De kosten voor het optreden van de Antwerpse stadstrommelaars worden geraamd op 446,00 EUR. Deze worden uitbetaald door de vzw Promotie stad Antwerpen.
Voor het voorzien van een hulppost werd offerte gevraagd bij Falck Ambuce N.V., het Rode Kruis en het Vlaamse Kruis. Falck Ambuce N.V. zond de meest voordelige offerte in (1.192,00 EUR).
Voor het voorzien van doventolken wordt een beroep gedaan op vzw SignUp. Zij zijn een unieke leverancier (271,00 EUR).
Voor het plaatsen van lichtkranten werden offertes gevraagd aan de firma's Krans, Promobiel, Tekstkar bvba en Impressiveled. De bestelling werd geplaatst bij de firma Tekstkar bvba, zij bezorgde de gunstigste offerte (423,50 EUR).
Voor de kindermutsen werden er offertes gevraagd aan ZEDD, Xpect, Xenia, Vanbavel, Result, Special Things bvba, Pasco en Mondial Gifts. De firma Big Bazar - Special Things bvba voldoet aan de gestelde eisen (3.840,00 EUR).
Voor het inhuren van de hostessen werden er offertes gevraagd aan Agence C, Monsterscore, Hands4events en Hostess select. De firma Monsterscore deed de gunstigste offerte (978,29 EUR).
In zitting van 29 maart 2010 (jaarnummer 437) keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst met de VRT/Line Extensions goed om in samenwerking met VRT-Ketnet de Sinterklaasintredes te organiseren in 2010, 2011 en 2012.
In zitting van 3 augustus 2012 (jaarnummer 8052) nam het college kennis van de vastlegging van de datum van de Sintintrede 2012.
Dit jaar komt de Sint op zaterdag 17 november 2012 aan in Antwerpen. Deze dag valt midden in een springtijperiode, omwille van de veiligheid werd het programma hieraan aangepast en legt de boot aan, aan het ponton aan het Steenplein. De aankomst is voorzien om 13.50 uur.
Na aankomst van de boot wandelt de Sint over het Steenplein. De officiële ontvangst en begroeting door de burgemeester gebeurt op de helling van het Steen. Hierna wordt de gebruikelijke stoet gevormd. De parade start naast het Steen en gaat over de Jordaenskaai en Suikerrui naar de Grote Markt. Tot slot is er de speech op het balkon van het stadhuis.
Om de veiligheid van het publiek te waarborgen worden er extra trappen geplaatst over de waterkeringsmuur. Om het publiek zo goed mogelijk te informeren wordt de weg van het Steenplein naar de Grote Markt aangeduid door pijlen en infoborden. Deze route zal zowel op de website van VRT als van de stad Antwerpen vermeld worden.
Op de Grote Markt wordt een scherm geplaatst om iedereen de mogelijkheid te bieden de aankomst van de Sint goed te volgen. Er staat eveneens een podium waar de kinderen reeds vanaf 13.00 uur kunnen genieten van een optreden van de KetnetBand. Er zullen ook 2 tolken Vlaamse gebarentaal aanwezig zijn op de Grote Markt die instaan voor een simultane vertaling.
Programma:
| uur | programma |
| 13.00 uur | de wachtende kinderen genieten van een optreden van de KetnetBand op de Grote Markt |
| 13.35 uur | start van de live uitzending |
| 13.50 uur | aankomst van de Sint per boot aan het Steenplein en vertrek van de Sinterklaasstoet |
| 14.05 uur | de stoet vertrekt over de Suikerrui naar de Grote Markt |
| 14.45 uur | aankomst op de Grote Markt en begroeting van op het balkon van het stadhuis |
| 15.00 uur | einde van de live uitzending |
De intrede van de Sint wordt op zaterdag 17 november 2012 live uitgezonden op één vanaf 13.35 uur. Er zijn herhaling uitzendingen op zaterdag 17, zondag 18 en woensdag 21 november 2012, deze laatste uitzending wordt getolkt voor doven en slechthorenden.
Een volledig veiligheidsdossier wordt opgesteld door de firma To B-Seen in overleg met politie en brandweer. VRT en Ketnet bieden aan een aantal genodigden na afloop van de Sintintrede een receptie aan in het stadhuis. De verdeling van de kaarten die voor de stad Antwerpen ter beschikking worden gesteld, gebeurt via de wedstrijdlijn.
De stad Antwerpen verleent haar medewerking door :
Om het evenement in goede orde te laten verlopen, is het niet toegelaten door andere dan de afgesproken partners om over het ganse parcours te flyeren of gadgets uit te delen.
