De kosten voor de receptie worden geraamd op 225,00 EUR (4,50 EUR x 50 personen):
Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).
Via bestelbon 4005024115 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005024116 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Children of the Street werd opgericht in 1993 met de bedoeling iets te doen aan de erbarmelijke leefomstandigheden van de vele straatkinderen in de wereld. Dit jaar schenkt Children of the Street 15.000,00 EUR aan de vzw Mutoto. Mutoto is een Belgische vzw die een onderwijsproject in Lubumbashi, Congo ondersteunt. Samen met plaatselijke partners halen ze straatkinderen van de straat en krijgen die kinderen onderwijs en huisvesting. Het ingezamelde geld zal gebruikt worden om de schoolgebouwen uit te bouwen en leerkrachten te betalen.
Gevraagd wordt om de cheque tijdens een plechtigheid in het stadhuis te overhandigen aan vzw Mutoto en dit op woensdag 24 oktober 2012 om 12.30 uur.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Voor de aankoop van receptiewijnen werd gebruik gemaakt van bestek 2011/767, goedgekeurd door het college van 7 oktober 2011 (jaarnummer 14231)
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, artikel 17 §2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR, exclusief btw.
Het college keurt goed dat de vzw Children of the Street het ingezamelde geld voor het onderwijsproject in Lubumbashi, Congo tijdens een officieel moment overhandigd aan de vzw Mutoto en dit in het stadhuis op woensdag 24 oktober 2012 om 12.30 uur.
Het college beslist de schepen voor jeugd, wonen, samenlevingsopbouw, stedelijk wijkoverleg en ontwikkelingssamenwerking af te vaardigen.