2012_CBS_07020 - Organisatie, logistieke ondersteuning en communicatie - Cycle Chic Fietsevent - Goedkeuring

Voor de creatie van de campagne werd gebruikgemaakt van bestek 2010/0109, goedgekeurd door het college op 3 december 2010 (jaarnummer 14990). Met besluit van 17 februari 2012 (jaarnummer 01554) keurde het college goed dat via bestelbon 4005028089 een bedrag van 400.000,00 EUR werd vastgelegd op LDV United voor de opmaak en implementatie van een strategisch marketing en communicatieplan voor 2012. De creatie van deze campagne maakt onderdeel uit van deze vastlegging.

Voor de aankoop van mediaruimte bij Zenith Optimedia werd gebruik gemaakt van bestek 2010/0237, goedgekeurd door het college op 21 januari 2011 (jaarnummer 449).

De totale kostprijs van 57.326,99 EUR wordt verrekend via de begroting van de bedrijfseenheid marketing & communicatie.

Het college nam in zitting van 25 mei 2012 (jaarnummer 04748) kennis van het strategisch marketing- en communicatieplan in verband met de zomercampagne. In dit collegebesluit werd voorgesteld om tijdens de zomermaanden extra aandacht te besteden aan alles wat met fietsen te maken heeft.

Deze campagne wordt ondersteund door de fietshappening 'Cycle Chic Fietsevent' op 15 juli 2012 op de Grote Markt en Suikerrui. De organisatie hiervan werd aan een externe organisatie uitbesteedt. Het evenement start om 14.00 uur en eindigt om 18.00 uur. De opbouw voor dit evenement start op zaterdag 14 juli 2012 en kan mogelijk verder gezet worden tijdens de nacht van zaterdag 14 op zondag 15 juli 2012. De afbraak gebeurt op 15 juli 2012, onmiddellijk na het evenement.

Met dit evenement wil de stad Antwerpen de positieve fietscultuur in de stad in de verf zetten en de fietsers in de stad letterlijk in de kijker zetten. De fiets is dezer tijden steeds meer een hip vervoersmiddel, veel fietsers zijn oprecht trots op hun mooie fiets en willen dit graag tonen.

Inhoud evenement
Het evenement bestaat uit het volgende onderdelen: 

• een Cycle Chic fietsmodeshow op een catwalk op de Grote Markt, rond Brabo. Deze catwalk gaat over in een rode loper en loopt verder op de Suikerrui;
• een 'pimp-your-bike-tent' waar mensen de mogelijkheid krijgen om hun fietsen te personaliseren en te restylen;
• een fotograaf neemt foto's van fietsers die de catwalk betreden. Bezoekers krijgen deze foto gratis mee;
• een fototentoonstelling van trotse Antwerpse fietsers in de stadswinkel;
• er is kindergrime aanwezig.

Op voorhand gekozen Antwerpenaren doen mee aan de fietsmodeshow. Ze komen op de catwalk vanuit de ingang van het stadhuis, rijden rond Brabo, om vervolgens langs de Suikerrui de stad in te fietsen. Een fietsspektakel dat twee keer per namiddag tweedehandsmode, hippe fietsen en Antwerpenaren toont. Cycle Chic Belgium ging hiervoor een samenwerking aan met tweedehandswinkels in het district Antwerpen.

Op de 'Pimp Your Bike-stand' naast de catwalk staat een team klaar om je fiets te versieren. Met allerlei ‘pimpmateriaal’ kan je jouw fiets helemaal gratis restylen. Er zijn gratis gadgets om je fiets helemaal aan te kleden. En wanneer er geen modeshow is, kan iedereen met zijn ‘gepimpte’ fiets de rode loper op om zich te laten fotograferen door een professionele fotograaf. Deze foto krijgt iedereen ook gratis mee naar huis.

Voor dit evenement is de stad een samenwerking aangegaan met Belgium Cycle Chic. Vanuit Bond Beter leefmilieu staan zij voor de promotie van de positieve fietscultuur. Zij staan in voor de organisatie van de castings van de modellen en de modeshow zelf. Het evenementenbureau Megaluna verzorgt de volledige logistieke organisatie van het evenement, inclusief de ‘pimp your bike-corner’ en de fotostand.
Er worden die namiddag ook twee gratis speciaal voor dit evenement 'gepimpte' fietsen weggegeven aan de aanwezigen.

