Voor het huren van toiletwagens werd per mail een offerte gevraagd aan volgende firma's: John Van Langenhove, het Toiletteam, Boels Verhuur nv, firma Jaeken en aan de firma GSV. Boels Verhuur nv heeft de goedkoopste offerte, maar voldoet niet aan de gevraagde service, waaronder een toilet voor mensen met een beperking. GSV biedt deze service wel.
Op 31 mei 2012 werd er een aanvraag ingediend door deFilharmonie, Braziliëstraat 15, 2000 Antwerpen voor de organisatie van 'Klassiek in de stad'.
De organisatie gebeurt net als de voorgaande jaren door de firma Proactio uit Brasschaat. Ook dit jaar gaat 'Klassiek in de Stad' door tijdens de bevrijdingsfeesten, namelijk op zaterdag 8 en zondag 9 september 2012 op het Sint-Jansplein. De samenwerking tussen deFilharmonie, het Koninklijk Ballet van Vlaanderen en de Vlaamse Opera blijven behouden. Het succes van deFilharmonie Remix, een kort optreden van een twintigtal jongeren die een cursus hebben gevolgd bij deFilharmonie, wordt verder gezet. Ook dit jaar wordt deFilharmonie Remix mee opgenomen in de programmatie.
Voorgestelde timing van alle optredens, gratis toegankelijk voor het publiek:
zaterdag 8 september 2012: van 21.00 uur tot 23.00 uur: voorstelling van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen.
zondag 9 september 2012: van 11.30 uur tot 13.00 uur: optreden van de Vlaamse Opera;
van 18.00 uur tot 18.45 uur: optreden van deFilharmonie Remix;
van 19.30 uur tot 21.30 uur: optreden van deFilharmonie.
Tijdens het optreden van deFilharmonie is er een pauze van 30 minuten voorzien. De presentatie van de optredens wordt verzorgd door Kurt Van Eeghem.
Over de ganse breedte van het Sint-Jansplein worden er zitbanken en klapstoeltjes geplaatst die ter beschikking staan van het publiek. De stad Antwerpen plaatst extra toiletten voor het publiek. De opbouw start op dinsdag 4 augustus 2012 en de afbouw eindigt op dinsdag 11 september 2012.
De organisatie staat zelf in voor de communicatie over het evenement. De bedrijfseenheid marketing & communicatie voegt daar volgende zaken aan toe:
Al deze zaken vallen binnen de reguliere werking, hier zijn dus geen extra kosten aan verbonden.
In overleg met de lokale politie en De Lijn Antwerpen worden de haltes aan het Sint-Jansplein tijdens de optredens verplaatst naar de tijdelijke haltes in de Van de Wervestraat en in de Van Maerlantstraat.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. De voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet overheidsopdrachten van 24 december 1993, artikel 17 § 2,1°a. Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR exclusief btw.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
De opstelling van de gasflessen dient te voldoen aan de code van gemeentelijke politiereglementen (politiecodex), Hoofdstuk 3, Afdeling 6bis.
Geen bezwaar tegen het opstellen van het podium en het regietentje vanaf dinsdag op voorwaarde dat de normale marktactiviteiten op woensdag niet gestoord worden. Dit wil ook zeggen dat er tijdens het marktgebeuren op woensdag en vrijdag er zeker geen materiaal kan aangeleverd worden.
De rest van de voorziene infrastructuur (backstage, frietwagens, drankwagens, bistro, wc en zone info) kunnen pas worden opgesteld op vrijdag vanaf 15.00 uur (wanneer het marktterrein vrij is).
Een marktleider bekijkt best, samen met een contactpersoon van het evenement, hoe de opbouw zonder hinder voor de markt kan gebeuren.
Het college keurt de effectieve organisatie van Klassiek in de stad, zoals hierboven beschreven, op 8 en 9 september 2012 op het Sint-Jansplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF | leveren van het gevraagde materiaal volgens bestelbon 203081 |
De stadsontvanger verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
GSV bvba |
1.851,30 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005044395 |