2012_CBS_07324 - Winter in Antwerpen 2012-2013 - Toewijzing standplaatsen kerstmarkt en gunning bestekken - Goedkeuring

Voor de organisatie van het evenement heeft marketing & communicatie op het functiegebied SDMC020501A00000 met budgetplaats 5182500000 een bedrag voorzien van 315.000,00 euro dat kan worden toegekend aan de vzw Promotie stad Antwerpen. Dit bedrag is exclusief de organisatie van de nieuwjaarsdrink en de staat van de stad. Voor de uitwerking van Feest in 't stad schreef de vzw Promotie stad Antwerpen verschillende overheidsopdrachten uit, zoals eerder vermeld in dit besluit.

Voor de organisatie van dit evenement wordt gekozen om een toelage te geven aan de vzw Promotie stad Antwerpen omdat in de ganse organisatie van dit evenement ook inkomsten gegeneerd worden uit bijvoorbeeld sponsoring, verhuur chalets, exploitatie ijspiste… die verder aangewend worden voor de realisatie van het geheel. Om de goede werking van de vzw te garanderen en de organisatie van het evenement vlot te laten verlopen, moet de vzw de toelage in zijn geheel ontvangen voordat het evenement plaatsvindt.

Deze toewijzing past in het kader van de goedgekeurde beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Promotie stad Antwerpen, waarvan artikel 1 de aard en de frequentie van de promotionele evenementen, activiteiten en producten door het college worden bepaald en goedgekeurd en dat de vzw instaat voor de financiële en administratieve omkadering.

Omdat de stad Antwerpen zelf organisator is, en overeenkomstig artikel 7 van het door de gemeenteraad goedgekeurd retributiereglement van 14 december 2009 (jaarnummer 2125), is dit evenement vrijgesteld van retributie voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele inname van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties.

Op 20 april 2012 (jaarnummer 3959) keurde het college de evaluatie van Winter in Antwerpen 2011-201 en het basisconcept voor de editie van 2012-2013, goed. Het college gaf hierbij aan de vzw Promotie stad Antwerpen de opdracht om de nodige bestekken aangaande Winter in Antwerpen uit te schrijven en de gunning ervan ter kennisgeving aan het college voor te leggen. Ondertussen werden vier opdrachten gegund.

Op 2 mei 2011 (jaarnummer 567) keurde de gemeenteraad het reglement voor de kerstmarkt goed. Hierbij gaf de gemeenteraad aan het college de bevoegdheid om een aantal modaliteiten vast te leggen. Dit deed het college in zitting van 11 mei 2012 (jaarnummer 4750). Het college gaf hierbij de opdracht aan marketing & communicatie en de vzw Promotie stad Antwerpen om voor de standplaatsen van de kerstmarkt met producten ter plaatse te consumeren een openbare bieding te organiseren en voor de standplaatsen met producten niet ter plaatse te consumeren een jury bij elkaar te roepen. Dit gebeurde op 13 juni 2012 en 25 juni 2012.

Voorafgaand aan de verschillende raden van bestuur werd aan inspectie financiën advies gevraagd. Dit zowel over de opmaak als over de gunning van de bestekken. Indien opmerkingen geformuleerd werden, werden de teksten of onderhandelingen verder bijgestuurd tot er telkens een positief advies van inspectie financiën was.

Veiling producten ter plaatse te consumeren
Tussen 21 mei en 5 juni 2012 konden kandidaten zich inschrijven voor de verkoop van producten ter plaatse te consumeren. Op 13 juni 2012 werd voor de toewijzing van deze standplaatsen een openbare veiling georganiseerd onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder en veilingmeester.

Er werden 65 aanvragen ingediend voor 29 beschikbare plaatsen, waarvan er:

3 geweigerd werden (Thai Catering, Lecker Essen, MRTN) omdat de opgegeven ondernemingsnummers niet erkend werden (artikel 12 aanvullend tijdelijk politiereglement en reglement betreffende de inschrijving- en exploitatievoorwaarden van de kerstmarkt).

8 biednummers niet werden opgehaald.

In totaal namen dus 54 kandidaten deel aan de openbare bieding. De volgende chalets werden toegewezen (onder voorbehoud van een correcte betaling en specificatie van producten):

Groenplaats

 Handschoenmarkt

Grote Markt

Suikerrui

Steenplein

Producten niet ter plaatse te consumeren

Na de eerste inschrijvingsronde kwam op 25 juni 2012 de jury samen om de kandidaturen te beoordelen. Er werden 40 kandidaturen ingediend voor 56 beschikbare plaatsen. 30 standhouders kwamen in aanmerking voor een verlenging van hun vergunning voor editie 2012-2013. Van de 10 overige kandidaten behaalden 3 kandidaten niet voldoende punten voor het verkrijgen van een standplaats.

De overige 7 kandidaten voldeden aan de voorwaarden en behaalden minimaal 40 punten. De volgende inschrijvers krijgen een standplaats toegewezen:

Verlengingen;

Nieuwe kandidaten:
-JM Production
-Moon Bazar
-Shangrila
-Party Novelty
-Mama Luca
-Saveurs D'Antan
-Perlkoning

Momenteel zijn er nog 19 chalets open voor producten niet ter plaatse te consumeren Hiervoor zal een nieuwe inschrijvingsronde gestart worden.

Gunning bestekken

In het kader van Winter in Antwerpen gunde de vzw Promotie stad Antwerpen verschillende bestekken. Voor elk van deze bestekken werd telkens een apart gemotiveerd gunningsverslag opgemaakt.

