2012_CBS_10570 - Fondsen. EFRO Doelstelling 2 - Organisatie Dag van Europa - Kennisneming

Het evenement wordt gefinancierd door het EFRO-communicatiebudget van het Agentschap Ondernemen, het EFRO-contactpunt provincie Antwerpen en het EFRO-contactpunt stad Antwerpen. Uit het communicatiebudget van het EFRO-contactpunt stad Antwerpen wordt 50.000,00 euro bijgedragen aan de totale kostprijs van het evenement. Dit communicatiebudget wordt gesubsidieerd door EFRO (50%) en door Vlaamse cofinanciering (50%). Deze 50.000,00 euro werd ingeschreven in het budget 2013.

In zitting van 13 juli 2007 keurde het college (jaarnummer 9029) de beheersovereenkomst voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) Doelstelling 2 programma 2007-2013 goed. In de beheersovereenkomst wordt de taakverdeling tussen het centraal programmasecretariaat (Agentschap Ondernemen) en het stedelijk EFRO-contactpunt van de stad Antwerpen (ingebed binnen AG VESPA) contractueel vastgelegd evenals de financiering van het stedelijk EFRO-contactpunt.

Een van de taken van het EFRO-contactpunt is het actief meewerken aan de EFRO-communicatie- en informatiestrategie ontwikkeld door het Agentschap Ondernemen. De communicatie- en informatiestrategie bevat een tweejaarlijks grootschalig EFRO-evenement naar aanleiding van de Dag van Europa. De Dag van Europa wordt in de EU-landen sinds 1985 op 9 mei gevierd om stil te staan bij het feit dat op die datum in 1950 de Franse minister Robert Schuman in een ambitieuze verklaring aangaf dat er een supranationale Europese organisatie moest worden opgericht, die later zou uitgroeien tot de Europese Unie. Op de Dag van Europa worden in Europa allerlei feestelijke activiteiten georganiseerd waarbij men de EU-instellingen meer bekendheid wil geven en het bestaan van de Europese Unie wil vieren. Het grootschalig EFRO-evenement wil Europa dichter bij de burger brengen door de EFRO-projecten onder de aandacht van het grote publiek te brengen.

Met het tweejaarlijks grootschalig evenement wil het centraal programmasecretariaat het publiek informeren over de Europese impact in Vlaanderen. De impact is vooral voelbaar/tastbaar via lopende EFRO-projecten ('Europa in je buurt'). Het is dus de bedoeling om deze projecten in de kijker te zetten.

De organisatie wordt via een beurtrol opgenomen door de provinciale contactpunten (in samenwerking met het stedelijk contactpunt indien van toepassing) onder coördinatie van het centraal programmasecretariaat. Iedere provincie komt zo 1 keer aan bod.  In 2009 werd de Dag van Europa georganiseerd door het contactpunt van de provincie Limburg. Alle EFRO-projecten in de provincie Limburg hielden toen een opendeurdag. In 2011 werd de Dag van Europa georganiseerd door het contactpunt de provincie West-Vlaanderen op 4 locaties in het centrum van Brugge. In 2013 is het de beurt aan de contactpunten van de provincie Antwerpen en de stad Antwerpen. Omdat de Dag van Europa in 2013 samenvalt met een wettelijke feestdag, wordt het evenement georganiseerd op 8 mei 2013. Er werd gekozen het evenement te laten doorgaan op een centrale plek in de stad Antwerpen.

Het bedenken van een concept en de organisatie van het evenement wordt uitbesteed. Provincie Antwerpen is de aanbestedende overheid voor de opdracht. De uitvoerder heeft als opdracht:

1. het concept voor het publiekevenement creatief uit te werken;
2. een wervingsstrategie te bedenken en hieraan een communicatiecampagne te koppelen;
3. het evenement voor te bereiden;
4. het evenement uit te voeren. Dit gebeurt in opdracht van en in nauw overleg met de organisator.

Een belangrijk onderdeel van het evenement is het in de kijker zetten van de 60 EFRO Doelstelling 2 projecten in de provincie Antwerpen en dit op een creatieve en interactieve manier. De Dag van Europa dient echter ook een feestelijke gebeurtenis te zijn. De uitvoerder is verantwoordelijk voor het uitwerken van een feestelijk en inhoudelijk interessant programma. Er wordt gemikt op een jong en geïnteresseerd publiek. De organisator verwacht van de uitvoerder een totaalvisie waarbij maximale beleving en betrokkenheid van de bezoeker gegarandeerd wordt.

De aanbesteding verliep via een onderhandelingsprocedure. Op basis van selectiecriteria werden zes kandidaten geselecteerd die een voorstel konden indienen. Op 19 september 2012 werden drie offertes ingediend. Op 24 september 2012 gingen de onderhandelingen door. De Best and Final Offers werden ingediend op 26 september 2012. Provincie Antwerpen zal de opdracht op 18 oktober 2012 gunnen aan Sylvester Productions. Het evenemententeam van de stad (bedrijfseenheid marketing en communicatie) was nauw betrokken bij de opmaak van het bestek en heeft het provinciaal en stedelijk EFRO-contactpunt begeleid bij het beoordelen van de offertes en het kiezen van de beste kandidaat. 

De grote lijnen van het voorstel van Sylvester zijn de volgende:

• locatie: park Spoor Noord (EFRO-project uit de vorige programmaperiode). Er wordt een ronde koepeltent opgesteld als centrale uitvalsbasis voor het evenement;
• voorstelling projecten: een vijftigtal projecten wordt visueel voorgesteld op grote driedimensionale pionnen die verspreid over het park opgesteld staan. Een zestal goed gekozen voorbeeldprojecten zullen fysiek aanwezig zijn door belevenisvolle stands. Er worden ludieke acts voorzien om het aanwezige publiek meer bij de projecten te betrekken. Er wordt een zoektocht / quiz doorheen het park georganiseerd met vragen over de projecten om zo bezoekers te motiveren alle projecten doorheen het park te ontdekken en om voor samenhang tussen de verschillende projecten te zorgen;
• scholen- en jongerentraject debaters contest: hier gaat een voortraject in (hoge)scholen aan vooraf. Bedoeling is een debatcompetitie van jongerenteams over een Europese stelling te organiseren. Er wordt gewerkt met voorrondes, halve finales en finale. Een professionele jury duidt de winnaar aan;
• speakers corner waarbij een aantal vooraf bepaalde sprekers maximum 5 minuten de kans krijgt een stelling met betrekking tot Europa of Europese projecten in te nemen. Het publiek kan hen wegstemmen of de volledige 5 minuten aan het woord laten;
• debat rond nog te bepalen inhoud gerelateerd aan EFRO. De sfeer van het debat dient vlot, snedig en entertainend te zijn;
• een ludieke bode leidt het debaters contest, de speakers corner en het debat in goede banen. Zogenaamde Idea-DJ's zorgen ter plekke voor de projectie van bijpassende beelden en filmpjes die de inhoudelijke standpunten moeten ondersteunen. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de twitter-feed;
• feestelijke afsluiter met optreden en acrobatie act, beide eveneens in de koepeltent.

Dit besluit is tijdelijk niet ter inzage gezien de bestendige deputatie de opdracht pas op 18 oktober 2012 zal gunnen. Na de gunning door de bestendige deputatie is dit besluit wel ter inzage.