2012_CBS_07325 - Organisatie, logistieke en financiële ondersteuning. - Antwerpse Gildenfeesten - Goedkeuring

De kosten voor de receptie worden geraamd op 585,00 EUR (4,50 EUR x 130 personen):

• 390,00 EUR (3,00 EUR x 130 personen) receptiewijnen besteld middels bestek 2011/767;
• 130,00 EUR (1,00 EUR x 130 personen) dranken besteld bij brouwerij De Valk;
• 65,00 EUR (0,50 EUR x 130 personen) fruitsap besteld bij Oxfam.

Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte
wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor
schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).

Via bestelbon 4005024115 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij
brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005024116 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap
bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode
wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.

Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de
uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven
naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.

De kosten van het drukwerk zijn vervat in de dagelijkse werking van het grafisch centrum.

De kosten voor het optreden van de Antwerpse stadstrommelaars worden geraamd op 446,00 EUR. Deze worden uitbetaald door de vzw Promotie stad Antwerpen.

Voor de organisatie en de uitbetaling van de deelnemende schuttersgilden werd een toelage
van 5.800,00 EUR voor vzw Den Crans voorzien in de begroting op de budgetplaats 5182500000.

Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De Antwerpse Gildenfeesten kaderen in de aloude traditie van de Antwerpse Kermisweek. Al de voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd. De schietstanden worden allemaal gecentraliseerd op de Grote Markt, met het stadhuis als achtergrond. Dit geeft het evenement de nodige uitstraling en zo heeft het publiek een duidelijk overzicht van de wedstrijden.

Vanaf 14.00 uur starten de schietwedstrijden op de Grote Markt tussen de verschillende schuttersgilden, allemaal in traditionele klederdracht. De schietstanden worden gecentraliseerd tussen de historische gevels op de Grote Markt. Voor de wedstrijden vindt er een kerkdienst plaats in de Sint-Andrieskerk. De verschillende deelnemers gaan daarna in een kleine optocht naar de Grote Markt.

De organisatoren vragen het stadsbestuur om:

• ook dit jaar de medewerking van de Antwerpse stadstrommelaars, om mee op te stappen in
  voormelde optocht, toe te zeggen, op kosten van de stad;
• ‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ een toelage te betalen van 5.800,00 EUR voor
  de organisatie en de uitbetaling van alle deelnemende schuttersgilden;
• de prijsuitreiking met bijhorende receptie in het stadhuis te laten plaatsvinden op zondag 5 augustus
  2012 vanaf 18.00 uur;
• affiches en flyers te drukken;
• enkele prijzen toe te kennen.

‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ staat zelf in voor de uitbetaling van de
deelnemende groepen en voor de verschillende kosten die gemaakt worden in functie van de organisatie
en die betaald dienen te worden aan externe, niet-stadsgerelateerde organisaties. ‘Den Crans van Aloude
Schuttersgilden Antwerpen’ bezorgt voor de uitbetaling een gedetailleerde factuur en de bewijsstukken
voor de gemaakte uitgaven aan de stad Antwerpen.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. Alle voorgaande edities werden steeds gunstig geëvalueerd.

De ontvangst kadert in de strategische doelstelling SDMC02: “door zich te profileren als een sterk merk streeft de stad naar een maximale positieve beeldvorming over Antwerpen als de meest aantrekkelijke leefomgeving voor wie er woont, werkt of op bezoek komt”, en meer bepaald de daaronder nagestreefde doelstelling ND08 ‘evaluatie, verbetering en verdere uitbouw van het relatiemanagement van de stad’. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het stedelijk reglement op de toelagen vastlegt.

Voor de aankoop van receptiewijnen werd gebruik gemaakt van bestek 2011/767, goedgekeurd door het
college van 7 oktober 2011 (jaarnummer 14231).

Voor de aankoop van fruitsap werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet van 24
december 1993 op de overheidsopdrachten, artikel 17 §2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een
onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR,
exclusief btw.