2012_CBS_08766 - Sportevenementen 2012 - Wereldkampioenschappen Universiteiten en Hogescholen 2013. Toetsingsbesluit - Kennisneming

Een financiële toelage van € 12.500,00 wordt toegekend en voorzien door vzw Antwerpen Sportstad.

Jaarlijkse organiseert de Internationale Federatie van Interuniversitaire Sporten (IFIUS) de Wereldkampioenschappen voor Universiteiten en Hogescholen met deelnemers van over de hele wereld. Aan dit evenement nemen ongeveer 75 teams deel die meer dan 1.000 studenten en officials vertegenwoordigen uit meer dan 20 verschillende landen. In oktober 2013 organiseert Universiteit Antwerpen de 15^de editie in Antwerpen. Het evenement werd reeds georganiseerd in Antwerpen in 1999 en 2004.

In 2013 zal het evenement plaatsvinden van 14 tot en met 18 oktober, inclusief openings- en slotceremonie. De wedstrijden zullen plaatsvinden van 15 tot en met 18 oktober 2013. Het evenement is gratis toegankelijk voor toeschouwers.

Vanaf 2015 zal dit project standaard gekoppeld worden aan de titel Europese Sporthoofdstad. Antwerpen zal hierin dus een voorloper zijn.

Concreet vraagt de organisatie het volgende aan de stad Antwerpen:

• goedkeuring van het evenement voor de aangevraagde periode;
• gratis gebruik van de stedelijke sportinfrastructuren;
• logistieke ondersteuning;
• promotionele ondersteuning;
• een toelage van € 12.500,00 voorzien door de vzw Antwerpen Sportstad.

De wereldkampioenschappen voor Universiteiten en Hogescholen is een internationaal doelgroepevenement voor studenten hoger onderwijs met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en citymarketingwaarde en met een link naar Europese Sporthoofdstad en de Federation for the Associations of the European Capitals and Cities of Sport (ACES). Er zal gelijktijdig een ACES-conferentie plaatsvinden in Antwerpen met afvaardiging van 45 deelnemers uit Europese steden.

Het evenement garandeert een economische waarde waarbij 1.000 studenten (en officials) een week zullen verblijven in de stad. Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een volwaardige return (logovermelding en visibiliteit tijdens de verschillende deelevenementen).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2007-2012 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• verschillende stedelijke sportinfrastructuren zullen hiervoor worden gebruikt. Sporthal Het Rooi werd reeds beschikbaar verklaard voor de gevraagde periode, voor de andere sportinfrastructuren volgen de afspraken nog;
• er wordt geen schade toegebracht aan de gebruikte infrastructuren. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende verantwoordingsstukken worden ingediend, voor uiterlijk 1 oktober 2013, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.