Artikel 32 van het gebruiksreglement zaal Rubens, goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 27 juni 2011 (jaarnummer 882): “De gemeenteraad geeft de bevoegdheid aan de districtsraad om op haar beurt aan het districtscollege de bevoegdheid te delegeren om alle beslissingen in verband met uitvoering van dit reglement te nemen”.
In zitting van 22 september 2011 (jaarnummer 912) heeft de districtsraad het districtscollege de bevoegdheid gegeven om alle beslissingen voor de uitvoering van het gebruiksreglement te nemen.
Het decentralisatie handboek bepaalt dat patrimonium geen gedecentraliseerde bevoegdheid is en dus bovenlokaal blijft.
Sinds de decentralisatie staat het district Berchem in voor het operationeel beheer van feestzaal Rubens. Dit omvat de aanmaak van reserveringen, facturatie, afspraken met de conciërge, meldingen in FM.Net, gebruiks- en retributiereglement, poets ... In de praktijk overstijgt het gebruik het district, de aanvragen komen zelfs van buiten de stad Antwerpen.
Het beheer van de feestzaal zorgt voor een grote taakbelasting (gebouwbeheer, reservaties, administratieve verwerkingen, opvolging, …) die niet voorzien is in de procesmodellering bij het district. Bovendien stelt zich door de pensionering van de conciërge op 31 december 2012 en de onmogelijkheid om als district zelf een nieuwe conciërge aan te stellen nu een continuïteitsprobleem.
De confrontatie van district Berchem met deze factoren, heeft ertoe geleid dat door de bestuurscoördinator district aan de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud in de zomer van 2012 werd gevraagd ook de resterende taken van het beheer van feestzaal Rubens over te nemen. Naar aanleiding hiervan startte de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud een onderzoek op.
Het verzoek werd op 24 oktober 2012 ook voor advies voorgelegd aan het districtscollege.
De resterende taken van het beheer van feestzaal Rubens, waar het district afstand van wenst te doen, kunnen ingepast worden in de in 2011 opgerichte afdeling externe patrimoniumexploitatie van patrimoniumonderhoud - naar analogie met de uitgangspunten van externe patrimoniumexploitatie van Den Bell (jaarnummer 14873 van 28 oktober 2011), die reeds uitgerold werden naar Felixpakhuis en stadskantoor Paleis, conform de strategische cyclus (tactische doelstelling 010502). Er werd bij de genoemde collegebeslissing een opdracht geformuleerd voor de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud om deze aanpak en expertise maximaal toe te passen op andere stedelijke gebouwen in de stad Antwerpen.
De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud draagt nu reeds de kosten voor onderhoud, herstellingen en nutsvoorzieningen. Ook de opbrengsten zijn momenteel ook reeds voor rekening van bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud. Het district neemt het reservatiebeheer tot heden op zich, maar wenst ook dit over te dragen.
Ook voor de uitvoering van de technische en gebouwgebonden taken wordt momenteel reeds beroep gedaan op de verschillende afdelingen van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud. Zo worden periodieke keuringen, schade en gebreken, verbruik van water, gas en elektriciteit en schoonmaak momenteel reeds opgenomen. Voor de ophaling van afval, sneeuw- en ijzelbestrijding en schoonmaak kunnen, na het vertrek van de conciërge, oplossingen gevonden worden binnen de reeds bestaande structuren en contracten. Waar nodig zal de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud andere partners aanspreken om samenwerkingsverbanden of overeenkomsten op te maken. Er wordt samenwerking met andere stedelijke partners en projecten nagestreefd: zoals het netwerk ontmoetingsruimte (sleuteldragers) en de pool van stadspersoneel in nevenfunctie onder beheer van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud (afdeling externe exploitatie), ligt voor de hand.
Een volledige overdracht aan de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud kan ook beter aansluiten bij het beheer van de twee andere stedelijke feestzalen (Kielpark en Gietschotel) en de externe exploitatie van stedelijke bedrijfsgebouwen, waar de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud reeds voor instaat.
Het is aangewezen om het aanbod van de beschikbare ruimte aan te laten sluiten bij de reeds bestaande reservatiemogelijkheden en de gebruikte planningstools van onder andere Den Bell. Dit houdt in dat de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud de aanvragen verwerkt, tarieven en voorwaarden toepast en instaat voor een correcte facturatie en beheer van de zaal. Hiervoor moet een businessplan opgemaakt worden, waarin tarieven bepaald worden die zowel kostendekkend als marktconform zijn.
Gemeentedecreet 15 juli 2005.
Handboek binnegemeentelijke decentralisatie.
Het districtscollege adviseerde op 24 oktober 2012 (jaarnummer 23) de overdracht van het beheer gunstig onder voorwaarde dat er ruimte kan zijn voor bijvoorbeeld deeltijds kunstonderwijs en dat er per jaar 24 gratis eigen dagdelen voorzien worden, die maar toegestaan kunnen worden onder voorbehoud van gunstig advies van het districtscollege van Berchem, naar analogie met het retributiereglement op de polyvalente zaal in Stadskantoor Paleis. Het districtscollege adviseerde dat patrimoniumonderhoud alle voorbereidingen treft zodat continuïteit gewaarborgd zal zijn.
De huisvestingscommissie van 5 november 2012 neemt kennis van het verzoek van district Berchem en adviseert de overdracht naar patrimoniumonderhoud van het zaalbeheer en de resterende aspecten van het gebouwbeheer die nog niet onder patrimoniumonderhoud vallen, gunstig.
De huisvestingscommissie adviseert om het beheer van dit gebouw samen te beschouwen met de twee andere feestzalen die patrimoniumonderhoud momenteel reeds beheert.
Voor de huisvestingscommissie staat het rendabel beheer van ruimte voorop en adviseert ook in het te ontwerpen businessplan daarop te focussen en waar mogelijk te combineren met de wens van het district voor 24 gratis stadsdagdelen die door het district zullen worden geadviseerd.
Het is voor de huisvestingscommissie van belang om de continuïteit van de dienstverlening en de reeds gemaakte contracten voor begin 2013 niet in gevaar te brengen.
Het college keurt het voorstel voor de overdracht van de resterende taken van het zaalbeheer van zaal Rubens aan patrimoniumonderhoud goed, opdat de continuïteit van de werking begin 2013 gegarandeerd blijft.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO | de continuïteit van de dienstverlening voor feestzaal Rubens organiseren en een businessmodel en businessplan voor de externe terbeschikkingstelling voor te bereiden, naar analogie met de terbeschikkingstelling van Den Bell, Felixpakhuis en stadskantoor Paleis |