2012_CBS_06214 - Sportevenementen 2012 - Antwerp Triatlon (Recreatieve Triatlon). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet in de gevraagde toelage.

Op zondag 24 juni 2012 organiseert de vzw Antwerp Triatlon een recreatieve triatlon in Park Spoor Noord en omgeving onder de naam ‘Antwerp Triatlon’. Door het toegankelijke en democratische karakter van dit evenement wil de organisatie dit initiatief op termijn laten uitgroeien tot een massatriatlon. De organisatie voorziet twee afstanden, namelijk 1/4de (1.000m zwemmen, 40km fietsen, 10km lopen) en 1/8ste (500m zwemmen, 20km fietsen, 5km lopen). Hiernaast zorgen formules zoals een aflossingstriatlon (deelname met drie personen waarbij elk één van de proeven aflegt) en 'start to triatlon' voor een lage instapdrempel. 
Door dit evenement komt er naast de Antwerp Ten Miles en Marathon een bijkomend interessant breedtesportevenement. Dit wordt toegankelijk voor iedereen die de triatlonsport wil uitproberen en niet enkel voor de getrainde atleten.

In samenwerking met de vzw Antwerpen Sportstad, de politie, De Lijn, de haven, scheepvaartdiensten en brandweer werd een parcours uitgewerkt waarbij er wordt gezwommen in het Albertkanaal met aankomst aan het Asiadok. Nadien wordt er gefietst in het havengebied langs de Vossenschijn en Noorderlaan om al lopend te eindigen in Park Spoor Noord met passage langs het Museum Aan de Stroom (MAS). Lopers van de kwartafstand lopen deze lus tweemaal.
De Antwerp Triatlon werd besproken op de adviesgroep evenementen (AGEV) van dinsdag 5 juni 2012. Op woensdag 16 mei 2012 vond er een overleg plaats op het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen om onder leiding van de evenementencoördinator de betrokken havenbedrijven te informeren.

Voor dit evenement vraagt de organisator, Antwerp Triatlon vzw, het volgende aan de stad Antwerpen:

• een toelage van 15.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• gebruik van Park Spoor Noord als aankomstzone;
• afsluiten van Straatsburgdok-Zuidkaai, Merinastraat, Straatsburgbrug, Vossenschijnstraat, Korte Wielenstraat, Noorderlaan (twee rijstroken tegen rijrichting), Oosterweelsesteenweg, Vossenschijnstraat, Straatsburgbrug voor het fietsparcours;
• afsluiten van Straatsburgdok-Zuidkaai, Houtdok-Noord, Limbastraat, Mexicostraat, Kattendijkdok-Oostkaai, Indiëstraat, Napelsstraat, Entrepotkaai, Godefriduskaai (voetpad en fietspad), Oostendekaai, Nassaubrug, Sint Laurijskaai, Tavernierkaai (één rijstrook tegen de richting), Sint Aldegondiskaai (tegen rijrichting op fietspad), August Michielsstraat, Kempenstraat, Asiadok-Zuidkaai, Hardenvoort - Ellermanstraat (voetpad en fietspad), Viaduct Dam (voetpad en fietspad) voor het loopparcours;
• inzet van de lokale politie voor afsluiten van straten, begeleiding van deelnemers, bemanning van kruispunten, maken van de nodige mobiliteitsafspraken, briefen van de seingevers;
• de toelating voor het plaatsen van wegwijzers;
• gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van de dienst patrimoniumonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen op de verschillende sites;
• reinigen van het parcours, de bevoorradingsposten en de aankomstzone na afloop van het evenement. Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• gratis gebruik van kleedkamers en douches van sporthal All Inn op zondag 24 juni 2012 van 14.00 uur tot 18.00 uur;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• bewonersinformatie voor de bewoners langs het loopparcours.

Er werd een afzonderlijk communicatieplan opgesteld inzake mobiliteit waarbij gestreefd wordt naar zo weinig mogelijk hinder voor hulpdiensten, openbaar vervoer en bewoners. Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van politie en brandweer, zoals besproken tijdens het veiligheidsoverleg.

De Antwerp Triatlon is een breedtesportevenement met een zeer toegankelijk en democratisch karakter. Naast de Ironman 70.3 (halve triatlon voor zwaar getrainde atleten) komt er zo een initiatief dat toegankelijk en verantwoord is voor de recreant die eens wil proeven van een triatlon. Het is een kans om Antwerpen eens te laten kennismaken met de triatlonsport. Er bestaan zeer uitgebreide mogelijkheden qua actieve (start to triatlon, aflossingstriatlon…) en passieve sportstimulering (aantrekkelijk randprogramma, gratis toegankelijk,...) en het initiatief past perfect binnen de doelstellingen van Europese Sporthoofdstad 2013.

De organisatie heeft extra aandacht voor veiligheid en zal alle deelnemers wijzen op het veiligheidsrisico. Dit zal worden opgenomen in een duidelijke communicatie. Deelnemen als recreant zal enkel mogelijk zijn na het voorleggen van een doktersattest. De zwemstart zal in verschillende golven gebeuren en duikers en redders in boten zullen toezien op het zwemgedeelte. Ook op het fiets- en loopparcours is er extra aandacht voor veiligheid door een goede afsluiting met behulp van seingevers, strobalen, nadars en afscherming van gevaarlijke objecten. Dit alles komt in een veiligheidsdossier dat uitvoerig zal worden afgetoetst met de betrokken diensten, politie en brandweer. 

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement, 80 gratis deelnames per onderdeel waarvan 40 met professionele begeleiding, …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden uiterlijk 18 juni ingediend bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De vzw Antwerpen Sportstad en de lokale politie adviseren om naast dit initiatief geen bijkomende (bovenlokale en lokale) triatlonevenementen te organiseren op de openbare weg. Een dergelijk evenement heeft een zware mobiliteitsimpact en vergt een uitgebreide personeelsinzet van de lokale politie en logistieke diensten.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het 'Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties' (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, … 

De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606)