Voor het gebruik van de WDT-loods rekent PO/G/HV conform het gemeenteraadsbesluit 2012_GR_00020 een retributie van 1.200,00 euro + nutsvoorzieningen van 250,00 euro aan de organisator aan.
Op 20 augustus 2012 diende Studio vzw (Wijngaardstraat 9, 2000 Antwerpen) een aanvraag in Simply the best te organiseren in de WDT-loods in Park Spoor Noord op maandag 5 november 2012.
Studio vzw is een onafhankelijke vakvereniging van, voor en door beroepsfotografen. Voor dit evenement worden leveranciers van professioneel fotomateriaal uitgenodigd om de laatste snufjes te demonstreren aan professionele fotografen zodat zij tijdens diverse opstellingen het materiaal kunnen vergelijken en testen. De bedoeling is om professionele fotografen de kans te geven om zelf professionele apparatuur te vergelijken in testopstellingen. Inschrijvingsgeld voor deelname aan het evenement bedraagt tussen de 10,00 EUR en 20,00 EUR.
Evenementen georganiseerd in de WDT-loods in Park Spoor Noord worden omwille van het veiligheidsaspect behandeld door de bedrijfseenheid marketing en communicatie/evenementen, film en protocol. Zij leggen het dossier voor aan de brandweerdiensten en bezorgen daarna het brandweeradvies aan de organisator. Bezoekers wordt aangeraden om het openbaar vervoer te gebruiken om naar de loods te komen.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
De organisatoren hebben kennis genomen van het gebruiksreglement van de WDT-loods. Dit reglement stelt dat de WDT-loods enkel gebruikt kan worden voor publiek toegankelijke evenementen. Uit de praktijk van de eerste maanden dat de loods effectief beschikbaar is, blijkt dat vele van de evenementen die georganiseerd worden in de WDT-loods recht maken op vrijstelling van retributie. Om het beheer van de WDT-loods financieel rendabel te houden, dringt een evaluatie en aanpassing van het reglement zich op. Marketing en communicatie/evenementen, film en protocol onderneemt hiervoor de nodige stappen. Het criterium van publiek toegankelijke evenementen blijft van belang, vooral tijdens weekends en vakanties. Op andere dagen kan de loods een geschikte plek zijn voor een ander soort evenementen, die de uitbating rentabiliseren.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
De brandlast in het gebouw mag niet worden verhoogd.
Er dient te worden voldaan aan het gemeentelijk politiereglement van Antwerpen, hoofdstuk 5 - afdeling 1.
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park).
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op- en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter, ziet hier ook op toe en treft hier de nodige maatregelen voor.
Schade aan elk element in het park voortkomend van het evenement wordt steeds verhaald op organisatoren.
mits goede afspraken omtrent opbouw en afbraak in functie van de omgevingswerken
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
Het college keurt de effectieve organisatie van Simply the best, wat betreft de veiligheidsmaatregelen en zoals hierboven beschreven, op 5 november 2012 in de WDT-loods in Park Spoor Noord goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Studio vzw. |
250,00 EUR | Budgetplaats: 5194000000 Budgetpositie: 705 Functiegebied:TDFM010502A00000 Subsidie: SUB_NR Fonds: INTERN Begrotingsprogramma: 510260119 Budgetperiode: 1200 |
nvt |
|
Studio vzw. |
1.200,00 EUR | Budgetplaats: 5194000000 Budgetpositie: 702 Functiegebied:TDFM010502A00000 Subsidie: SUB_NR Fonds: INTERN Begrotingsprogramma: 510260119 Budgetperiode: 1200 |
nvt |
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| MC/EFP | Evaluatie en aanpassing van het gebruiksreglement van de WDT-loods |