2012_CBS_11760 - Sportevenementen 2012 - Tennis. Kim's Thank You Games (Diamond Games) - Goedkeuring

De geraamde uitgaven voor dit evenement bedragen 25.000,00 EUR toelage van de vzw Antwerpen Sportstad.

In 2002 werd het prestigieus WTA-tennistornooi 'Proximus Diamond Games Antwerp' voor de eerste maal georganiseerd in het Sportpaleis.  Het werd een succesvol topsportevenement met een belangrijke meerwaarde voor de stad Antwerpen. In 2009 werd het evenement in een nieuw kleedje gestoken. De wedstrijden werden in één dag afgehandeld en het tornooi werd een demonstratietornooi.

De Diamond Games, de jaarlijkse Belgische afsluiter van het tennisseizoen in het Antwerpse Sportpaleis, worden dit jaar de 'Kim's Thank You Games' en vinden plaats op woensdag 12 december 2012 in het Sportpaleis. Kim Clijsters zal er, voor eigen publiek, definitief afscheid nemen van het tennis. Haar laatste officiële tornooi speelde Kim dit jaar tijdens de US Open. Kim's Thank You Games zullen helemaal in het teken staan van dat afscheid, met een feestelijk programma dat een mix is tussen sport en entertainment.

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 25.000,00 EUR in ruil voor de nodige return (logovermelding, zichtbaarheid in de zaal en beschikbaarheid tickets).

De organisatie vraagt bijkomend volgende ondersteuning:

• bekendmaken van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen;
• gratis ter beschikking stellen van de beschikbare sierplanten.

De Kim's Thank You Games is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return:

• opname van het logo van de stad Antwerpen in alle publicaties en communicatie;
• opname van het logo en link (naar www.antwerpen.be) op de officiële website;
• opname van een advertentiepagina in de programmabrochure;
• het tonen van een promotiespot voor sport voor elke wedstrijd;
• gratis vip- en publiektickets;
• rolschermen in VIP;
• de nodige zichtbaarheid in de zaal en op het center court (boardings, reclameborden, promotiestand, interviewpaneel);

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid  cultuur, sport en jeugd. De vzw Antwerpen Sportstad wil deze voor de jeugd aantrekkelijke sportvorm actief promoten. De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De organisatie is verantwoordelijk voor de bewaking van deze constructies en materialen. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 12 november 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening bezorgt met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.