Voor de modeshow wordt gebruik gemaakt van de beschikbare lege ruimtes op het gelijkvloers van het stadhuis. De modeshow zal ook starten vanuit de hoofdingang van het stadhuis. Dit is afgestemd met de bedrijfseenheid bestuurszaken.
De opbouw en afbraak van dit evenement gebeurt op de dag zelf.

Communicatie over het evenement

De communicatie over dit evenement wordt gecoördineerd en gefinancierd door de bedrijfseenheid marketing & communicatie.

Doelgroepen
- inwoners van de stad Antwerpen;
- specifiek: extra aandacht voor jongeren/studenten (18 tot 30 jaar oud), vriendengroepen en gezinnen.

Campagnebeeld en –slogan
De bedrijfseenheid marketing & communicatie werkte samen met LDV United een campagnebeeld uit op basis van een foto van een ‘gepimpte' fiets op een rode loper op de Grote Markt.
De campagne roept op om naar het evenement te komen met de boodschap: “Fiets mee in stijl”.

Communicatieplan
Ter promotie van de Cycle Chic Fietsmodeshow op 15 juli 2012 vult de stad Antwerpen haar eigen communicatiekanalen aan met een mediaplan uitgewerkt door het mediabureau ZenithOptimedia.
Dit resulteert in volgend communicatieplan:

Stedelijke kanalen:

- de Nieuwe Antwerpenaar 1 juli 2012:
  in De Nieuwe Antwerpenaar van 1 juli 2012 krijgt het evenement de nodige aandacht in de zomerkalender;

- e-mailing van de A-kaart:
  op Cycle Chic kunnen A-kaartpunten gespaard worden in de stadswinkel. Het A-kaartteam stuurt hierover begin  juli 2012 een mailing naar A-kaarthouders;

- personeelsblad Antenne:
  het Cycle Chic evenement wordt beschreven in het personeelsblad Antenne van juli 2012;

- persberichten:
  de persredactie kondigt het evenement aan in aanloop naar 15 juli 2012;

- affiches in de STIP verspreiding van de stad vanaf 30 juni 2012.

Aanvullend mediaplan Zenith Optimedia:
- affichage in Antwerpen van 2 juli 2012 tot 16 juli 2012 (Agrafa outdoor affichage op formaat B1 en A2 en Agrafa horeca en winkels op formaat A2, Rapid op formaat A2);
- spicymotion mobiele affichage achter elektrische fietsen op 7, 11 en 14 juli 2012. Er zal een elektrische fiets door de stad rijden met een affiche-pancarte achter zich;
- facebook advertentie van 25 juni 2012 tot 15 juli 2012 die moet toeleiden naar het Facebook-event over de fietsmodeshow.

Dit evenement past in het kader van het bestuursakkoord van 2007-2012: "Grote en kleinere evenementen brengen vaak heel verschillende mensen samen en versterken het samenhorigheidsgevoel in de stad. Ze dragen bij aan de uitstraling van Antwerpen en brengen extra bezoekers naar de stad. Daarom wil het stadsbestuur zoveel mogelijk evenementen op het openbare domein. Dit bij voorkeur gratis voor de bezoekers."

De Cycle Chic Fietsmodeshow is volledig gratis en heeft een open karakter. De stad nodigt elke Antwerpenaar uit om naar een modeshow te komen kijken met op de catwalk gewone Antwerpenaren met hun fiets. Elke passant op het evenement kan gratis zijn fiets laten pimpen en daarna ook de catwalk op. Een professionele fotograaf neemt hiervan een foto, die je op hetzelfde moment gratis in de stadswinkel kan ophalen.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet op de overheidsopdrachten van 24 december 1993, artikel 17 § 2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR exclusief btw en dit is het geval voor de organisatie van het evenement, de fotografie en het drukwerk.

Artikel 17, § 2, 1°, f) van de wet van 24 december 1993 bepaalt dat de werken, leveringen of diensten die wegens hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de bescherming van exclusieve rechten slechts aan een bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden toevertrouwd, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure. Dit is het geval voor de castings en de modeshow en de kunstenaar die de fietsen zal 'pimpen'.