Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Bij de openbare aanbesteding van 2 december 2011 werden geen offertes ingediend. Op 3 januari 2012 besliste het college om de opdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking opnieuw aan te besteden. Drie aannemers werden aangeschreven, maar opnieuw werden er geen offertes ingediend. Een nieuwe uitnodiging werd op 6 april 2012 verstuurd aan vier aannemers, met vermelding van besteknummer GAC/2012/1226.
Op 27 april 2012 diende de volgende firma een offerte in: Topglass nv, Industrielaan 4 te 8820 Torhout met ondernemingsnummer 0429.872.326.
De offerte werd door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. Voor enkele posten werden geen eenheidsprijzen ingediend. Op 2 mei 2012 werd de firma uitgenodigd om een nieuwe offerte in te dienen met een volledig ingevulde meetstaat. Op 4 mei 2012 werd deze offerte bezorgd.
In een tweede schrijven van 22 mei 2012 werd aan de firma verduidelijking gevraagd omtrent:
In haar wederantwoord van 30 mei 2012 bevestigt de inschrijver dat de kraankosten en de kosten voor een eventuele verhuislift in de eenheidsprijzen zijn inbegrepen. Het type zonwerende folie blijkt technisch conform te zijn met het lastenboek.
De offerte werd regelmatig bevonden. Inzake de kwalitatieve selectie werd de inschrijver geschikt bevonden.
In toepassing van artikel 17, paragraaf 1 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.
In toepassing van artikel 16 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, kiest de aanbestedende overheid uit die aannemers die aan de in artikelen 17 tot 20ter van hetzelfde besluit gestelde kwalificaties voldoen de gegadigden die ze uitnodigt deel te nemen aan de onderhandelingen, op grond van de inlichtingen betreffende de eigen situatie van de aannemer en van de inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen waaraan hij moet voldoen.
Het college keurt de gunning, voor het vervangen van het vensterglas in home Mathilde Schroyens, zeeklassencomplex te Koksijde, op basis van bestek GAC/2012/1226, aan Topglass nv, Industrielaan 4 te 8820 Torhout met ondernemingsnummer 0429.872.326, goed voor een bedrag van 61.633,25 EUR inclusief btw.
De stadsontvanger verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| zeeklassencomplex Mathilde Schroyens, vervangen versterglas | 67.796,58 EUR, inclusief btw en herzieningen |
budgetplaats: 5190100000 |
4005040204 |