2012_CBS_10391 - Bestek GAC/2012/1467 (PO/40914380). Herbestemming loketten - Villa Geniets - Bestek en procedure - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Op 10 juni 2005 (jaarnummer 6639) keurde het college de werking van de patrimoniumcel goed, die onder andere advies verstrekt bij de invulling van leegstaande ruimte. Deze cel is intussen omgevormd tot de afdeling huisvesting die de ruimte in stedelijk bedrijfsvastgoed (vroegere niet-financieel patrimonium) beheert en streeft naar een efficiënt ruimtegebruik door stadsdiensten vanuit kostenbesparend oogpunt. Op 9 mei 2008 (jaarnummer 5706) erkende het college de huisvestingscommissie in haar adviserende en superviserende rol bij de optimalisatie van het patrimonium en keurde goed dat alle huisvestingsvragen verplicht aan de huisvestingscommissie moesten voorgelegd worden voor advies.

Op 27 augustus 2010 (jaarnummer 10483) nam het college kennis van de presentatie 'Masterplan Districtshuizen', de daarin gebruikte methodiek en de opgenomen budgetten voor planmatig onderhoud van de gebouwen in de scope. Het college gaf de opdracht aan patrimoniumonderhoud om in samenwerking met districts- en loketwerking dit masterplan verder uit te werken.

Districtshuizen en stadkantoren zijn dé toegangspoort tot alle stedelijke diensten. Klantvriendelijke dienstverlening is voor de stad Antwerpen zo belangrijk dat het klantgerichtheid opnam als één van de A-waarden. Vanuit het district Ekeren worden enkele gebreken van de huidige huisvesting aangehaald die pleiten voor een interne verhuisbeweging;

1. geen gecentraliseerde dienstverlening

De loketwerking in Ekeren is momenteel gespreid over 2 locaties in het Veltwijckpark;

• het poortgebouw (diensten bevolking, burgerlijke stand, vreemdelingenzaken, reispassen en rijbewijzen);
• Villa Geniets (sociale zaken, sociaal infopunt, onthaal, infobalie/stadswinkel, sportantenne, seniorenwerking, woonkantoor).

Deze opsplitsing bemoeilijkt de werking en veroorzaakt soms verwarring bij de klant. Bovendien zou de gesplitste huisvesting zorgen voor praktische problemen bij de geplande implementatie van een klantenbegeleidingssysteem. Een observatieonderzoek van districts- en loketwerking van augustus 2011 adviseert een gecentraliseerde werking.

2. geen toegankelijke dienstverlening

De enige toegangsweg naar het poortgebouw loopt over een geklasseerde kasseiweg uit de 16 eeuw. Deze toegangsweg is slecht toegankelijk voor anders validen.

3. geen optimaal ruimtegebruik

• vrijgekomen ruimte in Villa Geniets centralisatie publiekgerichte diensten stadsontwikkeling in AXA gebouw (2005_CBS_10741)
• vrijgekomen ruimte in het kasteel na het opheffen van de taak van de huisbewaarder (2011_BSS_02150)

Om het gewenste resultaat te bereiken wordt de interne verhuis opgesplitst in verschillende fasen.

1. Centraliseren van de loketwerking in Villa Geniets, Veltwijcklaan 31.

Huisvesting van de publieksdiensten: bevolking, burgerlijke stand, reispassen en rijbewijzen, sociale zaken, sociaal infopunt, onthaal, infobalie/stadswinkel en woonkantoor (vreemdelingenzaken wordt onttrokken en gecentraliseerd).

Voordelen:

• klantvriendelijkheid: alle publieksdiensten onder één dak en verhoging toegankelijkheid voor anders validen;
• grotere flexibiliteit inzet werknemers + rationele implementatie klantenbeheerssysteem;
• veiligheid: alle financiële verrichtingen op één locatie;
• kostenbewust: optimalisatie ruimtegebruik volledige site, 1 locatie infrastructuur zoals bankautomaat etc.

Nadelen

• klantvriendelijkheid: het districtshuis is volgens collectieve geheugen van de burger gehuisvest in het poortgebouw, een goed communicatieplan moet dit opvangen;
• verhuis personeel: stressfactor;
• investering voor aanpassingswerken nodig.

2. Optimaliseren bestemming en ruimtegebruik van het poortgebouw, Veltwijcklaan 27

Huisvesting van de diensten die weinig tot geen publiek ontvangen zoals de verschillende antennes (sport, senioren, communicatie), de backoffice van het district Ekeren welke nu in het kasteel is gehuisvest en eventueel de huisvesting van de schepenen.

3. Optimaliseren bestemming en ruimtegebruik kasteel, Veltwijcklaan 27

Omdat ten gevolge van de geplande verhuisbewegingen alle districtswerking (met uitzondering van de raadzaal) uit het kasteel zal worden onttrokken kan de beschikbare ruimte aangewend worden voor huisvestingsnoden en opportuniteiten (externe patrimonium exploitatie).

Fase 1 van de verhuis, het centraliseren van het voornaamste deel van de loketwerking in Villa Geniets,  werd verder uitgewerkt door projectbureau bouw.

Prijs is het enigste gunningscriteria waar tegen wordt gegund.

In toepassing van artikel 17, paragraaf 2 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave, het bij Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 vastgesteld bedrag van 67.000,00 EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde) niet overschrijdt.

In toepassing van artikel 16 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten, vermeldt de aanbestedende overheid in het bestek en eventueel in de aankondiging van de opdracht al de gunningscriteria, zo mogelijk in volgorde van afnemend belang.