2013_CBS_03419 - Winter in Antwerpen - Reglement. Aanvullende modaliteiten editie 2013-2014 - Goedkeuring

Op 2 mei 2011 (jaarnummer 567) keurde de gemeenteraad het reglement voor de kerstmarkt goed. Dit reglement geeft aan het college de bevoegdheid om een aantal modaliteiten vast te leggen.
Op 15 maart 2013 (jaarnummer 2430) keurde het college de evaluatie van Winter in Antwerpen 2012-2013 en het basisconcept voor de editie van 2013-2014 goed.

Openingsdata kerstmarkt
De kerstmarkt wordt dit jaar georganiseerd op het Steenplein, Groenplaats, Suikerrui, Grote Markt en de Handschoenmarkt. Aangezien de ijspiste ook op het Steenplein wordt aangelegd, is het aangewezen om de chalets op het Steenplein even lang open te houden als de ijspiste.
De kerstmarkt op de Suikerrui, Grote Markt, Handschoenmarkt en de Groenplaats loopt van zaterdag 7 december 2013 tot en met zondag 29 december 2013. De ijspiste en de chalets op het Steenplein zijn open van zaterdag 7 december 2013 tot en met zondag 5 januari 2014.

Openingsuren kerstmarkt
Na elke editie van de kerstmarkt worden de standhouders bevraagd over de organisatie en het verloop.
Gezien een grote meerderheid van de standhouders tevreden is over de openingsuren, wijzigen de openingsuren ten opzichte van voorafgaande editie niet.
Daarnaast organiseerde de dienst marktonderzoek ook bezoekerstellingen. Daaruit bleek dat de drukst bezochte uren tussen 16.00 uur en 17.00 uur liggen. Verder lijkt het erop dat de piek in de weekdagen iets vroeger ligt.

Samengevat:

• op alle pleinen is het openingsuur van maandag tot en met vrijdag om 12.00 uur en op zaterdag en zondag om 11.00 uur;
• het sluitingsuur van zondag tot en met donderdag is om 21.00 uur en op vrijdag en zaterdag om 23.00 uur;
• op dinsdag 24 december 2013 is het sluitingsuur op alle pleinen om 18.00 uur;
• op woensdag 25 december 2013 zijn de kerstmarkt en ijspiste open van 12.00 uur tot 21.00 uur;
• op dinsdag 31 december zijn de kerstmarkt en ijspiste op het Steenplein open van 12.00 uur tot 18.00 uur;
• op woensdag 1 januari 2014 zijn de kerstmarkt en ijspiste op het Steenplein open van 14.00 uur tot 21.00 uur.

Plannen kerstmarkt
Op basis van het reglement bepaalt het college voor elke standplaats de ligging, grootte en het gebruik. Voor de standhouders die een eigen chalet plaatsen, worden standplaatsen voorzien op de Groenplaats en Suikerrui (chalet 4, 5 ,6 ,7, 54). Als bijlage bij dit besluit zijn de grondplannen van de vijf locaties toegevoegd.

Data inschrijvingsprocedure

Producten ter plaatse te consumeren
De uiterste inschrijvingsdatum voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ is dinsdag 23 april 2013. Het reglement stelt dat kandidaten nog een week de tijd krijgen om hun onvolledige inschrijving aan te vullen. Alle inschrijvingsdossiers moeten finaal zijn op dinsdag 30 april 2013.

De bieding voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ zal doorgaan op dinsdag 7 mei 2013 om 18.30 uur.

Producten niet ter plaatse te consumeren
De uiterste inschrijvingsdatum voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ is vrijdag 31 mei 2013. De datum voor de jury ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ is vastgelegd op maandag 10 juni 2013.

Als niet alle standplaatsen voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ ingevuld worden tijdens deze eerste selectieronde, zal een tweede ronde gestart worden. Dan zal de jury regelmatig samenkomen om de bijkomende kandidaturen te beoordelen en zo de resterende standplaatsen in te vullen.

Standplaatsen die bij de bieding voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ niet toegewezen worden, worden geschrapt of anders ingevuld. Als er echter meer dan vijf standplaatsen niet toegewezen worden zal een tweede bieding georganiseerd worden.

