2012_CBS_08723 - Open stadhuis 157 - dinsdag 11 september 2012 - receptie met aansluitend diner - Goedkeuring

Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van marketing & communicatie komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de college- en trouwzaal wordt geraamd op 1.800,00 EUR.
Voorschot: 2.800,00 EUR
Waarborg: 1.000,00 EUR
Extra diensten: (keuken): 100,00 EUR, geluidsinstallatie: 150,00 EUR
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE):
2 uren coördinatie aan 49,61 EUR/uur: 99,22 EUR (21% BTW inbegrepen)
8 uren toezicht aan 49,61 EUR/uur: 396,88 EUR (21% BTW inbegrepen)
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.

Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.

De heer Filip Naudts van Groovy Creations, Stationslei 7/bus 8, 1800 Vilvoorde, vraagt om de trouw- en Leyszaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een receptie met aansluitend diner op dinsdag 11 september 2012 van 16.00 uur tot 24.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).

Genodigden: De firma Evonik, aanwezig in de Antwerpse haven, organiseert een drie daagse meeting voor hun managers van over de hele wereld.

Aantal genodigden: 100

2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:

Marketing & communicatie toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.

1. In zitting van 19 december 2005 (jaarnummers 3033 en 3016) werd zowel het gebruiksreglement als retributiereglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' goedgekeurd door de gemeenteraad.
2. In zitting van 17 september 2007 (jaarnummer 1915) werd de verlenging van het retributiereglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' voor de periode 2008-2013 goedgekeurd door de gemeenteraad.
3. In zitting van 28 januari 2008 (jaarnummer 56) werd de aanpassing en rechtzetting van het gebruiksreglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' voor de periode 2008-2013 goedgekeurd door de gemeenteraad.
4. In zitting van 22 september 2008 (jaarnummer 1522) stelde de gemeenteraad de nieuwe rechtspositieregeling van het stadspersoneel vast.
5. In zitting van 20 oktober 2008 (jaarnummer 1858) stelde de gemeenteraad de terugvordering van uurlonen aan derden vast.