2012_CBS_07023 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Feest van de Vlaamse Gemeenschap op 11 juli 2012 Grote Markt - Goedkeuring

Er werd aan Salons De Boeck, B&B Catering en De Loberge gevraagd een offerte op te stellen voor alle catering op 11 juli, dit houdt in: een koffietafel en broodjesreceptie op het Schoonselhof en de catering voor artiesten en medewerkers op de Grote Markt. Gezien Salons De Boeck de meest volledige offerte heeft ingediend tegen de beste prijs werd er voor deze firma geopteerd.

Er werd aan bloemen Primavera, X-services en Tom De Groote een offerte gevraagd voor het leveren van kransen voorzien van linten met opdruk en bloementuilen. Bloemen Primavera is de voordeligste en voldoet aan alle door de stad Antwerpen gestelde eisen.

Genootschap van Ostaijen vzw is een unieke leverancier. Via hen werden er contacten gelegd met Ben Sluijs en Tom Van Bauwel voor het verzorgen van het muzikale intermezzo tijdens de receptie op het Schoonselhof en met de gidsen die de wandeling op het Schoonselhof verzorgen. Ben Sluijs wordt uitbetaald via SMartBE en Tom Van Bauwel via Ritmo Art.

Er werd een offerte gevraagd aan Bim Outdoor, Intertent en AWE feestverhuur voor het plaatsen van een transparante tent als receptielocatie op het Schoonselhof. Bim Outdoor is de enige die een offerte indiende.

Er werd een offerte gevraagd aan Event Solutions bvba, Partydeals en Expo Rent nv voor het huren van meubilair op de receptielocatie Schoonselhof. Event Solutions bvba is de goedkoopste.

Voor het podium werd een offerte gevraagd aan ASE, Mobilestage bvba en Gigant Stage Builders Belgium. Gigant Stage Builders Belgium is de enige die aan vooropgestelde eisen kan voldoen.

Voor het plaatsen van theaterdoeken langs de zijkanten van het podium werd een offerte gevraagd aan Showtex Belgium nv, All-Areas Rental & Sales bv en Stonekraft. Showtex Belgium nv is de enige die het gevraagde materiaal kan leveren.

Voor het leveren van een roll-up scherm en projector werd een offerte gevraagd aan LL Stage Service bvba, Phlippo Showlights en DDA Sound & Light. LL Stage Service bvba is de enige die het gevraagde materiaal kan leveren.

Er werd per mail een offerte gevraagd aan het EHBO Team Vlaanderen, het Rode Kruis en FalckAmbuce. EHBO Team Vlaanderen diende de goedkoopste offerte in.

Voor de toiletten werd een offerte gevraagd aan Nimarent, Van Langenhoven en Vabo-Rent bvba De Roo-Devos. Vabo-Rent  bvba De Roo-Devos is de goedkoopste leverancier.

To-B-Seen is de veiligheidscoördinator voor de 11-juliviering, met deze leverancier is een raamcontract afgesloten.

Naar jaarlijkse gewoonte wordt het Korps der Stadstrommelaars ingezet tijdens de herdenkingsplechtigheid op het Schoonselhof. Het betreft een unieke leverancier. De financiële gevolgen zijn voor de vzw Promotie Stad Antwerpen.

Voor de barbecue werd er offerte gevraagd aan Slagerij Thyssen, Geert Groffen, Party Services en Nomade. Slagerij Thyssen had de meest volledige offerte en beste aanbod prijs/kwaliteit. 

Sabam is een unieke leverancier.

Voor parkeerplaatsen voor de artiesten en medewerkers van De Muziekfaktorij vzw werden parkeerplaatsen gereserveerd bij Interparking Grote Markt, een unieke leverancier omwille van de locatie.  

De Muziekfaktorij vzw is een unieke leverancier voor de stad omwille van het concept dat valt onder het artistieke specificiteit in de zin van artikel 17, §2, 1°, f) WOO.

SignUp vzw is een unieke leverancier.

Het college nam in zitting van 15 juni 2012, jaarnummer 06177, kennis van het ochtend-, kinder-, en avondprogramma van de 11-juliviering op de Grote Markt op 11 juli 2012. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om het evenement verder uit te werken.

Hieronder een opsomming van de drie verschillende programma onderdelen van het Feest van de Vlaamse Gemeenschap.

Ochtendprogramma: Van Ostaijen en zijn tijdsgenoten

Dit jaar staan zowel de dichter en Antwerpenaar Paul van Ostaijen als de begraafplaats het Schoonselhof centraal tijdens het culturele programma 'Van Ostaijen en zijn tijdsgenoten'. De rondleiding start met de historiek van het Schoonselhof, de grafkunst en de symboliek. Daarna volgt het bezoek aan de laatste rustplaats van Paul van Ostaijen op het ereperk met kransneerleggingen en een woordje door de gastspreker Jean Emile Driessens. De wandeling vindt plaats onder leiding van ervaren gidsen. Vervolgens start de receptie achter het kasteeltje met een muzikaal intermezzo door Tom Van Bauwel en Ben Sluijs.

