Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van marketing & communicatie komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de Leyszaal wordt geraamd op 600,00 EUR. De trouw- en wandelzaal worden gratis ter beschikking gesteld omdat dit project ondersteuning krijgt van de stad Antwerpen.
Voorschot: 1.600,00 EUR
Waarborg: 1.000,00 EUR
Extra diensten: geen
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE):
Er worden geen personeelskosten aangerekend.
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
De woordvoerster (persdienst) van VMMA, Medialaan 1, 1800 Vilvoorde, vraagt om de trouw-, wandel- en Leyszaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een persconferentie over Deadline 14-10 met aansluitend een receptie op maandag 20 augustus 2012 van 13.00 uur tot 22.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
De stad Antwerpen biedt de trouw- en wandelzaal, de keuken en het personeel gratis aan. Enkel de Leyszaal wordt door de klant betaald omdat deze wordt gebruikt om externe partners te ontvangen voor commerciële doeleinden.
Genodigden: pers, cast, crew en enkele partners.
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | Functie | Niveau | uren |
| 20 augustus 2012 | administratief technisch assistent | C1 - C3 | 13.00 uur tot 15.00 uur |
| 20 augustus 2012 | technisch assistent | C1 - C3 | 13.00 uur tot 22.00 uur |
Marketing & communicatie toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
In zitting van 19 december 2005 (jaarnummers 3033 en 3016) werd zowel het gebruiksreglement als retributiereglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' goedgekeurd door de gemeenteraad.
In zitting van 17 september 2007 (jaarnummer 1915) werd de verlenging van het retributiereglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' voor de periode 2008-2013 goedgekeurd door de gemeenteraad.
In zitting van 28 januari 2008 (jaarnummer 56) werd de aanpassing en rechtzetting van het gebruiksreglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' voor de periode 2008-2013 goedgekeurd door de gemeenteraad.
In zitting van 22 september 2008 (jaarnummer 1522) stelde de gemeenteraad de nieuwe rechtspositieregeling van het stadspersoneel vast.
In zitting van 20 oktober 2008 (jaarnummer 1858) stelde de gemeenteraad de terugvordering van uurlonen aan derden vast.
Het college keurt goed dat de trouw-, wandel- en Leyszaal ter beschikking worden gesteld aan VMMA, voor het organiseren van een persconferentie met aansluitend receptie op maandag 20 augustus 2012 van 13.00 tot 22.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op maandag 20 augustus 2012 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 156.
De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
VMMA |
600,00 EUR |
op wachtrekening: voorafbetaling open stadhuis |
n.v.t. |
|
Waarborg |
1.000,00 EUR | De waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden 4880000100 | n.v.t. |