2013_CBS_00186 - Antwerpen Europese Sporthoofdstad 2013 - Dansen - Danspromenade. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Er wordt 200.000,00 EUR voorzien door vzw Antwerpen Sportstad voor de organisatie en de uitvoering van de Danspromenade.

Vzw Antwerpen Sportstad en Sylvester Productions organiseren op zaterdag 2 februari 2013 de Danspromenade als allereerste breedtesportevenement in het kader van Antwerpen Europese Sporthoofdstad 2013 (AESH 2013). De Danspromenade is een dansevenement dat tussen 12.00 uur en 17.00 uur plaatsvindt op verschillende locaties in de Antwerpse binnenstad.

De organisatoren vragen om de volgende ondersteuning:

• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor het gratis gebruik van het beschikbaar feestmateriaal en nadarafsluitingen;
• gratis gebruik van de zalen op het Schoon Verdiep in het stadhuis op zaterdag 2 februari 2013 van 11.00 uur tot 18.00 uur;
• gratis gebruik van de beschikbare feestcontainers;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• werkingsbudget van 200.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad.

De Danspromenade is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality). Het project kadert binnen Antwerpen Europese Sporthoofdstad 2013 en in het bestuursakkoord 2007-2012 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• verschillende infrastructuren zullen hiervoor worden gebruikt. Het Schoon Verdiep werd reeds beschikbaar verklaard voor de gevraagde periode;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.