Op 23 april 2012 diende Jazz en Muziek vzw, Abrahamstraat 15 te 9000 Gent een aanvraag in om Jazz Middelheim te organiseren in Park Den Brandt van 16 tot en met 19 augustus 2012.
Gedurende 4 dagen kan de muziekliefhebber afzakken naar Park Den Brandt om de grote namen van de jazzwereld aan het werk te zien. Naast internationale bekendheden staan er verschillende Belgische artiesten op het programma zoals Toots Thielemans, Jef Neve, Kris Defoort Trio en MixTuur. Net als voorgaande jaren werkt Jazz Middelheim in samenwerking met de Artesis Hogeschool Antwerpen een coaching project uit. Enkele jonge muzikanten krijgen de kans om enkele dagen met een internationale coach samen te werken en het resultaat aan het grote publiek te tonen.
Gespreid over de 4 dagen hoopt Jazz Middelheim 15.000 festivalgangers te verwelkomen in Park Den Brandt. Dagelijks eindigt het laatste concert om 23.45 uur. Er wordt kinderanimatie voorzien.
De 31ste editie van Jazz Middelheim komt opnieuw ruim aan bod op de openbare omroep. Radiozender Klara zendt alle concerten live uit met reportages achter de schermen en vanop de festivalweide met commentaar van kenners en liefhebbers. Ook op de cultuurwebsite Cobra.be besteedt de VRT uitgebreid aandacht aan het evenement. De unieke locatie van Park Den Brandt komt hierin uitgebreid aan bod net zoals op de website en online kanalen van het festival zelf.
Jazz Middelheim en het Middelheimmuseum slaan de handen in elkaar. Wie een ticket voor Jazz Middelheim heeft, kan in het Middelheimmuseum op de festivaldagen een verrassingspakket ophalen. Het Middelheimmuseum ligt in het Middelheimpark, vlak naast de festivalsite. Het museumpark werd dit jaar volledig vernieuwd en is nu meer dan ooit een bezoek waard.
Daar het festival in een parkzone doorgaat is er een extra risico voor de festivalgangers bij slechte weersomstandigheden. De groendienst zal alle bomen op de volledige site nog eens nakijken op zichtbare gebreken (zieke bomen of potentieel gevaar voor parkgangers), en indien nodig snoeien of een procedure voor een kapvergunning opstarten. Voor de site van Jazz Middelheim is er momenteel geen aanvraagprocedure voor een kapvergunning in gang gezet. Bij hevig noodweer of andere onvoorziene omstandigheden kan de site altijd geëvacueerd en afgesloten worden.
In de gracht die als natuurlijke afscheiding van het festivalterrein dient, staat momenteel een beetje water. Jazz Middelheim plaatst het nodige hekwerk om de gracht en het festivalterrein af te schermen. De groendienst maakt de gracht vrij van takken en zwerfvuil. De aanlevering van goederen op het festivalterrein gebeurt voornamelijk langs het parkpad om belasting op het gras zoveel mogelijk te beperken. Indien men toch op het gras rijdt, worden stalen rijplaten geplaatst.
Tijdens de opbouw- en afbraakperiode wil Jazz Middelheim, zoals vorige jaren, gebruik maken van een platte wagen en een tractor en beroep doen op een chauffeur van de stad Antwerpen. Jazz Middelheim streeft ernaar een duurzaam evenement te zijn en vraagt een selectieve afvalophaling. De organisatoren zijn op de hoogte dat stadsreiniging nog niet kan instaan voor een gescheiden afvalophaling. Jazz Middelheim voorziet een shuttledienst van de universiteitsparking naar het festival. De organisatoren vragen om maximum de helft van de publieke parking voor te behouden voor opslagruimte van het festival, een afvalverzamelplaats voor het festival en de inrichting van een veilige stopplaats en keerpunt voor de shuttles. Ter hoogte van de ingang worden parkeerplaatsen voorbehouden voor mindervaliden. De aanlevering van goederen gebeurt grotendeels langs de parktoegang in de Acacialaan. Als productieruimte willen de organisatoren gebruik maken van het gebouw 'De peperkoek' in Park Den Brandt. Er worden geen wagens geparkeerd in het park.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Jazz Middelheim is één van de oudste jazzfestivals van ons land en heeft een uitstekende reputatie in binnen- en buitenland. Het festival richt zich niet alleen tot de jazzliefhebber, maar weet met zijn gemoedelijke en ongedwongen sfeer ook de harten van families en jongeren te veroveren.