Verkeersmaatregelen
Parkeerverbod:
Algemeen rijverbod:
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol ondersteunt de organisatie van de Sinterklaasintrede. Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een grote uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. Het is ondertussen een vaste waarde op de Antwerpse evenementenkalender geworden en bracht de voorbije jaren telkens meer dan 15.000 bezoekers (gezinnen met jonge kinderen) naar Antwerpen. Het was telkens weer een kwalitatief sterk, familie-gericht evenement. Door dit evenement en zijn rechtstreekse uitzending is onze stad ondertussen alom gelinkt aan de jaarlijkse intrede van Sinterklaas. De uitzending heeft een breed bereik en brengt gedurende 2 uur het historisch hart van de stad Antwerpen op een heel mooie en gezinsvriendelijke manier op de buis.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het dossier werd besproken op het overleg van 2 oktober 2012.
De stedelijke dienst dierenwelzijn heeft kennis genomen van het evenement ‘Sintintrede’ dat plaatsvindt op 17 november 2012 in Antwerpen. Principieel verleent de stedelijke dienst dierenwelzijn steeds negatief advies over het gebruik van levende dieren bij activiteiten in de stad, uitgezonderd wanneer dit een meerwaarde zou betekenen voor de sensibilisering rond of educatie over het welzijn van dieren.
Hoewel er geen educatieve meerwaarde is, gaat het hier om een jarenlange traditie en zijn de aanwezige paarden een vaste waarde bij dit specifieke evenement. Daarom verleent de stedelijke dienst dierenwelzijn positief advies mits volgende richtlijnen strikt worden nageleefd:
• de koetsier moet volgende documenten bij zich hebben tijdens het evenement: een bewijs dat de burgerlijke aansprakelijkheid van de exploitant en de koetsiers gedekt zijn tijdens het evenement, een kopie van het paspoort en een gezondheidsattest van de in te zetten paarden. Dit attest moet afgeleverd worden door een dierenarts en mag maximum 1 maand oud zijn. Het attest moet volgende gegevens bevatten: het paard verkeert in goede gezondheid, het paard is vrij van parasieten of heeft recent een antiparasitaire behandeling ondergaan, het paard is gevaccineerd tegen griep en is geschikt om te worden ingezet;
• de paarden moeten volgende verzorging krijgen: 10 minuten rust na een werktijd van 60 minuten, de paarden moeten tijdens de rust voldoende beschermd zijn tegen extreme weersomstandigheden en moeten voldoende drinkwater krijgen;
• de organisator zorgt ervoor dat de veiligheid en het welzijn van de aanwezige dieren niet in het gevaar komt;
• de organisator zorgt zelf voor het verwijderen van uitwerpselen van de paarden;
• geblokstaarte paarden mogen niet ingezet worden.
Indien aan bovenvermelde verplichtingen niet wordt voldaan of een inbreuk wordt vastgesteld op het vlak van dierenwelzijn, behoudt de stad Antwerpen zich het recht voor de vergunning in te trekken.
Mits dat de plaatselijke horeca Suikerrui en Grote markt op de hoogte wordt gebracht van de plannen. Zij moeten weten tot waar ze hun terras kunnen plaatsen omwille van de veiligheid.
Op 17 november 2012: laag water om 12.52 uur en hoogwater om 17.50 uur.
Voor het gebruik van het Scheldeponton: geen bezwaren.
Voor het gebruik van de busparking en de opstelling van het VRT-zenuwcentrum: rekening houden met eventueel overstromingsgevaar van Scheldekaaien bij ongunstige weersomstandigheden.
Het dossier werd besproken op de adviesgroep evenementen veiligheid van 2 oktober 2012.
volgens dossier B204296 opgemaakt op 9 oktober 2012. Verdere aanpassingen worden nog verwerkt.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
Het college keurt de effectieve organisatie van de Sintintrede, zoals hierboven beschreven, op 17 november 2012 in Antwerpen goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. De organisatie dient daarenboven nog een gunstig advies te bekomen van de brandweer en dient daarbij ook de voorwaarden die nog gesteld zullen worden door de brandweer na te leven. Deze maken integraal deel uit van deze goedkeuring.
Het college keurt goed dat er tijdens de Sintintrede geen gadgets en flyers door andere firma's dan de betrokken partners wordt uitgedeeld.
Het college keurt de deelname van de Antwerpse stadstrommelaars aan de Sintintrede goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF | voor het leveren en plaatsen van de gevraagde materialen volgens dossier B204296 |
| LP/OO/EV | parkeer- en verkeersvrij houden van de straten op het parcours zoals hierboven beschreven en toezicht houden tijdens het evenement. |
| SB/GB | ter beschikking stellen van 2 chauffeurs voor het besturen van de tractors. |
De stadsontvanger verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
vzw SignUp en Co. |
271,00 EUR
|
Budgetplaats: 5182500000 |
4005050256 |
|
Falck Benelux N.V. |
1.192,00 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005050263 |
|
Tekstkar bvba |
423,50 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005049910 |
|
Monsterscore Belgium bvba |
978,29 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005050258 |
|
Big Bazar - Special Things bvba |
3.840,00 EUR |
Budgetplaats: 5182500000
|
4005046625 |