Jury producten ter plaatse te consumeren
De bedrijfseenheid marketing & communicatie stelt volgende samenstelling voor:

• vertegenwoordiger van de dienst marketing & communicatie/evenementen, film en protocol;
• vertegenwoordiger van de dienst actieve stad/werk en economie/horeca en detailhandel;
• projectleider Winter in Antwerpen;
• eventueel een externe raadgever.

Deze jury zal enerzijds de inschrijvingsdossiers beoordelen, en anderzijds ook de verlenging van de vergunning opvolgen.

Criteria producten niet ter plaatse te consumeren
Om een kwalitatief aanbod op de kerstmarkt te creëren, zal de jury volgende criteria hanteren om een puntenrangschikking op te kunnen stellen:

• aanbod kerst -en geschenkartikelen: dit criterium wordt op 30 punten beoordeeld. Hier wordt van de kandidaat een motivatie verwacht waarom zijn product op de kerstmarkt thuishoort. Het moet hier gaan om artikelen die passen in de sfeer van de eindejaarsperiode en die dus niet op eender welke gewone markt kunnen verkocht worden. Voorbeelden hiervan zijn ambachtelijke, artisanale producten, kaarsen, kerstkaarten, feestdecoratie, kunstartikelen, educatief speelgoed, interieurspulletjes, juwelen,...)
• originaliteit: de kandidaten worden gevraagd beeldmateriaal of voorbeelden van hun producten bij hun inschrijving te voegen. Daarnaast geven zij ook meer uitleg over hun producten in een motivatie. Op basis daarvan beoordeelt de jury op 25 punten dit criterium. Kandidaten met originele en unieke producten zullen beter scoren dan kandidaten met veelvoorkomende producten;
• kwaliteit: op basis van de aangeleverde voorbeelden, beeldmateriaal en motivatie, beoordeelt de jury op 15 punten de kwaliteit. Hiervoor zal een schaal bepaald worden waarbij 15 punten geldt voor producten van een hoge kwaliteit die zeer geschikt zijn voor een kerstmarkt, tot 0 punten voor producten van zeer lage kwaliteit die niet geschikt zijn voor een kerstmarkt;
• differentiatie in aanbod: dit criterium zal op 20 punten gescoord worden. Bijvoorbeeld de eerste die inschrijft met juwelen krijgt 20 punten, de tweede 15 punten, de derde nog 10 punten, de vierde 5 punten. Vanaf de 5^de kandidaat die hetzelfde productsoort aanbiedt, worden geen punten meer gegeven. De jury zal vooraf een lijst met productsoorten opstellen voor de beoordeling van dit criterium.
• inrichting en presentatie chalet: de jury zal de presentatie van de producten en de inrichting van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (10 punten);

Tot slot kunnen negatieve ervaringen (inbreuken op het reglement of proces-verbaal) van de afgelopen drie edities in mindering worden gebracht. Per gedocumenteerd feit kunnen 5 punten in mindering worden gebracht, met een maximum van 15 punten.

Een kandidaat behoort minimaal 50 punten te scoren om een standplaats te bekomen.

Verlenging vergunningen standhouders niet ter plaatse te consumeren
In het reglement van 2 mei 2011 (jaarnummer 567) werd voorzien dat een vergunning voor een chalet met 'producten niet ter plaatse te consumeren' jaarlijks verlengd kan worden, met een maximum van twee verleningen. De jury zal tijdens de kerstmarkt op een onaangekondigd tijdstip een rondgang maken om de producten van de standhouders te beoordelen. Volgende voorwaarden en criteria worden getoetst en beoordeeld:

• enkel standhouders die bij de volgende editie dezelfde producten zullen aanbieden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• enkel standhouders die tijdig betaalden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• aanbod: de jury zal nagaan of er overeenstemming is tussen de voorgestelde producten bij de inschrijving met de effectief aangeboden producten (30 punten);
• kwaliteit: de jury zal nagaan of de kwaliteit van de aangeboden producten goed is (30 punten);
• inrichting: de jury zal de presentatie van de producten en de invulling van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (20 punten);
• samenwerking: de jury zal nagaan of de standhouder de regels van de kerstmarkt opvolgt en vlot samenwerkt met stadsdiensten (richtlijnen politie, dagverantwoordelijke...)(20 punten).

Om de vergunning te verlengen moet een standhouder 70 punten behalen.