Jazz Middelheim kiest voor een kwaliteitsvol programma in een sfeervolle setting. Jazz Middelheim wil een duurzaam evenement zijn en probeert jaarlijks haar ecologische voetafdruk te verkleinen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
1. door de manier van opstellen van de luidsprekers zorgt de inrichter of zijn afgevaardigde ervoor dat ongewenste of buitensporige verspreiding van geluid naar de omgeving vermeden wordt. Hiertoe worden de luidsprekers zodanig opgesteld dat zij gericht zijn naar het midden van de plaats van de activiteiten;
2. de organisator zorgt ervoor dat tijdens de activiteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samen leven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen, telefoonnummer 03/338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03/690 09 60 – fax 03/690 09 90);
3. om misverstanden te vermijden is het aangewezen om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s);
4. het maximaal geluidsdrukniveau, gemeten aan de rand van het festivalterrein, zoals omschreven in het inplantingsplan, dient beperkt tot 85 dB(A) en 95 dB(C);
5. de toelating wordt verleend tot 24.00 uur;
6. de inrichters dienen zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast of klachten van omwonenden kunnen steeds strengere normen opgelegd worden.
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
op basis van order B202146
standaardvoorwaarden
Standaardvoorwaarden en specifieke voorwaarden:
- Aandacht bij grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.
Van de concerttent is het gedeelte waar publiek kan staan volledig open. Enkel het deel rond en achter het podium (backstage) wordt afgesloten, hier dient wel een nooduitgang te worden voorzien voor medewerkers en artiesten. Het Duvel droomschip is volledig open.
- Aandacht bij een publieke activiteit in een vaste inrichting (gebouw) die uitzonderlijk wordt gebruikt als locatie voor een evenement.
Het kasteeltje dient te voldoen aan de Code van gemeentelijke Politiereglementen (politiecodex).
- Aandacht voor bereikbaarheid
De ingang aan de Acacialaan dient vrij gehouden te worden voor brandweer.
De "straat" in park “Den Brandt”, die loopt vanaf de Acazialaan tot aan de brug naar het evenementenplein dient volledig vrij gehouden te worden voor de wagens van brandweer.
- Extra
De hydranten in het park dienen ten alle tijden vrij gehouden te worden.
- Massabeheersing (crowd control)
De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
- Firma's en diensten die komen leveren dienen langs een op voorhand afgesproken weg het park in en uit te rijden. Deze weg begint aan de ingang van de Acacialaan. Er mag geen andere toegang gebruikt worden;
- De wagens dienen op de hoofdwegen te blijven;
- De wagens moeten na het lossen het park terug verlaten en buiten parkeren;
- De artiesten komen ook langs de weg met ingang aan de Acacialaan het park in. Zij volgen dezelfde weg en parkeren hun wagens buiten het park;
- Voor leveringen die enkel langs de voorkant kunnen mag men alleen de rechterbrug aan de voorkant van het kasteel gebruiken;
- Er wordt op voorhand afgesproken welke bijstand er nodig is van stads- en buurtonderhoud/groen en begraafplaatsen;
- De voortuin moet vrij toegankelijk blijven voor het publiek;
- De werknemers van stads- en buurtonderhoud/groen en begraafplaatsen moeten toegang krijgen tot het gehele parkterrein;
- Bij het plaatsen van de tenten moeten de ankerpennen mimimum 3 meter van de bomen verwijderd blijven.
- Op de gazons moeten rijplaten gelegd worden om geen schade te veroorzaken;
- Het transport op de locatie moet zoveel mogelijk de bestaande wegen gebruiken;
- Indien er schade aan het openbaar domein is na het evenement zal deze schade verrekend worden;
- Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie, dient onmiddellijk na afloop verwijderd te worden.
standaardvoorwaarden
Het college keurt de effectieve organisatie van Jazz Middelheim 2012, zoals hierboven beschreven, van 16 tot 19 augustus 2012 in Park Den Brandt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/GB |
|
| PO/BOF |
|
| SB/SR/BIT |
|
| LP/OO/EV |
|