2012_CBS_08718 - Outdoor media - Uitwerking beleidskader inzetten van vlaggen en infoborden in openbaar domein - Goedkeuring

Dit punt werd verdaagd in de collegezitting van 6 juli 2012 jaarnummer 07013.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het retributiereglement en het gebruikersreglement goed betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen. Dit gebruikersreglement is van toepassing tot eind 2013.

Het gebruikersreglement bepaalt onder andere dat:

• elke vereniging die haar activiteiten uitoefent op het grondgebied van de stad Antwerpen in aanmerking komt om logistiek materiaal te ontlenen, voor de ondersteuning van een niet-commercieel evenement of voor de ondersteuning van een evenement dat als doel heeft middelen te vergaren voor een niet-commerciële organisatie of een niet-commercieel doel;
• elk district in aanmerking komt om materiaal te ontlenen voor de ondersteuning van een eigen evenement of van een niet-commercieel evenement door derden dat vrij en gratis toegankelijk is, de eigen werking overstijgt en duidelijk bijdraagt aan de realisatie van de doelstellingen in het bestuursakkoord van het district of voor verplichte dienstverlening om veiligheidsredenen.

Momenteel is er dus verder geen beleidskader rond het inzetten, plaatsen en aanvragen van vlaggen, vlaggenmasten en breugelbakken en forexborden op het openbaar domein.

Dit maakt dat momenteel:

• vlaggen niet als een geïntegreerd onderdeel van outdoor communicatie kunnen worden ingezet;
• er geen eenduidigheid is over wie er gebruik kan maken van vlaggen en op welke manier;
• er een wildgroei aan tijdelijke vlaggenmasten en forexborden vast te stellen is op het openbaar domein.

Op 20 februari 2009 (jaarnummer 2239) voerde het college het collegebesluit van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud over het leveren van infodragers af. 
Het college wenste toen geen informatieborden meer aan vlaggenpalen en op breugelbakken en gaf de opdracht aan de bedrijfseenheden patrimoniumonderhoud en marketing & communicatie om een hoogwaardig alternatief uit te werken.
Ondertussen liet de gemeenschappelijke aankoopcentrale in opdracht van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud een nieuwe gunning voor de aankoop van nieuwe infoborddragers door het college goedkeuren op 30 maart 2012 (jaarnummer 3238) omdat er nog geen alternatief was en omdat deze nieuwe infoborddragers ervoor zullen zorgen dat de medewerkers van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud op een veiligere manier infoborden kunnen plaatsen. Deze infoborddragers geven ook een nettere uitstraling en hoeven niet met vlaggenpalen en vlaggen geplaatst te worden.

De bedrijfseenheid marketing & communicatie wil met dit collegebesluit éénduidige richtlijnen formuleren zodat:

• bevlagging optimaal wordt ingezet in de communicatie en de citydressing van de stad en haar districten;
• outdoorcommunicatie aan de hand van infoborden gericht en zinvol gebeurt en wildgroei wordt tegengegaan;
• aan externe organisaties en verenigingen op een onderbouwde manier al dan niet vlaggen en/of infoborden kunnen worden toegekend of ruildeals kunnen worden aangeboden.

Dit collegebesluit legt ook de basis voor een verder traject omtrent vaste vlaggenpalen en infoborden op het openbaar domein in de districten.

Vlaggen en vlaggenpalen

De bedrijfseenheid marketing & communicatie stelt voor om de bevlagging te benaderen op 3 niveaus:

• stadsbreed;
• districtsgebonden;
• evenementieel (als locatie-aanduiding). 

Stadsbreed
Stadsbrede bevlagging is een vorm van aankleden van de stad, ‘citydressing’. Dit dient ingebed te zijn in een jaarlijks strategisch marketing- en communicatieplan, net zoals bijvoorbeeld de canvassen. 
De stad Antwerpen beschikt over een aantal vaste vlaggenpalen. Er worden vaste plaatsen bepaald waar eventueel extra, tijdelijke breugelbakken met vlaggenpalen kunnen geplaatst worden voor stadsbrede bevlagging. De exacte inplanting is afhankelijk van het thema van de campagne of het evenement en wordt vastgelegd door de bedrijfseenheid marketing & communicatie. De periode waarin de vlaggen in het straatbeeld aanwezig zijn, wordt vastgelegd in een planning die wordt opgemaakt door de bedrijfseenheid marketing & communicatie in het jaarlijks strategisch marketing- en communicatieplan. 

