2013_CBS_04758 - Beheer geïnde gelden - Kasverschillen gemeld in 2012. Ontheffing verantwoordelijkheid stadssecretaris - Kennisneming

Na goedkeuring door de gemeenteraad zullen de kastekorten worden geboekt op budgetpositie 657 en de kasoverschotten op budgetpositie 759.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.

Op grond van het Gemeentedecreet artikel 163§1 en artikel 169 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet artikel 162§4 bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.

Het Gemeentedecreet legt de bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.

Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.

Op 16 september 2010 besliste de stadssecretaris dat de "kasverschillen" om de drie maanden worden geagendeerd.

Op 31 mei 2012 (jaarnummer 1245) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het eerste kwartaal van 2012 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2013.

Op 19 juli 2012 (jaarnummer 1586) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het tweede kwartaal van 2012 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2013.

Op 29 november 2012 (jaarnummer 2358) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het derde kwartaal van 2012 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2013.

Op 26 maart 2013 (jaarnummer 580) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het vierde kwartaal van 2012 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2013.

Het managementteam heeft per kwartaal kennis genomen van de kasverschillen gemeld in 2012.

In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.

De bijlage "Kasverschillen overzicht 2012" geeft een overzicht van de kasverschillen gemeld in 2012 per bedrijfseenheid/afdeling en per kwartaal.  

In de periode van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012 zijn 1.105 kasverschillen gemeld, waarvan 533 kastekorten voor een bedrag van -2.770,97 EUR en 572 kasoverschotten voor een bedrag van 1.187,87 EUR.

De bijlage "Kasverschillen lijst 2012" bevat een lijst met alle individuele kasverschillen.

Er zijn 6 kasverschillen die het gevolg zijn van een inbraak of een vermoeden van diefstal. Voor deze tekorten werd een proces verbaal opgemaakt. De inbraak in bibliotheek Luchtbal werd gemeld aan de verzekering maar er is geen tussenkomst mogelijk omdat het gestolen bedrag onder het minimum verzekerde bedrag ligt. In de andere gevallen zijn er geen sporen van braak teruggevonden waardoor de verzekering niet tussenkwam.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.
Op grond van artikel 163§1 en artikel 169 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet, artikel 162§2, bepaalt dat de secretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten. Deze beslissing van de secretaris wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies van de financieel beheerder dat deze in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.

De personeelsleden belast met de inning, storten op geregelde tijdstippen het totale bedrag van hun inningen in de gemeentekas en verantwoorden die bedragen door een nauwkeurige invorderingsstaat volgens de onderrichtingen van de financieel beheerder. De ontvangsten en de storting ervan in de gemeentekas worden in een kasboekhouding geregistreerd. De omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 definieert geringe dagontvangsten als ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden. Men spreekt van een onmiddellijke inning als de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht (bv. toegangsgeld voor een museum).

Deze omzendbrief stelt bovendien dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet zijn van een procedure binnen het interne controlesysteem.