Op 12 september 2012 diende Golazo Sports n.v., Schoebroekstraat 8, 3583 Paal - Beringen een aanvraag in voor de organisatie van de GvA Santa Run.
De GvA Santa Run is een recreatieve loop van 5 kilometer met start- en aankomstplaats aan de Waagnatie. De start wordt gegeven om 19.30 uur, de laatste loper wordt terug aan de Waagnatie verwacht om 21.00 uur. Daarna volgt er nog een prijsuitreiking in de Waagnatie. De deelnemers, allen verkleed als kerstman, betalen 15,00 euro per persoon als inschrijvingsgeld. Hiervoor krijgen ze een drankje aan de bevoorrading tijdens de loop en achteraf in de Waagnatie.
Dit jaar zal de GvA Santa Run mee worden opgenomen in de communicatie van 'Winter in Antwerpen' omwille van de brede samenwerking tussen Gazet van Antwerpen en de stad Antwerpen. Golazo Sports nv en de Gazet van Antwerpen vragen in dat kader een samenwerking met de stad Antwerpen. Voor de GvA Santa Run vragen zij aan de stad Antwerpen (bovenop de standaardbegeleiding van de organisator bij het verkrijgen van alle nodige toelatingen, politiebijstand,…):
In ruil bieden de organisatoren:
Het volgende parcours wordt gelopen:
vertrek en aankomst aan de Waagnatie (ter hoogte van Amsterdamstraat) – Rijnkaai – St. Aldegondiskaai – Hanzestedenplaats – Godefriduskaai – Zeevaartstraat – Hessenplein – Hessenbrug – Vekestraat – Grote Kauwenberg – Prinsesstraat – St. Jacobstraat – Lange Klarenstraat – Meir – Meirbrug – Eiermarkt – Groenplaats – Jan Blomstraat – Handschoenmarkt – Maalderijstraat - Grote Markt – Wisselstraat – Hofstraat – Zirkstraat – Zakstraat – Jordaenskaai – Orteliuskaai – Van Meterenkaai – Rouaansekaai - Tavernierkaai – Rijnkaai – Waagnatie Hangar 29 (ter hoogte van Amsterdamstraat)
De organisatie staat zelf in voor het verspreiden van een bewonersbrief.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2010 met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het Havenbedrijf vraagt dat een zone van 10 meter vrij wordt gehouden gemeten vanaf de waterkant, om te allen tijde de toegang tot de gemeerde schepen te vrijwaren en de hulpdiensten steeds toe te laten de kaairand te bereiken.
De aanvrager moet de nodige maatregelen treffen om het kaaioppervlak niet te bevuilen.
gunstig advies op basis van de orderbevestiging B204927verzonden op 9 november 2012 en op basis van de werknota B204428 verzonden op 18 oktober 2012.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
met standaardvoorwaarden.
Het college keurt de effectieve organisatie van de GvA Santa Run, zoals hierboven beschreven, op 22 december 2012 op Antwerps grondgebied goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college adviseert aan AG Vespa geen retributierechten aan te rekenen voor het gebruik van de terreinen aan de Waagnatie/Rijnkaai, gelet op de argumenten die in artikel 7 van het 'retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties' (gemeenteraadszitting van 14 december 2009 - jaarnummer 2125) worden gesteld.
Het college beslist kosteloze logistieke medewerking te verlenen aan dit evenement volgens het gebruiksreglement van patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (gemeenteraadsbesluit van 26 april 2010, jaarnummer 504). Het college keurt eveneens de plaatsing van 8 pagodetenten goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF | leveren en plaatsen van de materialen volgens dossier B204927 verzonden op 9 november 2012 en volgens werknota B204428 verzonden op 18 oktober 2012. |