2012_CBS_07372 - Sportevenementen 2012. Antwerpse Havenpijl - Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Een financiële toelage van 12.400,00 EUR wordt toegekend en voorzien door vzw Antwerpen Sportstad.

De vzw Het Klein Verzet, Stanislas Meeuslei 57, 2900 Schoten vraagt aan het college de toelating om op zondag 5 augustus 2012 de wielerwedstrijd Antwerpse Havenpijl te organiseren in Antwerpen. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad.

Het wordt de 15de editie van de Antwerpse Havenpijl. Het parcours van deze wielerwedstrijd loopt volledig over Antwerps grondgebied. Naast start en aankomst in Merksem rijden de renners ook door Antwerpen, Ekeren, Berendrecht en Zandvliet.

Het plaatselijke parcours (13,7 km) ziet er als volgt uit: Nieuwdreef – Ryenlanddreef – Lambechtshoekenlaan – Victor Govaerslaan – Burgemeester J. Masurebrug.

Er zijn net als vorig jaar geen afwachtingswedstrijden meer.

De opbouw start op zondag 5 augustus 2012 om 06.00 uur en de afbraak start meteen na afloop van het evenement.

Naast de goedkeuring van bovenstaand programma en het gebruik van de Antwerpse straten vraagt de organisatie tevens het volgende:

• de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• verspreiden van affiches in stadsgebouwen;
• tien afvalcontainers.

Inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• visuele aanwezigheid op het plaatselijk parcours in Merksem;
• bemanning van de kruispunten (politiepersoneel als seingevers) in samenwerking met de organisatie;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• mobiliteitsafspraken met De Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten.

Inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen voor:

• het gratis gebruik van feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen (inclusief plaatsen en afbreken);
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

De Antwerpse Havenpijl is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, logovermelding op alle communicatiedragers en visibiliteit tijdens het evenement. Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbraak van alle constructies (podia, tenten,...) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983.
Het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) over het algemeen reglement op de toelagen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

De nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties. In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Het gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Het collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afval bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).