2012_CBS_07307 - Sociaal secretariaat - Stand van zaken. Principes - Goedkeuring

Conform artikel 57 van het Gemeentedecreet voert het college de besluiten van de gemeenteraad uit.

Op 3 februari 2012 (jaarnummer 1152) heeft het college beslist om de opdracht dienstverlening sociaal secretariaat en loonsturende HR-systemen toe te wijzen aan Northgate Arinso/Acerta (verder NGA). Na deze gunningsbeslissing is het project onmiddellijk van start gegaan. Het eerste belangrijke tussentijdse resultaat dat opgeleverd moest worden, waren de blauwdrukken van het toekomstig loonsturend HR-systeem. In de blauwdrukken staan de gewenste functionaliteiten beschreven. Deze vormen de basis voor de configuratie van het HR-systeem.

De blauwdrukken voor het loonsturend HR-systeem zijn begin juli van dit jaar opgeleverd. De rest van het jaar zal NGA deze blauwdrukken hanteren voor de opbouw en configuratie van het loonsturend HR-systeem. Na een testperiode van 6 maanden zal het loonsturend HR-systeem en de dienstverlening sociaal secretariaat volgens de planning opgestart worden op 1 juli 2013.

Tussen april en juli van dit jaar hebben meerdere werkgroepen een voorstel van blauwdruk uitgewerkt waarin de gewenste functionaliteiten van het loonsturend HR-systeem beschreven staan. Dit creërde ook de mogelijkheid om een aantal fundamentele optimalisaties te realiseren. Het gaat om optimalisaties die in het verleden niet doorgevoerd werden omdat er wezenlijke risico’s en kosten verbonden waren aan fundamentele wijzigingen aan een operationeel systeem. Door de optimalisaties te integreren in de vernieuwing van het HR-systeem kunnen we deze realiseren zonder bijkomende risico’s en kosten.

Voor onderstaande optimalisaties wordt nu een principiële goedkeuring gevraagd. Indien vereist zullen deze optimalisaties vertaald worden in een wijziging van de rechtspositieregeling.

1.     Loonberekening op basis van werkdagen in plaats van kalenderdagen

Huidige situatie
De loonberekening gebeurt op dit moment op basis van een gemiddeld aantal kalenderdagen per maand (30 dagen). Een (niet-)gewerkte dag telt hierdoor voor 1/30ste.

Waarom veranderen?
De reële arbeidsorganisatie wordt gestructureerd volgens het stelsel van werkdagen. Het voorstel is daarom ook om de verloning te baseren op reële werkdagen. De verloning zal hierdoor beter aansluiten bij de reële prestaties van medewerkers. Dit geldt vooral voor korte onbetaalde afwezigheden of betaalde aanwezigheden. Voor medewerkers die een hele maand werken is er geen impact.

• Voorbeeld korte onbetaalde afwezigheid: een medewerkers die een week onbetaalde vakantie neemt, krijgt op dit moment een looninhouding van 5/30ste van een maandloon; een inhouding die te beperkt is voor de afwezigheid. In het stelsel van reële werkdagen zal er bijvoorbeeld voor juli 2012 5/22ste van een maandloon ingehouden worden. Deze looninhouding is correcter en sluit aan bij de reële afwezigheid.
• Voorbeeld korte betaalde aanwezigheid: een jobstudent werkt een week en krijgt hiervoor in de huidige situatie 5/30ste van een maandloon; een uitbetaling die te beperkt is voor de prestatie. In het stelsel van reële werkdagen zal er bijvoorbeeld voor één week in juli 2012 5/22ste uitbetaald worden.

Aandachtspunten
Er zijn geen wezenlijke risico’s en nadelen verbonden aan dit stelsel. Er is overigens enkel een impact voor medewerkers met korte onbetaalde afwezigheden of korte betaalde aanwezigheden.

Referenties
Dit stelsel wordt onder meer gebruikt door de Vlaamse gemeenschap en is gangbaar in de privésector.

2.     Waardering afwezigheden volgens planning in plaats van de gemiddelde duur van het contract

Huidige werkwijze
Op dit moment worden afwezigheden, zoals ziekte, gewaardeerd volgens het gemiddeld aantal arbeidsuren dat een medewerker volgens zijn overeenkomst moet werken en niet volgens de reële of ingeplande prestaties van de medewerker.

