De kost voor de opmaak van de website wordt betaald uit het bestaande projectbudget van Digipolis. Met deze goedkeuring worden geen extra middelen overgedragen aan Digipolis.
Dit collegebesluit kadert in de afspraak dat alle investeringsprojecten voor goedkeuring aan het college worden voorgelegd.
Volgens de Vlaamse regelgeving van de beleids- en beheerscyclus zijn er 5 beleidsrapporten:
De regelgeving bepaalt de verschillende onderdelen van deze beleidsrapporten. Een volledig beleidsrapport vertegenwoordigt bij elk budgetproces (budgetopmaak, budgetwijziging, jaarrekening) een grote hoeveelheid documenten en pagina's.
Deze 5 beleidsrapporten - die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad - werden tot nu toe in een oplage van 125 exemplaren gedrukt en gebundeld.
In het bestuursakkoord 2013-2018 wordt gestreefd naar vergaande digitalisering en het neemt digitale communicatie als uitgangspunt. In functie daarvan en met het oog op kostenbewustzijn is het aangewezen vanaf het meerjarenplan 2014-2019 en de budgetopmaak 2014 de beleidsrapporten digitaal aan te bieden.
Aan de papieren versie van de beleidsrapporten zijn directe kosten verbonden voor het drukken en inbinden door de bedrijfseenheid markelting en communicatie (5.600,00 euro/jaar) alsook de kosten om deze boeken te bezorgen aan de gemeenteraadsleden (780,60 euro/jaar). Deze kosten komen te vervallen als voortaan met een website wordt gewerkt.
Naast deze directe kosten, zijn er ook kosten in de vorm van werkuren (ongeveer 80 werkuren per budgetproces, verschillende A-niveau's) die wegvallen door gebruik te maken van een website. Omwille van het aantal verschillende documenten waaruit de beleidsrapporten bestaan en de hoeveelheid informatie die moet opgenomen worden, worden de documenten ingedeeld in logisch samengestelde boeken. Het samenstellen van deze verschillende boeken en een controle op de consequentie van de opmaak neemt bij elk budgetproces de nodige tijd in beslag.
Om de beleidsrapporten drukklaar te maken, dient per boek van documenten, die vanuit verschillende programma's in verschillende bestandsformaten aangeleverd worden, één pdf met inhoudstafel gemaakt te worden.
Het is de pdf die dient voor het drukwerk die de voorbije jaren de digitale versie van de beleidsrapporten vormde voor de leden van college en gemeenteraad. Deze digitale versie werd bezorgd, voorafgaand aan de verzending van de papieren versie, doch is beperkt in zoekmogelijkheden.
Met de gedrukte boeken is men verplicht manueel rapporten naast elkaar te leggen om vergelijkingen te maken. Vergelijkingen zullen makkelijker kunnen gebeuren bij gebruik van een website. Bovendien zullen uitgebreide zoekmogelijkheden voorzien worden om de toegankelijkheid van de verschillende documenten te verhogen en verbanden duidelijk te maken.
Een website voor de beleidsrapporten kan beschouwd worden als een nieuwe werkvorm en betekent de modernisering en digitalisering van het budgetproces (resolutie 428 uit het bestuursakkoord 2013-2018).
Er zal een flexibel raamwerk worden opgemaakt dat voldoet aan alle vormvereisten. Bij elk budgetproces kunnen de verschillende documenten door medewerkers/beheerders op de website geplaatst worden. Het verzamelen en coördineren van de verschillende documenten zal daardoor vlotter kunnen verlopen, de controle op vormvereisten van elk document komt te vervallen. Bij de uitwerking wordt de nodige aandacht besteed aan de beveiliging en de gebruiksvriendelijkheid. Bovendien zullen op de website tekst en cijfers geïntegreerd worden aangeboden, daar waar ze nu in afzonderlijke boeken terug te vinden zijn.
Na goedkeuring door de gemeenteraad kunnen de gegevens makkelijk beschikbaar gesteld worden via antwerpen.be.
Het OCMW en de districten worden uitgenodigd om mee in dit verhaal te stappen.
Het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Het college beslist het investeringsproject voor de ontwikkeling van een website waarmee de beleidsrapporten van de beleids- en beheerscyclus ter beschikking worden gesteld goed te keuren.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Website budgetboeken |
50.000,00 euro exclusief btw |
n.v.t. De middelen komen uit het bestaande projectbudget van Digipolis. Er worden geen extra middelen overgedragen aan Digipolis. |
n.v.t |