2012_CBS_07152 - Correctiebestelling - regularisatie ondergeraamde bestelbon - Aanleg grasvelden - bvba Kennes - Middelheimpark - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 57§3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur. Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni  2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 §2, 10° van het gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

De bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud heeft een onderhandelingsprocedure gevoerd voor aanleg van grasvelden in het Middelheimpark. De firma bvba Kennes is de gunstigste regelmatige inschrijver.
Correctiebon wordt opgemaakt aanvullend op bestelbonnummer 4005034310.
De financieel beheerder is akkoord dat de meerwerken uitgevoerd worden bij hoogdringendheid.

In kader van Middelheim 2012 werden een aantal werken uitgevoerd in Hortiflora. Eén van de werken die moesten worden uitgevoerd is de aanleg en of heraanleg van de grasvelden rond de nieuwe kunstwerken en installaties (Bidon Bleue).
Voor deze werken werd een opdracht uitgeschreven. Er werden 4 firma’s aangeschreven. 3 firma’s dienden een offerte in. De opdracht werd toegewezen aan de goedkoopste regelmatige inschrijver, F. Kennes bvba, Ulicotenseweg 66, 2328 Hoogstraten voor een totaalbedrag 24.653,75 EUR incl btw. Collegebesluit 2012_CBS_04109. Bestelbon 4005034310.
Door onvoorziene omstandigheden moesten de werken worden bijgestuurd, wat een verhoging van de kostprijs tot gevolg had:
er werd aanvankelijk prijs gevraagd om een gedeelte in te zaaien en een gedeelte aan te leggen met grasmatten of rolgazon.
Ter voorbereiding werd het terrein weken voor de heraanleg gefreesd door de aannemer. Door de aanhoudende regen in mei en de gesteldheid van het terrein was het onmogelijk geworden om de grondvoorbereiding af te werken en om het terrein in te zaaien. Het was immers onmogelijk om het terrein te betreden met machines zonder gebruik te maken van rijplaten. Dit maakte verdere grondbewerking en inzaaien onmogelijk. Bovendien stonden delen van het terrein onder water of waren zeer drassig, wat de kieming en groei van gras verhinderde. Bijgevolg kon er met de aanvankelijk voorziene technieken geen betreedbaar gras worden aangelegd op het bewuste perceel rond het kunstwerk ‘Bidon Bleue’. Dit perceel was de centrale locatie bij de feestelijke opening van de uitbreiding van het Middelheimmuseum op 26 mei 2012. Er werden enkele duizenden genodigden verwacht.
Daarom moest er noodgedwongen gekozen worden om de volledige oppervlakte te voorzien van dikkere grasmatten, met een aangepaste grondvoorbereiding (bezanden) en met gebruik van aangepaste machines. Zo werd het gebruik van vloerplaten bij uitvoering onvermijdelijk.
Op basis van de offerte van F. Kennes bvba werd de berekening gemaakt van de meerkost. De nieuwe (totale) uitvoeringskost werd geraamd op 56.640,00 EUR + btw. Hiervoor werd schriftelijk akkoord van de aannemer bokomen. De eenheidsprijzen in de nieuwe offerte waren gelijk aan de eenheidsprijzen in de aanvankelijke offerte. Er was een beperkte hogere eenheidsprijs voor een dikkere grasmat en voor het bezanden werd een extra eenheidsprijs opgegeven. Deze prijzen werden onderzocht en waren marktconform en zelfs zeer scherp.
De reglementering op overheidsopdrachten bleef gerespecteerd. Op 10 mei 2012 heeft de financieel beheerder per e-mail goedkeuring gegeven om deze uitzonderingsprocedure toe te passen om voorwaarde dat een correctiebestelling wordt voorgelegd aan het college ter goedkeuring.
Voor de meerkost is correctiebon 4105012251 opgemaakt.