Districtsgebonden
Wanneer een district een thema, activiteit of evenement met een grote relevantie op lokaal niveau in de kijker wil zetten dan kunnen zij, districtsbreed, vlaggen inzetten als onderdeel van de communicatie en aankleding.

De vlaggen worden geplaatst in een gebied dat de districtsgrenzen niet overschrijdt. Er worden vaste plaatsen bepaald waar eventueel extra, tijdelijke breugelbakken met vlaggenpalen kunnen geplaatst worden voor districtsbrede bevlagging. De periode waarin de vlaggen in het straatbeeld aanwezig zijn, wordt vastgelegd in een planning die, minimum per kwartaal, wordt opgemaakt door het district met advies van de bedrijfseenheid marketing & communicatie. 

Stadsbreed en districtsbreed kunnen er slechts voor één campagne tegelijk vlaggen hangen. Een bevlagging bij een locatie kan altijd gecombineerd worden met een stadsbrede bevlagging of een lokale bevlagging in dezelfde zone op hetzelfde moment. Bij een stadsbrede bevlagging en een lokale bevlagging op hetzelfde moment in dezelfde zone, krijgt elke campagne de helft van de beschikbare vlaggen in die zone.

Evenementieel
De vlaggen dienen om de locatie van een tijdelijke activiteit aan te duiden. Ze worden geplaatst aan de ingang indien de doorgang van 1,50 meter vrije stoepruimte gerespecteerd kan worden. De vlaggen worden zo mogelijk vlak voor het evenement geplaatst en daarna zo snel mogelijk weer verwijderd met een door de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud te bepalen periode van ten vroegste één week voor de activiteit en ten laatste 1 week na de activiteit.

De vlaggen kunnen zowel aangevraagd worden door entiteiten van de groep stad Antwerpen als door verenigingen of organisaties ondersteund door de stad. Conform de gemeenteraadsbesluiten van 2010 (jaarnummer 504) gaat het hier steeds om een beperkt aantal van maximum 4 vlaggenpalen per evenement.

Op plaatsen waar vaste vlaggenpalen staan, worden geen bijkomende vlaggenpalen met vlaggen voorzien.

Infoborden

Vaste constructies

Om de wildgroei aan infoborden tegen te gaan is het aangewezen om een aantal vaste constructies te plaatsen op strategische plekken, zoals grote verkeersassen en bezoekerslocaties, die daarvoor geschikt zijn en dit in elk district. Deze constructies bieden ruimte aan voor informatie over het district, lokaal cultuurbeleid, lokale sport- of jeugdinitiatieven, … maar kunnen ook plaats geven aan informatie van verenigingen. Deze vaste constructies worden een onderdeel van de straatmeubilaris van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling en dit zal verder met de betrokken diensten worden opgenomen. Ook voor de locaties zullen criteria worden vastgelegd in overleg met de betrokken diensten en de districten.

Om dit te kunnen realiseren zal de bedrijfseenheid marketing & communicatie een marktverkenning doen en een stappenplan uitwerken met de andere betrokken entiteiten: de districten en de bedrijfseenheden stadsontwikkeling en patrimoniumonderhoud. Een belangrijke tussenstap in dit stappenplan zal het bepalen van vaste locaties zijn.  

Evenementieel

Infoborden voor een evenement kunnen ingezet worden indien het evenement plaatsvindt op het openbaar domein om het evenement aan te kondigen op de locatie waar het plaatsvindt of om praktische informatie mee te geven tijdens het evenement. Ze worden dus enkel geplaatst op de plaats van het evenement en dit ten vroegste 1 week voor de activiteit en ze worden ten laatste 1 week na de activiteit verwijderd.
Hiervoor zullen de nieuwe infoborddragers op breugelbakken van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud ingezet worden. Dezelfde principes worden verder gehanteerd zowel voor de vlaggen als locatie-aanduiding. Infoborden worden enkel in het openbaar domein geplaatst in een infoborddrager op een breugelbak.

Op langere termijn is het aangewezen dat op pleinen waar regelmatig activiteiten plaatsvinden er ondergrondse verankeringspunten of paalputten voorzien worden zodat het plaatsen en wegnemen van de infoborden op een kwaliteitsvolle manier kan gebeuren.