Artikel 43 van het Gemeentedecreet stelt dat de gemeenteraad bevoegd is voor de beslissingen tot oprichting van, deelname aan of vertegenwoordiging in instellingen, verenigingen en ondernemingen.
De stad participeert in verschillende instellingen, verenigingen en ondernemingen. Deze entiteiten hebben verschillende bestuursorganen zoals een algemene vergadering en een raad van bestuur.
De gewone jaarlijkse algemene vergadering is deze die jaarlijks verplicht gehouden dient te worden, binnen de zes maanden na het sluiten van het boekjaar om de verslagen en rekeningen goed te keuren en kwijting te verlenen aan de bestuurders en zaakvoerders. Deze vergadering vindt plaats op de datum en de plaats voorzien in de statuten.
De buitengewone algemene vergadering is de benaming voor elke andere algemene vergadering dan de gewone. In de praktijk gaat het voornamelijk over de vergadering die beslist om de statuten te wijzigen.
De bijzondere algemene vergadering is de vergadering die gehouden wordt met als doel rechten toe te kennen aan derden die invloed hebben op het vermogen van de vennootschap wanneer de uitoefening van deze rechten afhankelijk is van het uitbrengen van een openbaar overnamebod op de aandelen of de verandering van de controle op de vennootschap.
Er worden afgevaardigden aangeduid die namens de stad in de bestuursorganen zetelen, en dit voor de volledige duurtijd van de legislatuur.
Volgende werkwijze wordt voorgesteld met betrekking tot de algemene vergadering voor alle entiteiten, met uitzondering van de intercommunales:
| Gewone jaarlijkse algemene vergadering | Buitengewone of bijzondere algemene vergadering |
| De uitnodiging voor de vergadering komt binnen via vip14 bij bestuurszaken/stadsbreedbeheer/stadsbreed secretariaat. | De uitnodiging voor de vergadering komt binnen via vip14 bij bestuurszaken/stadsbreedbeheer/stadsbreed secretariaat. |
| Het stadsbreed secretariaat vraagt de aangeduide afgevaardigde of hij/zij aanwezig kan zijn. | Het stadsbreed secretariaat vraagt de aangeduide afgevaardigde of hij/zij aanwezig kan zijn. |
| Als de bevoegde afgevaardigde aanwezig kan zijn maakt het stadsbreed secretariaat een volmacht op voor de afgevaardigde. | Als de bevoegde afgevaardigde aanwezig kan zijn maakt het stadsbreed secretariaat een volmacht op voor de afgevaardigde. |
| Kan de bevoegde afgevaardigde niet aanwezig zijn, zoekt het stadsbreed secretariaat een vervanger. | Kan de bevoegde afgevaardigde niet aanwezig zijn, zoekt het stadsbreed secretariaat een vervanger. |
| Als een vervanger aanwezig kan zijn, maakt het stadsbreed secretariaat een volmacht op voor de vervanger. | Als een vervanger aanwezig kan zijn, maakt het stadsbreed secretariaat een volmacht op voor de vervanger. |
| Voor sommige verenigingen staat in hun statuten vermeld dat de afvaardiging naar de gewone jaarlijkse algemene vergadering geagendeerd moet worden via collegebesluit. Voor deze verenigingen wordt een besluit opgesteld door het stadsbreed secretariaat zoals voor de buitengewone/bijzondere vergaderingen. | In geval van een buitengewone of bijzondere algemene vergadering dient een collegebesluit te worden opgesteld, waarin wordt kennisgenomen van de aanwezige afgevaardigde en de agendapunten, en het stemgedrag voor de afgevaardigde wordt goedgekeurd. |
|
Wanneer er na rondvraag bij de aangeduide afgevaardigde en de mogelijke vervangers niemand gevonden werd om aanwezig te zijn op de vergadering dient er een verontschuldiging opgesteld te worden voor de vereniging. |
|
Om een afvaardiging tijdig en correct te garanderen is het nodig om een werkwijze voor gewone jaarlijkse en buitengewone/bijzondere algemene vergaderingen vast te leggen.
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
De gemeenteraad keurt de bovenstaande werkwijze, inzake de afvaardigingen naar de gewone jaarlijkse en buitengewone/bijzondere algemene vergaderingen goed.