In totaal werden 36 vergunningen van standhouders verlengd die deelnamen aan de kerstmarkt editie 2012-2013. Deze standhouders krijgen als eerste de kans om een standplaats te kiezen. Deze keuze gebeurt volgens de rangschikking in het juryrapport van 29 december 2012.

Bieding producten ter plaatse te consumeren
Het reglement op de kerstmarkt stelt dat in het kader van de openbare orde en veiligheid het college voor de standplaatsen die bestemd zijn voor producten ter plaatse te consumeren het hoofdgebruik bepaalt:

Groenplaats (chalet 15-21)
15: glühwein en jenever;
16: vleesbereiding;
17: pasta of zuiderse bereidingen;
18: cava, koude wijnen, warme en/of sterke dranken (met uitzondering van glühwein en jenever);
19: warme zoete bereiding;
20: aardappelbereiding;
21: glühwein en jenever.

Handschoenmarkt (chalet 25)
25: drank (vrij in te vullen) (zijluik inbegrepen).

Grote Markt (chalet  31-39)
31: niet-alcoholische dranken (zijluik inbegrepen);
32: warme zoete bereiding;
33: cava, koude wijnen, warme en/of sterke dranken (met uitzondering van glühwein en jenever);
34: oesters en/of visbereiding (zijluik inbegrepen);
35: aardappelbereiding (zijluik inbegrepen);
36: glühwein en jenever;
37: vleesbereiding;
38: warme zoete bereiding;
39: glühwein en jenever (zijluik inbegrepen).

Suikerrui (chalet 62-65)
62: drank (vrij in te vullen);
63: vleesbereiding;
64: warme zoete bereiding;
65: oosterse bereiding.

Steenplein (chalet 71-78)
71: warme zoete bereiding;
72: aardappelbereiding;
73: glühwein en jenever;
74: cava, koude wijnen, warme en/of sterke dranken (met uitzondering van glühwein en jenever);
75: oesters en/of visbereidingen;
76: oosterse bereiding;
77: vleesbereiding;
78: glühwein en jenever.

Na toewijzing van de standplaats bij de bieding, moet de standhouder zijn aanbod concretiseren. Als een standhouder een product aan zijn aanbod wenst toe te voegen dat buiten de aangegeven categorie valt, kan dat enkel als dat product nog niet op die locatie verkocht wordt als hoofdproduct (bijvoorbeeld soep, frisdrank, bier…). Hij moet hiervoor een aanvraag indienen met een gegronde motivatie. De verkoop van voeding en (fris)drank kan echter nooit gecombineerd worden.

Alle genoemde plaatsen zullen per openbaar opbod toegewezen worden. Als een standplaats wegvalt om redenen van openbaar nut, zal de eventuele betaalde vergoeding integraal worden teruggestort zonder dat de vergunninghouder schadeloosstelling kan eisen. De stad Antwerpen is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onvoldoende kennis van de exacte ligging en afmetingen van de standplaats.

Als de inschrijving rechtsgeldig is, ontvangt de kandidaat een deelnamekaart bij de start van de openbare bieding. Enkel de houders van een deelnamekaart kunnen deelnemen aan de toewijzing per opbod. Deelnemen aan de procedure van toewijzing per openbaar opbod is persoonlijk. Deelname per volmacht (eensluidend verklaard) is mogelijk. Elke persoon kan slechts één deelnamekaart ontvangen. Het is dus niet mogelijk om voor eigen titel een deelnamekaart te ontvangen en één bij volmacht.

De standplaatsen worden gegund aan de meestbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per standplaats wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één standplaats toegewezen per uitgereikte deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend.

Prijzen
Jaarlijks legt het college ook de prijzen vast voor de huur van een standplaats/chalet.

Voor chalets met 'producten niet ter plaatse te consumeren' gelden vaste prijzen, voor chalets met 'producten ter plaatse te consumeren' gelden instelprijzen die gehanteerd worden bij de openbare bieding. Voor de prijzen van de editie 2013-2014 baseert de bedrijfseenheid marketing & communicatie zich op de prijzen van de vorige editie en de ervaringen van de eerste openbare veiling: 

• de standplaatsen met niet ter plaatse te consumeren producten blijven gelijk mits indexaanpassing;
• bij de standplaatsen met voeding worden dezelfde instelprijzen gehanteerd. Dit bleken realistische prijzen;
• bij de standplaatsen met drank worden dezelfde instelprijzen gehanteerd als vorig jaar.

