2012_GR_01203 - Budgethouderschap - Jaarlijkse rapportering. 2011 - Kennisneming

Volgens het Gemeentedecreet artikel 167 rapporteert de secretaris minstens éénmaal per jaar aan het college over de uitvoering van het budgethouderschap. De met budgethouderschap belastte personeelsleden rapporteren minstens éénmaal per jaar aan de gemeentesecretaris over de uitvoering van hun budgethouderschap.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 168 rapporteert het college eenmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van het budgethouderschap.

De gemeenteraad nam op 22 september 2008 (jaarnummer 1585) kennis van de gewijzigde delegatie van het budgethouderschap: “Het college beslist om met ingang van 1 oktober 2007 de stadssecretaris aan te stellen als budgethouder voor de bestellingen gewone dienst onder  5.500 EUR (exclusief btw) en alle meerkosten op zulke bestellingen die de 10% niet overschrijden, met de bedoeling om dit budgethouderschap verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs, de bestuurscoördinatoren van de districten en de directeurs van de onafhankelijke diensten.
Dit geldt niet voor de bestellingen op de kredietcodes die aan AG VESPA zijn toegewezen. Daarvoor blijft het college budgethouder.”

Met het delegatiebesluit van de stadssecretaris van 19 februari 2009 (jaarnummer 448) werd de regeling van het budgethouderschap aangepast aan de nieuwe organisatie.
Het budgethouderschap werd ook in de mandaatopdrachten van de bedrijfsdirecteurs en de bestuurscoördinatoren district ingeschreven.

Op 12 juni 2009 besliste het college (jaarnummer 7882) dat de secretaris wordt aangesteld als budgethouder voor de museale inrichting van het MAS, voor een totaal bedrag van 4.420.000 EUR.

De secretaris besliste op 18 juni 2009 (jaarnummer 1693) om dit budgethouderschap verder te delegeren naar de bedrijfsdirecteur cultuur, sport & jeugd en, in zijn afwezigheid, de bestuurscoördinator-directeur cultuur, sport & jeugd/Musea en Erfgoed Antwerpen.

Op 27 augustus 2010 besliste het college (jaarnummer 10517) om het maximumbedrag voor het budgethouderschap voor de museale inrichting van het MAS te verhogen met 900.000 EUR.

De secretaris delegeerde op 2 september 2010 (jaarnummer 2347) deze verhoging naar de bedrijfsdirecteur cultuur, sport & jeugd en, in zijn afwezigheid, de bestuurscoördinator-directeur cultuur, sport & jeugd/musea en erfgoed Antwerpen.

Bestelbons 2011

De delegatie van het budgethouderschap houdt concreet in dat bestelbons voor bestellingen onder de 5.500 EUR voor het exploitatiebudget door de gedelegeerde budgethouders worden goedgekeurd. Voor alle andere bestellingen is een goedkeuring door het college als hoofdbudgethouder vereist.

In het bedrag waarvoor het college als budgethouder is opgetreden zitten ook de toelagen en de dotaties aan  districten, politie en OCMW. In het totaalbedrag zijn aflossingen van leningen en de lonen niet mee opgenomen. Hiervoor is geen afzonderlijke goedkeuring door het college meer vereist na goedkeuring van het budget door de gemeenteraad.

Tabel 1 geeft het overzicht van de bestelbons 2011 onder de verantwoordelijkheid van bijhorende budgethouder.

Tabel 1:

Facturen 2011

De delegatie van budgethouderschap houdt in dat wanneer een bestelbon is goedgekeurd door een gedelegeerd budgethouder, de bijhorende factuur door diezelfde budgethouder goedgekeurd wordt, voor zover deze facturen geen meerkosten van meer dan 10% met zich meebrengen.

Op basis van het collegebesluit van 8 oktober 2010 (jaarnummer 12307) verleent het college zijn goedkeuring als budgethouder van de facturen waarvoor 2- en 3-way matching optreedt.  De facturen die volgens dit principe zijn goedgekeurd, zitten vervat in de lijn van budgethouder college.

Tabel 2 geeft het overzicht van de facturen 2011 onder de verantwoordelijkheid van de bijhorende budgethouder.

Tabel 2:

Budgethouderschap MAS
Het budgethouderschap voor de museale inrichting van het MAS is beperkt tot een maximaal te besteden bedrag van 5.320.000 EUR.

De budgethouder heeft in 2011:

• 4 bestellingen goedgekeurd voor een bedrag van 375.896,33 EUR;
• 25 facturen goedgekeurd voor een bedrag van 4.542.118,63 EUR.

Volgens artikel 158 van het Gemeentedecreet is budgethouderschap de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is om bepaalde doelstellingen te realiseren. Budget omvat in dit kader meer dan geldelijke middelen. Het gaat onder andere over het gebruik van een gebouw, materieel, beroep kunnen doen op competent personeel en dergelijke.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 159 § 1 is het (districts)college hoofdbudgethouder. Dit betekent dat het budgethouder is voor alle gevallen die niet specifiek aan een ander orgaan / personeelslid zijn toegewezen.

De budgethouder (Gemeentedecreet artikel 159 §2) is persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hem gedelegeerde budgethouderschap, dat de normale aansprakelijkheidsregeling volgt.

De budgethouder (Gemeentedecreet artikel 160 §1) gaat de verbintenissen aan overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert, in voorkomend geval, binnen de perken van de delegatie, de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdracht toe en keurt de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget.