2012_CBS_12238 - Databank doortrekkersterrein. Verwerking persoonsgegevens - Aangifte bij Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer - Goedkeuring

Artikel 57, §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor opdrachten die vallen onder het begrip dagelijks bestuur.

Bij de verwerking van persoonsgegevens dient de verantwoordelijke voor de verwerking (in casu de stad, vertegenwoordigd door het college) een aantal verplichtingen na te leven.
Een van die verplichtingen is de aangifte van een verwerking van persoonsgegevens bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Een aangifte bevat niet de concrete persoonsgegevens die verwerkt worden, maar wel een omschrijving van de kenmerken van de verwerking. De verantwoordelijke voor de verwerking is verplicht om een aantal gegevens op te nemen:

• de benaming van de verwerking;
• de doeleinden;
• de categorieën van verwerkte gegevens (en dus niet de gegevens zelf);
• de eventuele wettelijke of reglementaire basis om te kunnen verwerken;
• de mogelijke ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt;
• de waarborgen die verbonden worden bij een mededeling aan derden;
• de manier waarop de betrokkenen worden verwittigd indien hun gegevens aan derden worden medegedeeld;
• de contactpersoon bij wie men terecht kan om zijn rechten uit te oefenen;
• de maatregelen genomen om de uitoefening van rechten door de betrokkene te vergemakkelijken;
• de bewaartermijn;
• de veiligheidsmaatregelen;
• de eventuele doorzending naar het buitenland.

Manuele verwerkingen moeten niet worden aangegeven en een aantal geautomatiseerde verwerkingen zijn vrijgesteld van de aangifteplicht. Deze vrijstellingen zijn terug te vinden in het uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001 en betreffen een aantal vrij courante verwerkingen, die onder meer betrekking hebben op personeelsbeheer, loonbeheer, boekhouding, ... Deze vrijstelling betekent echter niet dat de andere wettelijke bepalingen niet moeten worden nageleefd.

Aan het niet-aangeven van verwerkingen van persoonsgegevens zijn sancties verbonden zoals het betalen van een geldboete.

Voor elke aangifte dient men een bijdrage te betalen: 25,00 euro als de aangifte elektronisch gebeurt, 125,00 euro indien met het papieren formulier terugstuurt. Voor alle nieuwe aangiften die door eenzelfde verantwoordelijke voor de verwerking aan de Commissie worden verstuurd, en die hen op dezelfde postdatum bereiken, wordt een eenmalige vergoeding aangerekend.

De databank doortrekkersterrein wordt gebruikt om het beheer van het doortrekkersterrein gelegen aan de d'Herbouvillekaai mogelijk te maken. Er wordt een overeenkomst gesloten met de gebruikers van het doortrekkersterrein. In dit kader wordt informatie vergaard, bijgehouden en verwerkt.

Volgende gegevens worden geregistreerd (en bewaard):

• de aanvragen om van het terrein gebruik te maken (wie, telefoonnummer - registratiesysteem);
• welke personen in welke caravans verblijven op het doortrekkersterrein en met welke voertuigen;
• telefoonnummers nodig om betrokkenen te kunnen contacteren;
• gedurende welke periode(s) bovengenoemde gehelen verblijven op het doortrekkersterrein;
• de betalingen in het kader van de overeenkomst evenals de openstaande rekeningen;
• een historiek van wie bij een bepaald verblijf als één gezin verbleef in één of meerdere caravans

Het gaat hier over een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarop geen uitzondering van het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 van toepassing is (zie dienstnota D2011.059 van 26 april 2011).

Artikel 17 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 (Belgisch Staatsblad van 13 maart 2001) ter uitvoering van de wet van 8 december 1992.