Producten niet ter plaatse te consumeren

Producten ter plaatse te consumeren

Deze prijzen zijn exclusief btw. Bijkomende kosten van een zijluik, … worden integraal doorgerekend aan de standhouder.

Als waarborg hanteert de bedrijfseenheid marketing & communicatie volgende bedragen:

Alle standgelden en waarborgen worden geïnd door de vzw Promotie stad Antwerpen.

Eendaagse verhuur
Het reglement voorziet de mogelijkheid om één of meerdere chalets te voorzien die per dag gehuurd kunnen worden. Het college bepaalt dat hiervoor maximaal 4 standplaatsen voorbehouden kunnen worden (verspreid over de Groenplaats, Suikerrui, Steenplein en Grote Markt). Indien er niet voldoende kandidaten zijn, kunnen de chalets ingevuld worden met producten niet ter plaatse te consumeren gedurende de hele periode van de kerstmarkt. (chalets 3, 29, 60, 82).

De huurprijs per dag wordt vastgelegd op 36,00 euro.

Horeca winterterrassen
Net zoals vorig jaar krijgen horecazaken gelegen op de pleinen waar chalets staan (Steenplein, Suikerrui, Grote Markt, Handschoenmarkt en Groenplaats) de mogelijkheid om een winterterras uit te baten onder een aantal voorwaarden.

Het winterterras is geen uitbreiding van het bestaand terras: het speelt zich af binnen de vergunde terraszone. De plaatsing van een winterterras kan enkel in functie van het advies van de brandweer in verband met de veiligheid van het volledige evenement. Dat betekent dat het voor sommige horecazaken misschien niet mogelijk zal zijn om een terras te plaatsen, indien dit zou conflicteren met de brandweerdoorgangen van het winterevenement.

Een winterterras moet worden aangevraagd via een evenementenaanvraag.

Het plaatsen van een winterterras is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

• verkopen van voeding en drank op het terras beperken tot de openingsuren van de kerstmarkt (met 1 uitzondering op oudejaar, dan kan de verkoop op het terras tot 02.00 uur);
• plaatsen van maximaal 1 tapinstallatie of 1 toestel om voeding te bereiden;
• niets in glas serveren;
• geen muziekinstallaties op het terras;
• op het winterterras mag de horeca uitbater dezelfde producten aanbieden waarvoor hij een vergunning heeft
• esthetisch aspect: er mag enkel een beschutting geplaatst worden voor het toestel en diegene die het bedient, maar
  • rekening houdende met brandweervoorschriften;
  • uitsluitend beperkt tot het toestel en de bediener (niet over de rest van het terras of de bezoekers, parasols of bestaande luifels die aan het gewone terrasreglement voldoen, mogen wel);
  • steeds open aan de zijde van het plein
• alle elementen met vuur (vuurkorven, fakkels, kaarsen,…) dienen positief geadviseerd te worden door de brandweer en moeten gemeld worden bij de aanvraag.

Het reglement is gebaseerd op de wet van 25 juni 1993 op de uitoefening en de organisatie van ambulante en kermisactiviteiten, gewijzigd door de wet van 4 juli 2005 en 20 juli 2006. De wet ging op 1 oktober 2006 van kracht door het Koninklijk Besluit van 29 september 2006. 

De kerstmarkt van de stad Antwerpen valt onder artikel 5, paragraaf 2 van de wet waarbij de kerstmarkt wordt gecatalogeerd als een occasionele manifestatie georganiseerd of voorafgaand toegelaten door de gemeentelijke overheid die tot doel heeft de lokale handel of het leven in de gemeente te bevorderen volgens de bepalingen van artikel 9 van het Koninklijk Besluit van 24 september 2006.

De verkoop tijdens de kerstmarkt is niet onderworpen aan de machtiging ambulante activiteiten voor de handelaars en de verenigingen die de gemeente heeft uitgenodigd. Bij de organisatie van deze manifestatie is het reglement van de gemeente niet gehouden aan de wettelijke toewijzingsmodaliteiten zoals die in de bovenvermelde wet omschreven staan.

Het reglement is daarenboven ook in overeenstemming met richtlijn 2006/123/EG van 12 december 2006 betreffende diensten op de interne markt.