2012_CBS_07369 - Sportevenementen 2012 - Ironman Triatlon. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet in de gevraagde toelage.

Op zondag 22 juli organiseert evenementenbureau Golazo, Schoebroekstraat 8, 3583 Paal-Beringen de zevende editie van de Antwerp Ironman 70.3. Het betreft een halve triatlon: de deelnemers zwemmen 1,9 km, fietsen 90 km en lopen 21 km.

De Antwerp Ironman 70.3 is één van de grotere sportevenementen van de bovenlokale evenementenkalender van 2012. De organisatie verwacht in totaal 1.500 deelnemers.

De wedstrijd start om 11.00 uur met de zwemproef in het Galgenweel. Na het zwemmen rijden de deelnemers met de fiets door de Waaslandtunnel om vervolgens op rechteroever aan te komen en vandaar naar het havengebied te rijden. Daar wordt tot driemaal toe een lus gemaakt om dan terug naar de binnenstad te rijden. De fietswissel vindt plaats op de Gedempte Zuiderdokken en de deelnemers lopen dan tenslotte door de Antwerpse binnenstad om uiteindelijk op de Grote Markt te arriveren.

De Antwerp Ironman 70.3 kwam aan bod op het tweewekelijks AGEV-veiligheidsoverleg van dinsdag 5 juni 2012. Op dinsdag 12 juni 2012 vond een overleg plaats met alle betrokkenen die eventueel hinder kunnen ondervinden in het havengebied.

Voor dit evenement vraagt Golazo het volgende aan de stad Antwerpen:

• gebruik van de Gedempte Zuiderdokken (vanaf speeltuin tot Verlatstraat + aanleunende parkeerplaatsen aan de rand van het plein, zowel Vlaamsekaai als Waalsekaai) en de Beatrijslaan (tussen start Galgenweel en Galgenweellaan) van donderdag 19 juli 2012 8.00 uur tot en met zondag 22 juli 2012 24.00 uur;
• gebruik van de Grote Markt van vrijdag 20 juli 2012 8.00 uur tot en met zondag 22 juli 2011 24.00 uur;
• gebruik van de verschillende zalen van het stadhuis voor de vip-ontvangst en persruimte;
• afsluiten van de Wisselstraat van zaterdag 21 juli 2012 8.00 uur tot en met zondag 22 juli 2012 24.00 uur;
• afsluiten van de Gildekamerstraat, Kaasrui, Scheldekaaien (van Namenstraat tot Brouwersvliet – verkeersvrij tussen 13.00 uur en 19.30 uur), Steenplein, Timmerwerfstraat, Sint-Jansvliet (noordzijde, tussen Ernest Van Dijckkaai en Hoogstraat) en de Oever op zondag 22 juli 2012 van 00.00 uur  tot 24.00 uur;
• afsluiting van de Waaslandtunnel op zondag 22 juli 2012 tussen 11.00 uur en 13.00 uur (inclusief afzuiging). Hulp- en veiligheidsdiensten krijgen doorgang onder politiebegeleiding;
• de afsluiting Beatrijslaan is afgesproken met politie Zwijndrecht;
• inzet van de lokale politie voor afsluiten van straten, begeleiding van deelnemers, bemanning van kruispunten, maken van de nodige mobiliteitsafspraken, briefen van de seingevers;
• de toelating voor het plaatsen van wegwijzers en geen toelating te geven voor het uitbreiden van de terrassen rond het parcours;
• gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van patrimoniumonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening, de op- en afbouw van de technische aansluitingen op de verschillende sites en het ter beschikking stellen van een technieker op de Grote Markt op zondag 22 juli 2012 van 8.30 uur tot 19.30 uur;
• reinigen van het parcours, de verschillende organisatiesites en de bevoorradingsposten voor aanvang van het evenement en na afloop. Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• gratis gebruik van kleedkamers en douches van sporthal Kiel op zondag 22 juli 2012 van 14.00 uur tot 20.00 uur;
• toelating voor het plaatsen van een podium, tribune, aankomstportiek en tapijt voor de lopers op de Grote Markt van vrijdag 20 juli 2012 8.00 uur tot en met maandag 23 juli 2012 18.00 uur;
• toelating voor het plaatsen van een aantal shuttlebussen op de Groenplaats op zondag 22 juli 2012 tussen 10.00 uur en 23.00 uur;
• gratis ter beschikking stellen van de beschikbare sierplanten;
• politieke afvaardiging voor het vip-arrangement in het stadhuis, het geven van een speech en de huldigingsceremonie;
• inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• toelage van 25.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• bewonersinformatie voor de bewoners langs het fiets- en loopparcours.

Er werd een afzonderlijk communicatieplan opgesteld inzake mobiliteit waarbij gestreefd wordt naar zo weinig mogelijk hinder voor hulpdiensten, openbaar vervoer en bewoners.

Antwerp Ironman 70.3 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …), gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden uiterlijk 18 juli 2012 ingediend bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad Antwerpen dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het 'Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties' (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, … De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college.

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.