Op donderdag 11 oktober 2012 ontving de bedrijfsdirecteur van personeelsmanagement een e-mail van de secretaris van de controlecommissie voor vakbondspremies, omdat zij tot de vaststelling kwam dat de formulieren van de vakbondspremies referentiejaar 2011 voor de Stad Antwerpen aan de personeelsleden werden opgestuurd via e-mail.
Deze procedure is niet opgenomen in de Omzendbrief betreffende toekenning en uitbetaling van een vakbondspremie (Belgisch Staatsblad 21/12/2011) en is daarom volgens deze controlecommissie verboden omdat het de privacy van het personeelslid zou schaden. De formulieren dienen schriftelijk en op papier opgestuurd te worden naar de personeelsleden en niet via e-mail.
Het is opportuun dat op de e-mail van de controlecommissie voor vakbondspremies geantwoord wordt per collegiale brief, vermits de door hen opgelegd werkwijze ingaat tegen het stadsbrede beleid rond administratieve vereenvoudiging en digitalisering. Met de bijgevoegde collegiale brief verduidelijkt de stad haar huidige werkwijze aan de controlecommissie voor vakbondspremies en geeft zij aan de controlecommissie mee dat de uitvoering van de bepalingen in de Omzendbrief een stap achteruit zouden zijn in dit beleid. De privacyrechten van de personeelsleden zijn door de werkwijze die de stad hanteert evenzeer gewaarborgd.
Het college keurt de collegiale brief in bijlage gericht aan Stephanie Perdaens, Wetstraat 16, 1000 Brussel, betreffende het formulier van de vakbondspremie, goed.