Bestek 2012/001 het plaatsen van chalets op de kerstmarkt (algemene offerte-aanvraag) 

goedkeuring bestek door raad van bestuur: 25 april 2012;
publicatie in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap: 27 april 2012;
indienen van offerte: 5 juni 2012;
gunning door de raad van bestuur op basis van het gemotiveerde juryverslag aan All Events: 21 juni 2012. 

Bestek 2012/002 aankleding locaties kerstmarkt met vuurinstallaties en decoratieve elementen (onderhandelingsprocedure met bekendmaking)

-goedkeuring bestek door raad van bestuur: 24 mei 2012;
-publicatie in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap: 28 mei 2012;
-indienen van kandidaatstelling: 7 juni 2012;
-selectie kandidaten: 8 juni 2012;
-goedkeuring selectie kandidaat door raad van bestuur: 21 juni 2011;
-indienen offerte: 2 augustus 2012.

Bestek 2012/003 Eindejaarsvuurwerk (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)

-goedkeuring bestek door raad van bestuur: 25 april 2012;
-uitsturen bestek: 4 mei 2012;
-indienen offerte: 1 juni 2012;
-toelichting bij offerte: 06 juni 2012gunning door de raad van bestuur op basis van het gemotiveerde juryverslag aan Pyrotechnics: 21 juni 2012.

Verderzetting bestaand contractlenging bestekken
Voor het verlichting- en decoratieconcept van Winter in Antwerpen werd in 2011 een contract afgesloten voor 3 edities.

Hergunning bestek
In het kader van Winter in Antwerpen verlengde de vzw Promotie stad Antwerpen een gunning dat werd goedgekeurd op 14 juli 2011.

Bestek 2011/003 plaatsen en exploiteren van een mobiele ijspiste tijdens de eindejaarsperiode in Antwerpen (algemene offerte-aanvraag in 3 percelen):

-gunning door de raad van bestuur op basis van het gemotiveerde juryverslag op 14 juli 2011:
voor perceel 1 (aanleg onderbouw en ijspiste) aan Satellite Ice;
voor perceel 2 (aanleg schaatsverhuur) aan All Events bvba;
-goedkeuring verlenging door de raad van bestuur op basis van het gemotiveerde juryverslag; 25 april 2012.

Inplanting locaties kerstmarkt en horeca

De vorige kerstmarkt bracht ongeveer 750.000 bezoekers naar onze binnenstad. Ook de plaatselijke horeca vaart hier wel bij. Op vraag van deze handelaars geven we hen tijdens deze editie de mogelijkheid om een winterterras uit te baten onder een aantal voorwaarden. Het gaat over de horeca van de pleinen waar chalets staan (Steenplein, Suikerrui, Grote Markt, Handschoenmarkt en Groenplaats). Het winterterras is geen uitbreiding van het bestaand terras: het speelt zich af binnen de vergunde terraszone. De plaatsing van een winterterras kan enkel in functie van het advies van de brandweer in verband met de veiligheid van het volledige evenement. Dat betekent dat het voor sommige horecazaken misschien niet mogelijk zal zijn om een terras te plaatsen, indien dit zou conflicteren met de brandweerdoorgangen van het winterevenement.

Het plaatsen van een wintertrras is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

• verkopen van voeding of drank op het terras beperken tot de openingsuren van de kerstmarkt (met 1 uitzondering op oudejaar, dan kan de verkoop op het terras tot 02.00 uur);
• plaatsen van maximaal 1 tapinstallatie of 1 toestel om voeding te bereiden;
• niets in glas serveren;
• geen muziekinstallaties op het terras;
• de verkoop van drank wordt enkel toegestaan indien het gaat om een gezinsvriendelijk aanbod (geen sterke drank buiten, wel speciale bieren, gewone bieren, gluhwein, koffies, frisdranken,...);
• esthetisch aspect: er mag enkel een beschutting geplaatst worden voor het toestel en diegene die het bedient, maar
• rekening houdende met brandweervoorschriften;
• uitsluitend beperkt tot het toestel en de bediener (niet over de rest van het terras of de bezoekers, parasols of bestaande luifels die aan het gewone terrasreglement voldoen, mogen wel);
• steeds open aan de zijde van het plein.
• alle elementen met vuur (vuurkorven, fakkels, kaarsen,…) dienen positief geadviseerd te worden door de brandweer en moeten gemeld worden bij de aanvraag.

Inplanting Suikerrui
Door de heraanleg van de Suikerrui zal er in deze straat minder plaats zijn voor chalets dan bij de voorgaande edities. Rekening houdend met de opmerkingen van de horecazaken gelegen op de Suikerrui werd gekozen om de chalets rug aan rug te plaatsen zodanig dat de verkoopsluiken van de chalets gericht staan naar de gevels van de gebouwen. Gevolg is dat omwille van veiligheidsredenen de vergunde terraszone zal ingeperkt worden tot maximum 2,40 meter diep tijdens de periode van Winter in Antwerpen (uitgezonderd horeca zaken gelegen ter hoogte van chalets 56, 55 en 54).

• maximale diepte horeca gelegen ter hoogte van 56 bedraagt 1,60 meter;
• maximale diepte horeca gelegen ter hoogte van 55 en 54  bedraagt 1,40 meter.

De plaatselijke horeca wordt in de loop van de zomer op de hoogte gebracht van de voorwaarden onder dewelke een winterterras kan geplaatst worden. Zij kunnen tot ten laatste 15 september 2012 een aanvraag indienen voor een winterterras.

De wet betreffende de controle op toekenning en de aanwending van sommige toelagen van 4 november 1983 en het stadsreglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.