In het kader van de heraanleg van het openbaar domein startte de dienst stadsontwikkeling/onroerend erfgoed/archeologie op 20 april 2012 in het voormalig plantsoen op de Suikerrui met een onderzoek naar de resten van het oude stadhuis. Op 27 april 2012 (jaarnummer 4358) besloot het college om de termijn van de archeologische opgraving te verlengen met een maand en de site publiek te ontsluiten tot het einde van het bouwverlof. Het college besloot eveneens om op de gelijkvloerse verdieping van het stadhuis een tentoonstelling op te zetten rond de vondsten van het archeologisch onderzoek in combinatie met het bouwhistorisch onderzoek van het oude stadhuis. De tentoonstelling opende op 15 juni 2012. Ook werd een loopbrug aangelegd over het opgravingsterrein voor bezichtiging, en werden elke vrijdag gratis gegidste rondleidingen op het terrein aangeboden. Op de werfhekken waren signalisatieborden aangebracht die de weg wezen naar de tentoonstelling.
Na het einde van het bouwverlof werd, zoals gepland, de heraanleg van de Suikerrui verder afgewerkt. De loopbrug werd afgebroken op 30 juli 2012 en het opgravingsterrein werd dichtgemaakt. Door het weghalen van de werfhekken zijn er geen wegwijzers meer naar de tentoonstelling. Daarom is aan de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestelijkheden gevraagd om een sandwichbord te plaatsen naast de ingang van het stadhuis op de Suikerrui. Het bord werd geplaatst op 22 augustus 2012. De uitleentermijn voor dergelijk materiaal is door de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestelijkheden vastgesteld op vier weken.
Door de dienst bestuurszaken werd gevraagd om de tentoonstelling, die oorspronkelijk einde augustus zou aflopen, te verlengen tot einde december 2012. De uitleentermijn van maximum vier weken, zoals voorzien in het uitleenreglement van de de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestelijkheden onder artikel 10.1, wordt hierbij overschreden.
De tentoonstelling over de geschiedenis van het oude stadhuis en het bouwblok 'De Teerling' kent veel belangstelling van zowel inwoners als stadsbezoekers. Tijdens de archeologische opgravingen waren wegwijzers naar de tentoonstelling aangebracht op de werfhekken. Inmiddels is het onderzoek beëindigd en het archeologisch terrein dichtgelegd, waardoor er op het openbaar domein geen verwijzing meer is naar de tentoonstelling. Via de dienst toerisme wordt de tentoonstelling verder bekend gemaakt. Voor het onthaal van toekomstige bezoekers is het aangewezen om een signalisatiebord op het openbaar domein te plaatsen bij de ingang van het stadhuis aan de Suikerrui, zolang de tentoonstelling loopt. De periode voor ontlening van het sandwichbord dient verlengd te worden van vier weken naar negentien weken.
De gemeenteraad keurde op 26 april 2010 (jaarnummer 504) het nieuwe gebruiksreglement betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen goed.
PO/BOF geeft op 31 juli 2012 gunstig advies op basis van de orderbevestiging B203135 (Archeologietentoonstelling Suikerrui in stadhuis).
Het college beslist de uitleentermijn van het sandwichbord op de Suikerrui aan de ingang van het stadhuis te verlengen van vier weken naar negentien weken. De einddatum van de uitleentermijn wordt verplaatst van 19 september 2012 naar 28 december 2012.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SW/OE/A | de plaatsing en ophaling van een sandwichbord aan de ingang van het stadhuis op de Suikerrui te coördineren voor de periode 22 augustus 2012 tot en met 28 december 2012 |