluatie van de controleartsen. Dit gebeurt volgens een procedure zoals omschreven in de offerte.

3

Titel: ICT-toepassingen
Totaal van 30 punten

1

Mensura Absenteïsme vzw

21

2

Medische Controle Securex vzw

21

3

Medconsult VZW

19

Gunningscriterium nr. 7: Mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid extranet/klantenzone
Beoordeling op 20 punten
In uw offerte beschrijft u de werking van de extranet/klantenzone voor opvolging van controles: werking, aanvraag van (bijkomende) controles, opvolging resultaten van de controles, mogelijkheden voor operationele rapportering, mogelijkheden tot consolidatie met gegevens uit de eigen applicatie SAP-HR. Onderdeel van de beoordeling van dit gunningscriterium is het geven van een demonstratie en het voorzien van een proefopstelling van de klantenzone. De opdrachtgevers kunnen de klantenzone raadplegen via een weblink die wordt bijgevoegd bij de offerte. Maandag 7 januari is voorzien voor het geven van een demonstratie en inhoudelijke onderhandelingen. U ontvangt een apart bericht over het exacte tijdstip hiervoor. Bij uw offerte voegt u een concept Service Level Agreement die minstens een beschrijving van de volgende te leveren diensten bevat: • service desk/portaal • storingsbeheer • wijzigingsbeheer • releasebeheer • monitoring • performantie- en capaciteitsbeheer • beschikbaarheidsbeheer • service beheer. De beoordeling wordt verantwoord in het gunningsverslag.

3

Medconsult VZW

Medconsult biedt een gebruiksvriendelijke klantenzone aan die inhoudelijk het dichtste aanleunt bij onze verwachtingen.
Medconsult kent zelf de rechten en toegangen toe.
De SLA zoals toegevoegd aan de offerte volstaat.

16

2

Medische Controle Securex vzw

Securex biedt een zeer gebruiksvriendelijke klantenzone aan. Inhoudelijk voldoet het portaal nog het minste aan de verwachtingen van de opdrachtgever. Securex biedt echter wel de garantie dat alles zoals gevraagd ontwikkelt kan worden. De opdrachtgever is echter niet in de mogelijkheid om dit te beoordelen.
Securex beheert zelf het rechtenbeheer.
De offerte bevat geen SLA.

14

1

Mensura Absenteïsme vzw

De klantenzone van Mensura wordt als de minst gebruiksvriendelijke van de drie kandidaten ervaren. Het vele doorklikken naar de pagina’s is niet praktisch in gebruik. Het is bovendien niet werkbaar dat wanneer een medewerker op een verkeerde manier de klantenzone verlaat, de webtoepassing gedurende een periode niet meer toegankelijk is.
Er zijn nog enkele bijkomende ontwikkelingen noodzakelijk. Mensura prefereert dat het rechtenbeheer bij de klant zit, het kan ook door hun, maar hier zijn zij geen voorstander van.
De SLA zoals toegevoegd aan de offerte volstaat.

12

Gunningscriterium nr. 8: Plan van aanpak en timing opzet interface en extranet/klantenzone
Beoordeling op 10 punten
Bij uw offerte voegt u een plan van aanpak betreffende de opzet van de interface en extranet/klantenzone met een indicatieve timing. In uw offerte beschrijft u de verwerking (voeding) van de relevante gegevens van de medewerkers, automatisch doorgeven van aanvraag tot controle op basis van een afwezigheid omwille van ziekte. De beoordeling wordt verantwoord in het gunningsverslag.

1

Mensura Absenteïsme vzw

Mensura heeft een duidelijk plan van aanpak opgesteld met vermelding van timing, projectgroep en inschatting van overlegmomenten. De technische flow wordt verduidelijkt aan de hand van een processchema.
Het plan van aanpak is realistisch en voldoet aan de verwachtingen.

9

2

Medische Controle Securex vzw

Securex beschrijft duidelijk welke stappen er doorlopen moeten worden bij de opstart. Het plan is echter minder concreet dan het plan van Mensura. Het bevat ook nog geen concrete timing.
De technische flow wordt verduidelijkt aan de hand van een processchema.

7

3

Medconsult VZW

Medconsult heeft geen plan van aanpak opgesteld. Ze stellen voor om dit op het moment van gunning samen met de opdrachtgever op te stellen. Dit voldoet uiteraard niet aan de vraag om al een plan van aanpak aan te leveren.

3

Nr.

Naam

Score

1

Mensura Absenteïsme vzw

83,08

2

Medische Controle Securex vzw

77,87

3

Medconsult VZW

75,59