Overzicht ochtendprogramma

Kinderprogramma: Jukebox voor kids

Vanaf 17.00 uur start het kinderprogramma op de Grote Markt. De Muziekfaktorij vzw brengt een generatieoverschrijdend, op maat gemaakt project gebaseerd op het muziekprogramma Jukebox 2000. Drie zangers/presentatoren brengen samen met enkele gastmuzikanten en een live band een gevarieerd repertoire van Nederlandstalige liedjes die kinderen aanspreken. Via een Ipad en Apple TV worden de 50 liedjes geprojecteerd op het scherm.

Avondprogramma: Jukebox 2000 en barbeque

Vervolgens vindt een grote barbecue plaats op de Grote Markt. Er worden 1.000 porties gebakken, die verkocht zullen worden aan 5,00 EUR per stuk. Een portie omvat 3 stukken vlees of vegetarisch alternatief, aardappelsalade, pastasalade, groentjes en sauzen. De Grote Markt wordt gezellig aangekleed, er worden picknicktafels en partytafels voorzien.

Voor de verdeling van dranken wordt er beroep gedaan op de horeca uitbaters van de Grote Markt. Enerzijds zullen enkele van hen een toog op hun eigen terras voorzien. Anderzijds zal de vereniging vzw Hopla (horeca uitbaters Grote Markt) de 'centrale tap' verzorgen. Deze wordt opgesteld naast Brabo. Er wordt aan alle horeca uitbaters van de Grote Markt nadrukkelijk gevraagd om op het volksfeest geen dranken in glas te schenken.

Het hoogtepunt van de avondviering wordt een groots concert: Jukebox 2000. Voor de allerlaatste keer gaat De Muziekfaktorij vzw met hun levende jukebox op pad. De drie vaste presenatoren Lucas van den Eynde, Nele Bauwens en Tine Embrechts brengen samen met enkele gastmuzikanten een verrassende keuze uit 100 Nederlandstalige liedjes. Het publiek kan vooraf beslissen wat ze willen horen tijdens deze voorstelling door te stemmen via de website. Het decor op het podium zal er uitzien als een grote jukebox, op lichtkranten worden de 100 liedjes getoond en de zijkanten van het podium worden gedecoreerd met grote, rode veloursdoeken zodat het podium er uitziet als een oude theaterzaal.

Overzicht avondprogramma:

 De evenementensite

“De Muziekfaktorij vzw” staat in voor het artistieke luik, geluid en belichting.
De catering en de kleedkamers zijn voorzien in het stadhuis. Naast het podium wordt een kleine backstage voorzien. Voor doven en slechthorenden zal er een ringleiding worden gelegd en het concert zal simultaan getolkt worden door doventolken op het podium. Er wordt een aangepaste plaats voorzien voor mensen met een beperking.

Opbouw/afbouw
De opbouw van het evenement start op dinsdag 10 juli 2011. De site wordt daags na het evenement, op donderdag 12 juli 2011 weer volledig vrij gemaakt.

Communicatie

Om het volledige programma van de 11-juliviering bekend te maken opteert de stad Antwerpen er voor om een profilerende campagne te organiseren die aansluit bij de sfeer van het evenement. De bedrijfseenheid marketing & communicatie werkte in samenwerking met Zenith Optimedia een overkoepelend mediaplan uit. Het kostenoverzicht ziet er als volgt uit:

Dit evenement past in het kader van het bestuursakkoord van 2007-2012:
“Grote en kleinere evenementen brengen vaak heel verschillende mensen samen en versterken het samenhorigheidsgevoel in de stad. Ze dragen bij aan de uitstraling van Antwerpen en brengen extra bezoekers naar de stad. Daarom wil het stadsbestuur zoveel mogelijk evenementen op het openbare domein. Dit bij voorkeur gratis voor de bezoekers.”

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaars.

Net zoals bij andere grote stadsevenementen zal er dit jaar opnieuw met vrijwilligers gewerkt worden. Zij zullen instaan voor het uitdelen van de tekstboekjes voor het meezingconcert, toezicht houden op de Grote Markt en tafels en stoelen opruimen aan het einde van het evenement. Naar analogie met het Bollekesfeest en Feest in 't stad wordt er voorgesteld om de contracten van de vrijwilligers af te handelen via de vzw Promotie Stad Antwerpen.

In toepassing van artikel 7, §1 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

In toepassing van het artikel 17, §2, 1° a, van de wet van 24 december 1993 zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde) het bij koninklijk besluit van 20 juli 2000 vastgestelde bedrag van 67 000 EUR, niet overschrijdt.

Artikel 17, § 2, 1°, f) van de wet van 24 december 1993 bepaalt dat de werken, leveringen of diensten die wegens hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de bescherming van exclusieve rechten slechts aan een bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden toevertrouwd, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.