Waarom veranderen?

• De huidige regeling zorgt vaak voor discussies met chefs en medewerkers, omdat ze niet aansluit bij de reële prestaties van medewerkers.
• De sociale inspectie geeft aan dat ziekte volgens planning de norm is.
• Met de huidige regeling lopen tellers in planningssystemen en in HR-systemen niet gelijk, waardoor het zeer moeilijk is om prestaties op te volgen.

Aandachtspunten
Er zijn geen wezenlijke risico’s en nadelen verbonden aan dit stelsel.

Referenties
Dit stelsel is gangbaar in de publieke- en privésector. De huidige werkwijze is uitzonderlijk.

3.     Invoering volledig openbaar verlofstelsel

Huidige situatie
Het vakantiestelsel van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen heeft kenmerken van het openbaar en het privaat vakantiestelsel. Zo worden:

• er 35 vakantiedagen toegekend;
• geen vakantieattesten afgeleverd bij uitdiensttreding, een kenmerk van het openbaar-stelsel;
• geen vakantieattesten verrekend bij indiensttreding, een kenmerk van het openbaar-stelsel;
• maar wordt het vakantierecht nog bepaald op basis van prestaties tijdens het vakantiedienstjaar (=vorig kalenderjaar), een typisch kenmerk van het privé-stelsel.

Waarom veranderen?

• Het huidige stelsel is complex en nadelig voor medewerkers: medewerkers met een onvolledig verlofrecht, onder andere alle nieuwe medewerkers, moeten in de huidige situatie onbetaald verlof nemen. Dit is nadelig voor medewerkers. Bij regimewijzigingen (onder andere bij loopbaanvermindering) volgen er complexe herberekeningen van tellers. Daarnaast zijn er aan dit stelsel meerdere complexe uitbetalingen van openstaande verlofsaldi gekoppeld.
• Recht op betaalde vakantie (Europese vakantie): ingevoerd door de programmawet van 29 maart 2012 en verder uitgewerkt in het Koninklijk Besluit van 28 juni 2012 tot uitvoering van artikel 17bis van de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van werknemers. Medewerkers krijgen hiermee het recht op 5 dagen betaalde vakantie per gewerkt kwartaal. Deze mogelijkheid is niet voorzien in de huidige rechtspositieregeling. Indien we medewerkers verlofrechten laten opbouwen in het vakantiejaar, voldoen we wel aan deze nieuwe wetgeving. Het Koninklijk Besluit voorziet een alternatief waarbij de betaalde vakantie die een medewerker zonder andere verlofrechten krijgt, wordt ingehouden bij de uitbetaling van het dubbel vakantiegeld het daaropvolgende jaar. Met dit alternatief wordt de bestaande complexiteit verder vergroot. Het voorstel is dan ook om te opteren voor het volledig publiek verlofstelsel waarbij verlofrechten worden opgebouwd in het vakantiejaar.

Aandachtspunten

• Een wissel van verlofstelsel is enkel werkbaar bij een jaarovergang. Gelet op de urgentie die is ontstaan nu er een afdwingbaar recht is op betaalde vakantie, stellen we voor om de overstap naar het volledig openbare verlofstelsel te realiseren met ingang van 1 januari 2013.
• Bij overgang naar verlofopbouw in het vakantiejaar behouden de medewerkers het verlofrecht dat ze in het voorgaande jaar hebben opgebouwd. Dit verlofrecht blijft behouden en zal net zoals nu uitbetaald worden wanneer medewerkers uit dienst gaan. De komende maanden zullen we de mogelijkheid bekijken om dit historisch verlofrecht sneller af te bouwen. Het is een mogelijkheid om dit op termijn te combineren met de overgang van vooraf- naar achterafbetaling voor statutairen.

Referenties
Het volledig openbaar verlofstelsel is gangbaar bij lokale openbare besturen. Het is ook van toepassing bij de Vlaamse gemeenschap.

Rechtspositieregeling van het stadspersoneel zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 januari 2012 (jaarnummer 70).