Volgens het retributiereglement sluit de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen de huurovereenkomst af en regelt de financiële gevolgen. Er zijn geen financiële gevolgen voor de stad. Indien de organisatie een retributie zou betalen, bedraagt deze 7.000,00 EUR ten voordele van vzw Musea en Erfgoed Antwerpen.
Volgens artikel 9 van het retributiereglement goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 februari 2011 (jaarnummer 141) kan het college afwijkingen op de prijs toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
Voor de terbeschikkingstelling van het door Musea en Erfgoed Antwerpen beheerde onroerende patrimonium is er een retributiereglement dat de voorwaarden en mobiliteiten van de terbeschikkingstelling bepaalt. Het college kan een afwijking goedkeuren.
De Fugger Societeit, Oosterveldlaan 250, 2640 Mortsel, vroeg per brief van 28 juni 2012 om op dinsdag 11 december 2012 van 17.30 uur tot 23.00 uur het Rubenshuis te bezoeken met aansluitend een diner in het Kolveniershof. Het aantal genodigden bedraagt 40 personen. De schepen voor cultuur en toerisme zal de genodigden verwelkomen.
Voor deze avondopening is van 17.30 uur tot 20.00 uur de aanwezigheid vereist van vier personeelsleden niveau D1-D3 en van 17.30 uur tot 23.00 uur van één personeelslid niveau C1-C3 en één personeelslid niveau A1-A3. Deze uren worden gepresteerd via het principe van verschoven uren.
De leden van de Fugger Societeit vormen een potentiële relatiegroep die kan worden aangesproken voor fundraising, onder meer voor het Rubenianum Fund. Daarom adviseert het Rubenshuis om voor dit evenement zijn infrastructuur gratis ter beschikking te stellen, voor het bezoek aan het museum en het diner in het Kolveniershof, aan de Fugger Societeit.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 februari 2011 (jaarnummer 141).
Rechtspositieregeling van het stadspersoneel zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 januari 2012 (jaarnummer 70).
Het college keurt een afwijking op het reglement voor de verhuur van het Rubenshuis goed, namelijk een gratis ter beschikkingstelling, aan Fugger Societeit op dinsdag 11 december 2012 van 17.30 uur tot 23.00 uur.