Het evenement wordt georganiseerd via de vzw Promotie Stad Antwerpen. Het evenement is voorzien in de jaarplanning en de begroting van de vzw.
Het college keurde in zitting van 14 december 2012 (jaarnummer 12937) het basisconcept voor het evenement Cinema Valentijn goed. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
Op donderdag 14 februari 2013 wordt de luifel van het Theaterplein omgetoverd tot Cinema Valentijn, een gratis evenement met een filmvertoning, een winterbistro en randanimatie.
De avond ziet er als volgt uit:
| UUR | PROGRAMMA |
| 17.00 uur | opening winterbistro |
| 18.45 uur | inleiding film 'Brasserie Romantiek' door de cast |
| 19.00 uur | filmvertoning 'Brasserie Romantiek' |
| 21.00 uur | slows met Only The Lonelies |
| 23.00 uur | einde |
Centraal onder de luifel wordt een cinematoren met 4 grote schermen geplaatst. Het publiek kan plaatsnemen in verschillende zitsferen, er worden 1.700 zitplaatsen voorzien. De winterbistro en de centrale bar zijn doorlopend geopend. Voor en na de film worden de grote schermen benut met Antwerpse sfeerbeelden, een twitterwall en foto's die gelijktijdig op het evenement genomen worden. De site wordt sfeervol verlicht en gezellig aangekleed. Er worden fleecedekentjes met het A-logo verkocht en aan de A-kaartzuil kan men punten sparen en verzilveren.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het college keurt de effectieve organisatie van Cinema Valentijn, zoals hierboven beschreven, op donderdag 14 februari 2013 op het Theaterplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| MC/EFP |
Om de algemene coördinatie van het evenement te voorzien. |
| PO/L/BOF |
Om logistieke ondersteuning te voorzien volgens bonnummer B205619. |
| SB/SR/BIT |
Om afvalcontainers te leveren en om de site proper te maken na afloop van het evenement. |
| SW/O&U/UIT |
Om de verlichting van de luifel te doven tijdens het evenement. |