2012_CBS_08783 - Sportevenementen 2012 - Wielrennen. Logistieke ondersteuning World Ports Classic - Goedkeuring

Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.

In het college van 8 juli 2011 (jaarnummer 11832) nam het college kennis van de aanvraag voor de organisatie van een nieuwe wielerwedstrijd tussen Rotterdam en Antwerpen, de World Ports Classic, een samenwerking tussen Amaury Sport Organisation (ASO) en Creative Sponsoring (CS).

In het college van 1 juni 2012 (jaarnummer 5632) keurde het college de overeenkomst met ASO, CS en de Haven van Antwerpen goed voor de organisatie van de wielerwedstrijd World Ports Classic. Deze overeenkomst werd ook goedgekeurd in de gemeenteraad van 25 juni 2012 (jaarnummer 761).

De World Ports Classic zal plaatsvinden op vrijdag 31 augustus 2012 en zaterdag 1 september 2012. Op vrijdag 31 augustus 2012 wordt gestart in Rotterdam met een parcours door Zeeland (ongeveer zelfde ronde als eerste rit Ronde Van Frankrijk 4 juli 2010) en aankomst op de Beukenlaan in Antwerpen. Op zaterdag 1 september 2012 wordt gestart aan het MAS waar na een rit door Brabant de aankomst wordt georganiseerd in Rotterdam. De organisatie is in handen van ASO (organisator Tour De France) en Creative Sponsoring staat in voor de uitwerking van de communicatie- en mediacampagne, hospitality en sponsoring. Een internationaal top deelnemersveld en uitgebreide media-aandacht worden gegarandeerd.

De organisatie begint op donderdag 30 augustus 2012 met de opbouw van de aankomstsite aan de Beukenlaan. Op vrijdag 31 augustus 2012 wordt ook gestart met de opbouw van de startsite aan de Hanzestedenplaats. De verschillende constructies op beide sites worden meteen na afloop van het evenement zo snel mogelijk verwijderd.

De organisatie vraagt aan de stad het volgende:

• gebruik van de parking naast de Beukenlaan, de Hanzestedenplaats, de Nieuwpoortkaai, de Oostendekaai, de Sint-Aldegondiskaai, de Tavernierskaai en de Rijnkaai op 30 augustus 2012, 31 augustus 2012 en 1 september 2012;
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor leveren van nadars, feestmateriaal en elektriciteitsmateriaal;
• inzet van de dienst stadsreiniging voor leveren en ledigen van afvalcontainers en het reinigen van de aankomstzone vooraf;
• inzet van de dienst stadsontwikkeling/midden/wegen1 voor het verwijderen van de betonblokken op de Nassaubrug om de doortocht van de renners te garanderen op zaterdag 1 september 2012;
• goedkeuring van de bedrijfseenheid marketing & communicatie voor het plaatsen van twee canvassen in de stad om het evenement aan te kondigen;
• inzet van de lokale politie voor het begeleiden van de wielerwedstrijd op Antwerps grondgebied;
• afvaardiging van de burgemeester, de schepen voor stadsontwikkeling, sport en diamant en de schepen voor haven en personeel voor het vipdiner op 31 augustus 2012, voor de officiële ceremonie voor de winnaar, eveneens op 31 augustus 2012 en voor de start van de tweede etappe op 1 september 2012. 

Voor dit evenement is er een cateringexclusiviteit voor de organisatie in de aankomstzone (Beukenlaan) met uitzondering van de ijscokar Tropic Ijs en in de startzone aan de Hanzestedenplaats met uitzondering van de plaatselijke horecazaken. Hierover zijn onderling duidelijke afspraken gemaakt.
Deze cateringexclusiviteit dient om een professionele catering te kunnen organiseren en een wildgroei van ambulante handel (aangekondigd en onaangekondigd) te vermijden.

De wielerwedstrijd World Ports Classic is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde. De wedstrijd wordt bovendien live uitgezonden op televisie (Sporza, RTBF, Eurosport, ...).

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het 'Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties' (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

De nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties. In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Het gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Het collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afval bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).